به دنیای هیجانانگیز اتوماسیون فرآیند در بخش مالی خوش آمدید! در این مقاله بررسی خواهیم کرد که چگونه نرم افزار BPMS دنیای بانکداری و مالی را متحول میکند، به ویژه نقش تحولآفرین ابزارهای BPMS (مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار). ما در این مقاله به شما میگوییم که چگونه BPMS کارایی عملیاتی را بهینه میکند، خدمات مشتری را بهبود میبخشد، امنیت و پیشگیری از تقلب را تقویت میکند، به رعایت مقررات کمک و تصمیمگیری را تسریع میکند.
نرم افزار BPMS مسیری به سوی عصر جدیدی در حوزه بانکداری و مالی است. دقیقاً چه چیزی را شامل میشود؟ به عبارت سادهتر، از فناوری برای اجرا و کنترل سریعتر، دقیقتر و کارآمدتر فرآیندها استفاده میکند و از دخالت انسان و احتمال خطا میکاهد.
امروزه صنعت بانکداری و مالی تحت فشار فزایندهای برای بهبود بهرهوری و سودآوری در یک محیط پیچیدهتر است. پذیرش فناوریهای جدید برای رویارویی با چالشهای نظارتی، تغییر تقاضای مشتریان و رقابت با رقبای غیرسنتی ضروری شده است. در این زمینه، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک ابزار حیاتی ظاهر شده است.
مزایای خودکارسازی فرآیندها در بخش مالی
• بهرهوری عملیاتی و صرفهجویی در زمان
تصور کنید زمان رسیدگی به درخواستهای وام، نقل و انتقالات یا افتتاح حساب را به شدت کاهش دهید. با نرم افزار BPMS، این یک واقعیت است. سیستمهای BPM اجرای سریع وظایف، حذف تأخیرها و افزایش سرعت پاسخدهی را امکانپذیر میسازند، که منجر به کارایی عملیاتی بیشتر و صرفهجویی در زمان میشود.
• بهبود دقت و کاهش خطا
BPMS در محیطی که خطاها میتوانند عواقب قابل توجهی داشته باشند به یک نجاتدهنده تبدیل میشود. سیستمهای BPM طوری طراحی شدهاند که وظایف را با دقت انجام دهند و خطای انسانی را به حداقل برسانند. این امر دقت بیشتر در عملیات را تضمین و از یکپارچگی و امنیت دادههای مالی محافظت میکند.
• بهبود تجربه مشتری
مشتری راضی یک مشتری وفادار است. با خودکارسازی فرآیندها، مؤسسات مالی میتوانند تجربه یکپارچهتر و شخصیشدهتر مشتری را ارائه دهند. از حل سریع مشکلات تا ارائه خدمات چابک، نرم افزار BPMS باعث تقویت روابط با مشتریان و افزایش اعتماد آنها به مؤسسه میشود.
• رعایت مقررات و مدیریت ریسک
بخش مالی تابع مقررات و الزامات قانونی مختلفی است. با سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، انطباق در دسترستر و دقیقتر میشود. علاوه بر این، BPM مدیریت ریسک بهتر، شناسایی آسیبپذیریهای بالقوه و اقدام سریع برای جلوگیری از مشکلات مهم را ممکن میسازد.
• نقش حیاتی نرم افزار BPMS در تحول مالی
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) بر همکاری بین بخشهای مختلف برای بهبود فرآیندهای تجاری تمرکز دارد. در بانکداری، BPM امکان یکپارچهسازی سیستمها و دادهها، تسهیل ارتباطات و تصمیمگیری در زمان واقعی را فراهم میکند. مزایای دیگر عبارتند از:
• انعطافپذیری و مقیاسپذیری
BPM به دلیل توانایی خود در انطباق با نیازهای در حال تغییر تجارت مالی متمایز از نرم افزارهای دیگر است. از کسبوکارهای کوچک گرفته تا شرکتهای بزرگ، فناوری BPM بسیار مقیاسپذیر است و میتواند با مؤسسه رشد کند. این انعطافپذیری تضمین میکند که نرم افزار BPMS فقط یک راهحل کوتاهمدت نیست، بلکه یک سرمایهگذاری بلندمدت است که در طی زمان دوام میآورد.
• گردش کار بهینهشده
یک گردش کار کارآمد، رگ حیات هر سازمان مالی است. BPM فرآیندها را مدلسازی، خودکار و بهینهسازی میکند و تنگناها و افزونگیها را از بین میبرد. در نتیجه، همافزایی بین تیمها حاصل میشود و بهرهوری کلی مؤسسه بهبود مییابد.
• تجزیه و تحلیل و هوش تجاری
نرم افزار BPMS نه تنها وظایف را خودکار میکند، بلکه بینشهای ارزشمندی را از طریق تجزیه و تحلیل دادهها ارائه میدهد. مؤسسات مالی میتوانند بر اساس اطلاعات مرتبط و بهروز با ابزارهای هوش تجاری یکپارچه تصمیمات آگاهانه بگیرند. این به آنها مزیت رقابتی میدهد و این امکان را برایشان فراهم میکند تا روندها و فرصتهای بازار را پیشبینی کنند.
• نوآوری و چابکی تجاری
توانایی نوآوری و انطباق سریع در دنیایی که همیشه در حال تغییر است، ضروری است. BPM خلاقیت و کسب تجربه را تقویت میکند و به مؤسسات مالی اجازه میدهد در خط مقدم صنعت باقی بمانند. چابکی کسبوکار به واقعیت تبدیل و باعث رشد و تعالی خدمات میشود.
چالشهای پیادهسازی نرم افزار BPMS و نحوه غلبه بر آنها
• مقاومت در برابر تغییر و آموزش
پذیرش فناوریهای جدید اغلب با مقاومت مواجه میشود. هنگام پیادهسازی سیستم مدیریت فرآیند، رسیدگی به نگرانیهای کارکنان و ارائه آموزش قوی ضروری است تا آنها مزایا را درک و بتوانند به طور مؤثر از ابزارهای جدید استفاده کنند.
• یکپارچهسازی سیستمهای موجود
بسیاری از مؤسسات مالی دارای سیستمها و برنامههای کاربردی موجود در حال حاضر هستند. ادغام نرم افزار مدیریت فرآیند با این زیرساختها میتواند یک چالش فنی باشد، اما انتقال آرام با برنامهریزی و همکاری مناسب بین تیمها امکانپذیر است.
• امنیت دادهها و حریم خصوصی
رسیدگی به دادههای حساس یک نگرانی اصلی در بانکداری و مالی است. نرم افزار BPMS نیاز به تمرکز قوی بر امنیت دادهها و حریم خصوصی دارد. اجرای پروتکلهای امنیتی قوی و انطباق با مقررات، حفاظت از اطلاعات مشتری را تضمین میکند.
برخی از خودکارترین فرآیندها با استفاده از نرم افزار BPMS در صنعت مالی
• فرآیندهای تأیید اعتبار
بسیاری از مؤسسات مالی به طور قابل توجهی فرآیندهای تأیید اعتبار را از طریق اتوماسیون بهبود بخشیدهاند. با گردش کار ساده و تجزیه و تحلیل دقیق دادهها، میتوان تصمیمات سریعتر و آگاهانهتری اتخاذ کرد که هم به نفع مؤسسه و هم به نفع مشتریان است.
• مدیریت درخواستها و پشتیبانی مشتری
BPMS مدیریت درخواستها و پشتیبانی مشتری را در بخش مالی متحول کرده است. درخواستها و امور مشتریان با سرعت بیشتری حل میشوند، رضایت مشتری افزایش مییابد و اعتبار زیادی برای مؤسسه ایجاد میشود.
• جذب مشتری
فرآیند جذب مشتریان جدید اغلب به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. با این حال، با نرم افزار BPMS، فرآیند ثبت و تأیید حساب را میتوان ساده کرد و یک تجربه یکپارچه و کارآمد را برای مشتریان جدید به وجود آورد.
• فرصتهای سرمایهگذاری
کاهش زمان پردازش اطلاعات از طریق BPMS، شناسایی فرصتهای سرمایهگذاری را برای تصمیمگیری سریعتر و تراکنشهای کارآمدتر سادهتر میکند.
انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای سازمانهای مالی
انتخاب BPM مناسب میتواند بین رهبری بازار و عقب ماندن از آن تفاوت ایجاد کند. اینجاست که یک نرم افزار BPMS، به عنوان یک راهحل استثنایی برای شرکتهای مالی برجسته میشود.
آینده نرم افزار BPMS در بانکداری و مالی
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در BPMS
هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (Machine Learning) BPMS را متحول میکند. این فناوریها پیادهسازی فرآیندهای بیشتری را امکانپذیر میکنند، جایی که ماشینها میتوانند بر اساس دادهها و الگوها تصمیم بگیرند و کارایی را به سطوح غیرقابل تصوری برساند.
BPMS در بانکداری دیجیتال
با افزایش پذیرش خدمات مالی آنلاین، نرم افزار BPMS نقش حیاتی در بانکداری دیجیتال خواهد داشت. به عنوان مثال، چت رباتها تنها آغازی هستند که چگونه اتوماسیون باعث بهبود تعامل با مشتری از طریق کانالهای دیجیتال میشود.
چرا شرکتهای حسابداری به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نیاز دارند؟
پیروی از فرآیند پیچیده یک الزام در صنعت مالی است، بهویژه برای شرکتهای حسابداری که خدمات حسابداری مبتنی بر رویه را برای مشتریان خود مدیریت میکنند. از این رو فرآیندها باید بسیار کنترل شده و سیستماتیکتر باشند. تحول دیجیتال با استفاده از ابزارهای BPM راه طولانی را در سادهسازی و خودکارسازی فرآیندهای حسابداری انجام میدهد تا از عدم وجود حاشیه برای خطا اطمینان حاصل شود. گردش کار فرآیند کارآمد به طور یکپارچه با SOPهای فرآیندهای حسابداری ادغام شده است. همچنین به مدیریت فرآیندهای تجاری از هر نقطه کمک میکند و پیچیدگی مدیریت کسبوکار شما را تا حد زیادی کاهش میدهد.
شرکتهای حسابداری عمدتاً حول سه مخاطب اصلی – مشتریان، خدمات و تیمهای کارکنان – فعالیت میکنند که هر کدام از اینها به یکدیگر وابسته هستند. برای اینکه فرآیندهای کسبوکار ایجاد شوند و حول این چهار کارکرد بافته شوند، مهم است که فرآیندها با پایان باز باشند تا بتوان در طول مسیر برای به حداکثر رساندن بهرهوری و خروجی تیمهای درگیر، اصلاح شوند.
۱. مدیریت زمان:
سادهسازی و تعریف روشی که یک فرآیند باید دنبال شود، برای اطمینان از انطباق و پایبندی آن بسیار طولانی است. در حالی که دور شدن از روشهای مرسوم مدیریت فرآیند مستلزم مقدار مشخصی از زمان پذیرش است، هنگامی که تیم نرمافزار خدمات مالی BPM را پذیرفت، نتایج از طریق افزایش کارایی و بهرهوری نمایش داده میشوند.
فرآیندهای خودکار نه تنها به تیمها کمک میکند تا وظایف را سریعتر به پایان برسانند، بلکه به آنها کمک میکند تا بهطور فعال کارهای اضافی را انجام دهند و در نتیجه فرهنگ جدیدی از تیمهای خودسازماندهی با قدرت تازه ایجاد میکند. پاسخهای مشتری با مکالمههای حساس به زمینه که در بلیطهای خدمات تعبیه شده است، سریعتر میشوند و تعامل بهتر با مشتری را تقویت میکنند.
۲. مقرونبهصرفه بودن:
توانایی ابزارهای BPM برای ارائه یک راهحل یکپارچه نقشهبرداری از فرآیند برای حل پیچیدگیها و تضمین شفافیت بیشتر در مدیریت عملیات روزانه شرکتهای حسابداری میتواند کمک زیادی به کاهش هزینههای عملیاتی و افزایش بهرهوری کارکنان کند. دیجیتالی کردن روش حسابداری با استفاده از نرم افزار BPMS نه تنها خطاهای انسانی را کاهش میدهد، بلکه به طور قابل توجهی ROI کارکنان را افزایش میدهد.
۳. تعامل با مشتری:
مدیریت امور مالی برای مشتریان امر سادهای نیست. درگیر کردن مشتری در طول سفر خدمات نه تنها سطح اطمینان مشتریان را در شرکت شما افزایش میدهد، بلکه آنها را از وضعیت خدمات در هر مقطع زمانی آگاه و شفافیت و دید بیشتر را برای مشتری تضمین میکند. رضایت مشتری نه تنها حفظ آنها را تقویت میکند، بلکه شانس به دست آوردن مشتریان جدید از طریق ارجاع از مشتریان موجود را نیز افزایش میدهد.
صنعت خدمات مالی یک صنعت ویژه است که در آن امنیت، زمان و تعامل با مشتری بسیار حیاتی است. این صنعت به شدت رقابتی است و حفظ مشتریان فعلی و به دست آوردن مشتریان جدید با هجوم افراد جدید به بازار سختتر میشود. افزایش بهرهوری، مکانیسمهای امنیتی دقیق و بهموقع بودن خدمات با استفاده از نرم افزار BPMS مناسب برای شرکتهای حسابداری، عوامل کلیدی تعیینکننده برای دستیابی به رشد بیشتر کسبوکار و به دست آوردن مزیت رقابتی در این صنعت هستند.
نرم افزار BPMS در خدمات مالی
در دهههای گذشته، صنعت مالی شروع به استفاده از BPM کرده است. بانکداران بیشتر و بیشتری از آنجایی که میتوانند به حسابهای خود به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند، از این ابزار استقبال میکنند. کاربران انتظار راحتی، سرعت، امنیت و دقت در تمامی تراکنشهای خود را دارند. مؤسسات مالی میتوانند تغییرات را با BPM مؤثر مدیریت کنند و خدمات کارآمدی به مشتریان ارائه دهند.
BPM به شرکتهای مالی کمک میکند تا به سمت تحول دیجیتال کامل حرکت و اهداف سازمانی بزرگتری ایجاد کنند. این تغییر شامل استفاده از ابزارهای جدید، مانند خودکار کردن وظایف و جمعآوری دادهها است.
مزایای کلیدی نرم افزار BPMS در خدمات مالی
در اینجا پنج مزیت کلیدی استفاده از BPM در خدمات مالی آورده شده است:
۱. انطباق، ایمنی و امنیت
حسابرسی فصلی برای مؤسسات مالی رایج است. مدیریت انطباق با مقررات چالشبرانگیز است؛ زیرا سیاستها و مقررات بهطور منظم بهروز میشوند. ناآشنایی با تغییرات میتواند منجر به زیان کسب و کار شود.
در عین حال، ایمنی و امنیت دو مورد از دغدغههای اولیه افراد است. بانکداران میخواهند احساس امنیت کنند. بنابراین، امنیت سایبری در بانکداری بسیار مهم است.
با حمایت کافی، افراد بیشتری به یک مؤسسه مالی اعتماد خواهند کرد. با BPM، سازمانها به راحتی میتوانند از انطباق با مقررات پیروی کنند. ابزارهای مورد استفاده برای آن به کسب و کار اجازه میدهد تا ببیند چه تغییراتی رخ داده است. این امر رعایت و پیروی از استانداردها را آسانتر میکند. علاوه بر این، BPM به مؤسسات مالی کمک میکند تا برای مردم ایمنتر باشند. شما میتوانید خدمات ارائه دهید و در عین حال به آنها آرامش خاطر هدیه کنید.
یکی از ابزارهای BPM، خودکار کردن تراکنشهای تکراری است. به عنوان مثال، مشتریان موجودی فعلی را از طریق پیام متنی یا ایمیل دریافت خواهند کرد. آنها دید بیشتری نسبت به حسابهای خود خواهند داشت و از خطراتی مانند کلاهبرداری اجتناب میکنند. به عنوان مثال، شما میتوانید هرگونه تراکنش غیرقابل اعتماد یکی از مشتریان خود را مشاهده کنید. با استفاده از BPM، میتوانید یک استراتژی ایجاد کنید تا به طور خودکار به فرد هشدار دهد. این کار به آنها اطلاع میدهد که فعالیت مشکوک به کلاهبرداری با استفاده از حساب آنلاین آنها رخ داده است یا خیر.
۲. بهبود چابکی و انعطاف کسب و کار
امروزه مشاغل مختلف از جمله صنایع مالی در حال تغییر هستند. بیشتر سازمانها برای همگام شدن با بازار رو به رشد به سمت فناوری حرکت میکنند.
به عنوان مثال، بسیاری از شرکتهای مالی یک افتتاح حساب ساده ارائه میدهند. برخی حتی نیازی به مراجعه افراد جدید به دفتر فیزیکی خود ندارند. اگر فردی بخواهد حساب بانکی باز کند، میتواند این کار را به صورت آنلاین انجام دهد. آنها همچنین میتوانند از برنامه سازمان برای دسترسی آسانتر استفاده کنند.
از آنجایی که تغییرات به سرعت اتفاق میافتد، برای شرکتهای مالی دشوار خواهد بود که این روند را ادامه دهند. بسیاری از مصرفکنندگان از برنامههای آنلاین برای تراکنشهای مالی خود استفاده میکنند. آنها میتوانند وجوه را انتقال دهند، صورتحسابها را پرداخت، موجودیها را بررسی و با استفاده از برنامهها و وبسایتهای مختلف خرید کنند.
استفاده از نرم افزار BPMS شرکت مالی را برای سازگاری مؤثر با تغییرات آماده میکند. روند فعلی را به حالت تعلیق در میآورد، تغییرات را اعمال میکند و با روند جدید ادامه میدهد. شرکتهای مالی میتوانند به راحتی اتوماسیون را در سیستمهای خود و سایر پیشرفتها در آینده اعمال کنند.
از آنجایی که بهروزرسانیها و تغییرات اغلب به طور منظم اتفاق میافتد، شرکتهای مالی باید BPM را راهاندازی کنند.
۳. راندمان بالاتر
کارآمدتر کردن و بهرهوری کسب و کار ضروری است. شرکتهای مالی هر روز فرمها و ایمیلهای مختلفی را پردازش میکنند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که همه مشتریان خدماتی را که انتخاب میکنند دریافت میکنند.
ادغام فرآیندهای کسب و کار، بهبود بالقوه را وارد عمل میکند. با دادههای صحیح، خدمات مالی میتوانند تأخیرها را نظارت کنند.
آنها میتوانند از هر گونه خطری اجتناب کنند و در صورت نیاز منابع را تخصیص دهند. اتوماسیون یکی از راهحلهای مربوط به BPM است. کارهای تکراری مانند ارسال اطلاعات جدید به بانکداران را حذف میکند. آنها میتوانند پیامهایی در مورد تراکنشهای اخیر خود دریافت کنند.
از آنجایی که اتوماسیون وجود دارد، کارکنان میتوانند بهرهوری بیشتری داشته باشند. آنها میتوانند بیشتر روی مسائل فوری که مشتریان ممکن است نیاز به کمک داشته باشند، تمرکز کنند. آنها میتوانند به مشتریان کمک کنند تا حسابهای خود را ایمنتر کنند. مشتریان احساس قدردانی بیشتری خواهند کرد، در نتیجه نرخ حفظ و نگهداری بالا را در پی خواهد داشت. همچنین مشتریان خدمات مختلفی را در اکثر مواقع برای خود در دسترس خواهند داشت.
۴. قدرت دید بهتر
قدرت دید یا زاویه نگاه، یکی از حیاتیترین جنبههای تأمین مالی است. از آنجایی که همه تراکنشها شامل پول است، مشتریان میخواهند ببینند جریان نقدی آنها چگونه است. اگر مشتریان بتوانند امور مالی خود را به وضوح ببینند، به بانک یا شرکت مالی اعتماد بیشتری خواهند داشت. با این حال، فاکتور قدرت دید بهتر فقط برای مصرفکنندگان نیست. شرکت مالی شما نیز میتواند از آن بهرهمند شود.
از آنجایی که نتایج اتوماسیون در زمان واقعی هستند، میتوانید عملکرد تیم را ببینید و بهبود بخشید. نرم افزار BPMS میتواند به شما اجازه دهد تا ببینید که آنها باید روی کدام عوامل بیشتر تمرکز کنند. شما میتوانید تشخیص دهید که کسبوکار شما به چه حوزههایی برای بهبود نیاز دارد و میتواند چه خدمات باکیفیتی در داخل و خارج از شرکت ارائه کند.
به عنوان مثال، اگر برخی از اعضا در KPI خود امتیاز پایینی کسب کردند، میتوانید یک برنامه طراحی کنید. تحت آموزش، آنها میتوانند مهارتهای خود را بهبود بخشند. اگر متوجه شدید که آنها در سایر زمینههای شرکت برتر هستند، میتوانید وظایف آنها را مجدداً تعیین کنید. به این صورت کل سازمان سازنده خواهد شد.
قدرت دید بهتر، به معنای ایجاد اعتماد بین مشتریان و کارمندان شماست.
۵. افزایش تجربه مشتری
BPM عملیات کسب و کار را ساده و اتوماسیون را هدایت میکند تا فرآیندها راحتتر و سریعتر اجرا شوند. همانطور که در بالا ذکر شد، کارمندان میتوانند روی مسائل مهمتری تمرکز کنند.
اتوماسیون وظایف تکراری را انجام میدهد. به عنوان مثال، یک مشتری میخواهد فرآیند ورود کارمندان را بداند. توضیح اطلاعات یکسان برای همه مشتریان ممکن است زمانبر باشد. افرادی که نیاز به کمک بیشتری دارند، بدون مراقبت رها میشوند.
از سوی دیگر، اگر مشتریان نگرانیهای مبرمی داشته باشند، تیم شما میتواند سریعتر با آنها برخورد کند. فرض کنید کارت آنها دزدیده شده است و آنها مایلند حساب خود را مسدود کنند. اگر آنها در یک صف منتظر بمانند، ممکن است خیلی دیر باشد. اگر مشتریان فوراً خدمات قابل اعتماد مشتری را دریافت کنند، به احتمال زیاد به شرکت شما وفادار خواهند ماند. آنها خوشحال خواهند شد که به بانکداری خود ادامه دهند و به شما در امور مالی خود اعتماد کنند.
سخن پایانی
خدمات مالی به طور مداوم در حال توسعه هستند. تغییرات همراه با وظایف روزانه آنها در راه است. با چالشهای فراوان شرکتهای مالی، زمان آن رسیده است که قدم بردارید و آماده شوید.
استفاده از ابزارهای BPM میتواند به شرکتهای مالی کمک کند تا چالشهای مالی را بسیار بهتر و سریعتر مدیریت کنند. شما میتوانید خدمات باکیفیت ارائه دهید. ورود به سیستم برای مشتریان سادهتر خواهد شد.
با مزایایی که نرم افزار BPMS میتواند به مؤسسه مالی شما بدهد، ارزش آن را دارد. سازمان شما به پیشرفت خود ادامه خواهد داد و در عین حال با دنیای پرشتاب ما همگام است.