UPN (Universal Process Notation) چیست؟

UPN یا Universal Process Notation چیست؟

UPN یکی از روش‌های مدلسازی فرایند است که  مدلهای ترسیم شده به این روش برای گستره بیشتری از مخاطبان به راحتی قابل درک است. به عبارت ساده فرایندهای ترسیم شده با Universal Process Notation برای هر کسی قابل درک است.

در این مطلب قرار است به پرسش‌های زیر پاسخ دهیم:

• UPN چیست؟
• از کجا آمده؟
• برای چه آمده؟
• چرا بسیاری آن را به روش‌های دیگر مدلسازی فرایند ترجیح می‌دهند؟

UPN دقیقا چیست؟

به زبان ساده، Universal Process Notation از نمادهایی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کند که برای همه افراد قابل درک باشد. این روش ساده‌ترین قالب ممکن است و سریع یاد گرفته می‌شود و مدل‌های ترسیم شده با آن به سادگی خوانده می‌شود.

نمادهای مدلسازی فرآیند کسب و کار، مانند UPN و BPMN روش‌هایی استاندارد برای ترسیم بصری فرآیندهای کسب و کار هستند. شما از مدل‌های فرآیند کسب و کار برای درک چگونگی انجام کارها و فرایندها در کسب و کارها و سازمان‌ها استفاده می‌کنید. همچنین از این نوع نمودارها برای نشان دادن نحوه جریان کار و داده‌ها در یک سازمان استفاده می‌شود. مدلسای بصری فرایند، راهی مناسب برای درک فرآیندهای پیچیده است.

Universal Process Notation از کجا آمده است؟

Universal Process Notation (UPN) یک نماد مدلسازی فرآیند کسب و کار است که متعلق به هیچ شرکت یا محصول نرم افزاری نیست. در ۲۰ سال گذشته این استاندارد در سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. منشاء UPN به دهه ۱۹۷۰ با IDEF0 برمی‌گردد، اما برای چالش‌های کنونی و تحول سریع کسب‌وکار، تیم‌های پراکنده در نقاط مختلف جهان و نیاز به انطباق با مقررات و شرایط جدید، عالی است.

بسیاری از زبانهای مدلسازی موجود یا بسیار فنی هستند یا برای شرایطی که مدلها باید در دسترس افراد فعال در فرایند باشند، مفید نیستند. ممکن است با نام آنها آشنا باشید: UML، BPMN، SIPOC.

UPN چگونه کار می کند؟

فعالیت‌

پایه اصلی UPN فعالیت است. نمادی که نشان می‌دهد در فرایند چه انجام می‌شود. فعالیت با یک فعل شروع می شود، به عنوان مثال، اعتبارسنجی، ایجاد، به‌روزرسانی، بستن، ارائه، تأیید…

UPN یک زبان مدلسازی فرایند بسیار واضح است که  بر نحوه توصیف و تفکر مردم در مورد کار متمرکز است. در Universal Process Notation از یک شکل برای نمایش فعالیت در یک فرآیند و از زبان طبیعی (همان زبانی که آن صحبت می‌کنید) برای توصیف نوع فعالیت استفاده می‌کند. به یک مثال نگاه کنیم.  اگر فعالیت مورد نظر  “Send Notification” باشد، با استفاده از شکل زیر آن را نمایش می‌دهیم.

خروجی‌ها

هر فعالیت در UPN با یک خروجی ادامه پیدا می‌کند. خروجی به ما می گوید که چرا فعالیت انجام شده است یا چه زمانی به اتمام می‌رسد. Universal Process Notation برای استفاده در یک محیط با شرایط مصاحبه و کارگاه (Workshop) طراحی شده است. به همین دلیل، خروجی ابزاری قدرتمند برای کمک به افراد برای تفکر عمیق‌ در مورد فعالیت‌ها و فرآیند هستند. خروجی را خیلی ساده به این صورت توصیف می‌کنیم.

زیرفرایند

یکی از جنبه های منحصر به فرد UPN این است که قابلیت داشتن چندین سطح در یک نقشه فرآیند را دارد. Universal Process Notation توصیه می‌کند که نمودارهای فرآیند به راحتی قابل خواندن باشد و برای همین تاکید دارد که یک فرایند به طور کامل بر روی صفحه نمایش کامپیوتر قابلیت نمایش داشته باشد. برای فرآیندهایی با فعالیت‌های زیاد، این شرایط می‌تواند سخت باشد، اما UPN با استفاده از زیرفرایند آن را آسان می‌کند.

فعالیت‌ها با هم گروه‌بندی می‌شوند و سپس در یک فعالیت واحد با یک زیر فرآیند یا نمای تفصیلی خلاصه می‌شوند. هیچ محدودیتی برای تعداد سطوحی که ایجاد می‌کنید وجود ندارد. این روش راهی برای برای آسان کردن خواندن یک فرایند UPN است. این قابلیت شبیه نقشه‌های گوگل است که در آن می‌توانید نمای دقیق خیابان‌های یک شهر را با بزرگنمایی بیشتر، دقیقتر ببینید.

پیوست‌ها

در نهایت، سایر اطلاعات مهم را می‌توان به راحتی با مراحل یک فرآیند از طریق پیوست‌ها مرتبط کرد. اینها می تواند توضیحات تکمیلی در خصوص فعالیت، دستورالعمل‌های اضافی یا پیوندهایی به اسناد دیگر باشد. در نهایت این قابلیت برای اطمینان از این است که همه اطلاعات با یک کلیک در اختیار کسی است که این فرایند را می‌بیند.

منابع

منابع، نوارهای پایین کادر فعالیت هستند. آنها مشخص می‌کنند که چه کسی مسئول، پاسخگو، حمایت کننده، مورد مشورت یا مطلع است (RASCI). منابع در مورد اینکه چه سیستم‌هایی برای انجام فعالیت استفاده می‌شوند، صبحت نمی‌کند.

مزایای Universal Process Notation

Universal Process Notation را می‌توان در  خیلی از شرایط که به مدل‌های فرایندی نیاز است، استفاده کنیم. به خصوص در جاهایی که نیاز دارید تعداد زیادی یا طیف متنوعی از افراد را درگیر کنید، این مدل ابزار قدرتمندی است. به عنوان مثال در طراحی یک فرایند فروش که تیم‌های مختلفی در فرایند نقش دارند، UPN یک زبان مشترک ساده برای همه تیم‌هایی است که در کنار هم کار می‌کنند. زبانی که هم مشتری، فروشنده، تامین کننده، انباردار، حسابدار آن را درک خواهند کرد.

از آنجایی که UPN بسیار ساده است، استفاده از آن در ترسیم یک فرایند در یک نرم‌افزار در زمان یک Workshop بسیار واقع‌بینانه است. این یعنی صرفه‌جویی در زمان برای تحلیلگر و افراد فعال در فرایند تحیل. نیاز نیست کسی منتظر بماند تا یادداشت‌ها بازنویسی و مرتب شودند. همه این کارها می‌تواند در طی جلسه تحلیل فرایند صورت بگیرد. در پایان کارگاه، به جای اینکه منتطر بازنویسی فرایندها در نرم‌افزار ماند، می‌توان آنها را مستقیماً بین همه افراد به اشتراک گذاشت.

علاوه بر این به دلیل ساختار UPN، همه افراد در جلسه تحلیل فرایند می‌توانند مدل ترسیم شده را درک کرده و بر اساس آن نظر خود را در خصوص فرایند مدل شده بیان کنند. در نتیجه تحلیلگر، بازخوردهای بیشتری را در زمان کارگاه (workshop) دریافت می‌کند. از طرفی چون شرکت‌کنندگان و ذینفعان از همان ابتدای جلسه درک بهتری از فرایند دریافت می‌کنند، احتمال مشارکت آنها در جلسه بیشتر خواهد بود.

در نهایت، سادگی نمادهای Universal Process Notation خواندن آن را به اندازه کافی آسان می‌کند. بنابراین نیازی نیست کسی را برای درک آن آموزش دهید. بنابراین یک سازمان به یک فرد وابسته نیست که مهارت‌های درک مدل فرایند را دارد. قالب ساده به این معنی است که فرآیندها می‌توانند برای انواع مختلفی از اسناد مانند استانداردها، آموزش و مستندات راهنمای کاربر استفاده شوند.

رایج ترین موارد استفاده از UPN

با توجه به اینکه مزیت اصلی در مورد UPN سادگی آن است، تعداد زیادی کاربرد برای Universal Process Notation وجود دارد.

آموزش / راهنمای کاربر

اکثر کسب و کارها ترسیم مدل‌های فرایند را به منظور تشخیص و حل یک مشکل خاص شروع می‌کنند. چون زمان قابل توجهی برای تهیه این سند صرف می‌شود، به یک دارای ارزشمند در سازمان تبدیل می‌شود. البته به شرط اینکه بروز نگه داشته شوند.

معمول است که UPN در اختیار تیم‌ها یا مالکان فرایند قرار گیرند. یعنی همان افرادی که فرایندها را اجرا می‌کنند. این تیم‌ها به طور منظم و بدون نیاز به متخصصان، نقشه‌های فرایندی را بروزسانی می‌کنند. مگر اینکه نیاز به بهبود خاصی در فرایند باشد. با توجه به سادگی Universal Process Notation هیچ دلیلی وجود ندارد که این نقشه‌های فرایندی به اسنادی زنده تبدیل نشوند. این اسناد می‌تواند به همه افراد سازمان کمک کنند تا وظایف خود را به خوبی انجام دهند.

توسعه و ارتقاء نرم‌افزار

پروژه‌های توسعه نرم‌افزار یکی از رایج ترین انواع پروژه‌ها هستند که در آن UPN برای اولین بار در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این نوع پروژه‌ها باید به سرعت درک شود که امروز چگونه یک کار انجام می‌شود، با استفاد از یک سیستم جدید همان کار چگونه قرار است انجام شود، تفاوت بین این دو حال چه هست. این امر مستلزم همکاری نزدیک با افرادی است که فرآیند را انجام می‌دهند و اطمینان از اینکه که آنها در مورد تغییرات کاملا شفاف هستند. Universal Process Notation برای دستیابی به این مهم بسیار کاربردی می‌باشد.

طراحی سازمانی و تحول کسب و کار (BUSINESS TRANSFORMATION)

مانند پروژه‌های پیاده‌سازی نرم‌افزار، طراحی سازمان و تحول کسب‌وکار پروژه‌هایی هستند که از UPN به عنوان رویکردی برای کشف و مدلسازی فرآیند استفاده می‌شود. این پروژه‌ها اغلب تمرکز بیشتری روی جنبه انسانی مدیریت تغییر دارند که UPN را به دلیل ویژگی‌هایش به انتخابی عالی تبدیل می‌کند.

نکات کلیدی در مورد UPN

Universal Process Notation حدود ۲۰ سال است که در سازمان‌هایی با اندازه‌های مختلف استفاده می‌شود. UPN در سازکارهای برنامه‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) و بهبود فرآیندهای کسب و کار در سازمان‌های بین‌المللی در زمینه نفت و گاز، داروسازی، کالاهای مصرفی، خرده فروشی و تولید استفاده شده است. البته فقط سازمان‌های بزرگ نیستند که از UPN استفاده می‌کنند. هزاران کسب و کار کوچک و متوسط ​​از این استاندارد برای افزایش بهره‌وری و مدیریت فرایند و بهبود تجربه مشتری استفاده کرده‌اند.

اگر در حال برنامه‌ریزی در خصوص مدیریت فرایند، مدلسازی فرایند، بهبود فرایند و … هستید، هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا UPN رویکرد مناسبی برای استفاده است یا خیر، این موارد را در نظر داشته باشید:

• آیا باید تعداد زیادی از افراد را درگیر کنید؟ Universal Process Notation به شما کمک می‌کند تا به دلیل ماهیت ساده و یادگیری آسان قوانین آن به سرعت، هماهنگی بین افراد مختلف بوجود می‌آید.
• آیا نیاز است افراد فنی و غیر فنی با هم کار کنند؟ اگر مجبورید هم با مخاطبان فنی و هم با مخاطبان غیر فنی کار کنید، UPN یک زبان مشترک ساده ارائه می‌کند که ارتباط بین رشته‌ای را آسان‌تر می‌کند.
• آیا این مستند و مدل فرآیندها یک دارایی دائمی و پرکاربرد خواهند بود؟ UPN روشی عالی برای ساختن نقشه های فرآیندی با استفاده آسان است که می‌توانند در آینده به آنها ارجاع داده و به روز شوند.

۳ توصیه در Universal Process Notation

• یک فرایند بین ۸ تا ۱۰ فعالیت داشته باشد.
• برای توصیف جزئیات یک فعالیت از زیرفرایند استفاده کنید.
• فعالیت‌های خود را با اطلاعات بیشتر (از طریق پیویست) کامل کنید.