مقایسه نرم افزار BPM و ERP مشابه کنار هم قرار دادن دو هنرمند موسیقی از ژانرهای مختلف است. این راه‌حل‌ها هدف مشابهی دارند اما رویکردهای متفاوتی برای تحقق آن هدف ارائه می‌دهند. علی‌رغم اهداف یکسان آنها، این راه‌حل‌ها قابل تعویض نیستند. مقایسه این دو، تفاوت نرم افزار BPM با ERP را نشان می‌دهد. درک نقشی که هر کدام ایفا می‌کنند، ضروری است تا بتوانید تصمیم بگیرید چه چیزی برای کسب و کار شما بهترین است.
این مقاله BPM را در مقابل ERP با بررسی ویژگی‌ها، مزایا، نحوه کار با یکدیگر و انتخاب بهترین راه‌حل تجزیه و تحلیل می‌کند.
ERP چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم افزار است که دسترسی کاربران را به قابلیت‌های بخش‌های متعددی فراهم می‌کند. این ماژول‌ها به بخش‌های مختلف کسب و کار مانند منابع انسانی، حسابداری، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) و غیره خدمات می‌دهند. هدف اصلی یک سیستم ERP این است که داده‌ها را از یک پایگاه داده مشترک ذخیره و جمع‌آوری کند و به منبعی از حقیقت اجازه دهد.
با تمرکز اطلاعات، همه کارکنان با یک مجموعه داده واحد کار می‌کنند. به‌روز بودن اطلاعات، مانع از بروز مشکلات ناشی از استفاده از داده‌های قدیمی در بخش‌های مختلف شرکت می‌شود. سیستم‌های ERP با به‌روزرسانی لحظه‌ای اطلاعات، همگان را از وضعیت آگاه و همسو می‌کنند.
ERPها مزایای دیگری نیز ارائه می‌دهند، مانند:
- کاهش هزینه‌ها و زمان با افزایش بهره‌وری
- نظارت و افزایش رضایت مشتری
- نظارت بر تمامی جنبه‌های زنجیره تأمین
- جمع‌آوری داده‌های هوش تجاری (BI) برای انتخاب کسب و کار آگاهانه‌تر
- اطمینان از انطباق کامل شرکت
- با تمام استانداردها و الزامات منطقه‌ای
- قابلیت مقیاس‌بندی در هنگام رشد یا کوچک‌تر شدن کسب‌وکار شما
BPM چیست؟
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) راه‌حلی متشکل از استراتژی‌ها و تکنیک‌های متنوع برای خودکارسازی گردش کار است. این سیستم ابزارهای مدل‌سازی فرآیند را برای طراحی و ویرایش گردش کار ارائه می‌دهد. مدل‌سازی فرآیند به شما امکان می‌دهد توضیحاتی را اضافه کنید تا دیگران را در مورد آنچه در جریان کار اتفاق می‌افتد، مطلع کنید.
این ویژگی به شما کمک می‌کند دستورالعمل‌هایی را برای کارهای خاص درج کنید. این دستورالعمل‌ها ممکن است قوانین سختگیرانه یا دستورالعمل‌های انعطاف‌پذیری داشته باشند. مدل‌سازی فرآیند همچنین شامل توضیحات گردش کار برای توجیه مشاغل است. همچنین می‌توانید نحوه انجام وظایف خاص را توضیح دهید.
سایر ویژگی‌های نرم افزار BPM عبارتند از:
- گزارش‌ها و تحلیل‌های زمان واقعی
- مقیاس‌پذیری
- تحرک
- مدیریت دانش
- مدیریت انطباق
- ادغام‌ها
مانند ERP ،BPM چندین مزیت نیز دارد، از جمله:
- افزایش بهره‌وری با گرفتن و رفع تنگناهای تولید
- حصول اطمینان از رعایت تمام موارد انطباق
- مدیریت دسترسی و حفاظت داده‌ها
- تسهیل همکاری داخلی و خارجی
تفاوت نرم افزار BPM با ERP
در ادامه به چندین تفاوت نرم افزار BPM با ERP اشاره می‌کنیم:
ERP درباره ماژول‌ها و توابع است
اگر فکر می‌کنید که تعریف BPM هنوز هم بسیار شبیه ERP به نظر می‌رسد، اشتباه نمی‌کنید.
سیستم‌های ERP بر عملکردها و ماژول‌های مختلف تجاری تمرکز دارند. ERP همچنین می‌تواند داده‌های ماژول را ردیابی کند. این راه‌حل همه چیز را از فروش گرفته تا دستمزد کارمندان ردیابی می‌کند، در حالی که امکان جریان آزاد اطلاعات بین ماژول‌ها را نیز فراهم می‌کند.
BPM سفارشی‌سازی گردش کار را ارائه می‌دهد
اما فرض کنید برای مدیریت یک گردش کار خاص HR به نرم افزار نیاز دارید. یک فروشنده ERP فقط می‌تواند کل ماژول منابع انسانی را ارائه دهد، که اگر از همه ویژگی‌های موجود بهره نبرید، می‌تواند پرهزینه باشد. یک سیستم BPM به کسب و کار شما اجازه می‌دهد تا آن گردش کار را با سطحی از سفارشی‌سازی مدیریت کنید که سیستم‌های ERP از آن برخوردار نیستند.
مدیریت فرآیند ERP وجود دارد، اما ERPها همیشه داده‌های دانه‌ای یکسانی را به عنوان یک سیستم BPM ارائه نمی‌دهند. این دو نوع نرم‌افزار از ابزارهای BI استفاده می‌کنند، اما در حوزه تحلیل‌هایشان متفاوت هستند.
هر دو هوش تجاری را ارائه می‌دهند
این دو سیستم با استفاده از KPIها و گزارش‌های سفارشی، تجزیه و تحلیل ارائه می‌کنند. با این حال، BPM می‌تواند کارایی فرآیندهای خاص را ردیابی کند. قابلیت‌های BI BPM بینشی در مورد زمان‌های اجرای فرآیند، وضعیت‌ها و تعداد رویه‌های باز و بسته ارائه می‌کند.
ERP ذخیره‌سازی و مشاهده داده‌ها را فراهم می‌کند
در این مقایسه ERP در مقابل BPM برای ذخیره‌سازی و شفافیت داده، ERP برنده است. ERP داده‌ها را در یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند و به بخش‌های مختلف اجازه می‌دهد داده‌ها را وارد کنند و همه آنها در یک مکان ذخیره می‌شوند. این تمرکز نشان می‌دهد که چگونه شرکت و عملکردهای آن با یکدیگر همکاری می‌کنند.
ERP به کاربران دیدگاهی جامع می‌دهد که BPM نمی‌تواند ارائه دهد. همچنین داده‌های بسیار بیشتری را ذخیره می‌کند و امکان تجزیه و تحلیل گسترده در تمام عملکردهای تجاری را فراهم می‌کند که نشان می‌دهد چگونه هر کدام به هم مرتبط هستند. این راه‌حل، توابع و الزامات تقریباً بی‌نهایتی را فراهم می‌کند که کشش دارند.
آیا می‌توانید از نرم افزار BPM و ERP با هم استفاده کنید؟
پاسخ کوتاه بله است؛ شما می‌توانید از این سیستم‌ها به عنوان راه‌حل مشترک BPM و ERP استفاده کنید.
بسیاری از سردرگمی‌های پیرامون BPM و ERP از این واقعیت ناشی می‌شود که آنها در برخی موارد زمانی که به طور جداگانه استفاده می‌شوند، یک کار را انجام می‌دهند.
جالب اینجاست که شما تفاوت نرم افزار BPM با ERP را زمانی که با هم به عنوان یک راه‌حل فرآیند کسب و کار ERP استفاده می‌شوند، به بهترین وجه مشاهده می‌کنید.
به طور معمول، BPM در یک سیستم ERP گسترده‌تر ادغام می‌شود تا آنچه را که ERPها نمی‌توانند، مدیریت کند. این شکاف می‌تواند منجر به ناکارآمدی‌های متعدد شرکت و راه‌حل‌های خسته‌کننده در حین حل آنها شود.
تجزیه و تحلیل‌های افزایش‌یافته BPM روند را تقویت می‌کند و به ERP اجازه می‌دهد تا عملکردهای تجاری عمومی‌تر را تسهیل کند. اگر به درستی ادغام شوند، این دو می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. می‌توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که بر استفاده از منابع نظارت می‌کند و وظایفی را به همراه ذخیره‌سازی متمرکز داده و همکاری اختصاص می‌دهد.
انتخاب نرم افزار مناسب
اگر بخواهید چه BPM، چه ERP، چه یک سیستم فرآیند تجاری ERP یا هر نرم افزار دیگری را انتخاب کنید، به یک استراتژی نیاز دارید. اول، ما باید عواملی را در نظر بگیریم که بر هزینه کل مالکیت (TCO) تأثیر می‌گذارد.
ملاحظات هزینه
شرکت شما چقدر بزرگ است؟
آیا شما صاحب یک سازمان بزرگ ۵۰۰ یا ۱۰۰۰ نفره، یک فروشگاه محلی مادر و یا چیزی در این بین هستید؟ آیا به دنبال توسعه یا کاهش در پنج تا ده سال آینده هستید؟ بیشتر برنامه‌های تجاری با اضافه کردن کارمندان، ماشین‌آلات و سایر دارایی‌های بیشتر مقیاس می‌شوند. هنگامی که یک کسب و کار را در زیرزمین خود راه‌اندازی می‌کنید، نمی‌خواهید یک پلتفرم در سطح سازمانی با ویژگی‌های زیاد بخرید.
اندازه، در این مورد، مهم است.
چقدر دوست دارید خرج کنید؟
هزینه‌های ERP و سایر نرم‌افزارهای تجاری، بسته به فروشنده می‌تواند متغیر باشد. تعیین بودجه در مراحل اولیه به شما کمک می‌کند تا بدانید به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید، گزینه استقرار لازم و چه چیزی را می‌خواهید در ROI به دست آورید.
نرم‌افزارهای تجاری را به عنوان خرید خودرو، خانه یا لوازم خانگی در نظر بگیرید. مطمئناً، قیمت آنها بالا است، اما ایجاد یک بودجه و برنامه مالی معقول می‌تواند تضمین کند چیزی را که نیاز دارید، خریداری می‌کنید و ارزشمند است.
کدام گزینه استقرار بهترین است؟
آیا فضای ابری، داخلی یا ترکیبی از هر دو را می‌خواهید؟ هر کدام مزایا و معایب خود را دارند و به شدت بر TCO شما تأثیر می‌گذارند.
راه‌حل‌های ابری، که معمولاً با اشتراک‌ها کار می‌کنند، به شما امکان می‌دهند راه‌حل را از طریق سرور شخص ثالث فروشنده اجرا کنید. به طور خلاصه، می‌توانید از طریق اینترنت در هر دستگاهی به راه‌حل دسترسی داشته باشید. اگر چندین کسب و کار منطقه‌ای یا جهانی دارید که باید از نزدیک به آنها نظارت کنید، این گزینه می‌تواند کار کند.
همچنین، اگر نیاز به رفتن به کنفرانس‌ها یا جلسات ویژه دارید، می‌توانید به جای انتظار برای بازگشت به دفتر، داده‌ها را در حال حرکت کنترل کنید.
راه‌حل‌های داخلی گران‌تر هستند و روی سرورها و سخت‌افزار شرکت شما اجرا می‌شوند. شما مسئول نگهداری و به‌روزرسانی هستید. برخی از فروشندگان داخلی بسته‌های پشتیبانی مشتری را برای کمک به شما در صورت بروز مشکل ارائه می‌دهند. اگر شرکت شما چندین ساختمان و شعبه دارد و سفر زیادی ندارید، این گزینه استقرار ایده‌آل است.
گزینه ترکیبی ویژگی‌های هر دو استقرار ابری و داخلی را ادغام می‌کند. شما باید در مورد هزینه‌ها، قابلیت‌ها و موارد دیگر با فروشندگان صحبت کنید.
آیا به افزونه‌ها یا راه‌حل جدیدی نیاز دارید؟
وقتی ماوس کامپیوتر شما از کار می‌افتد، آیا یک لپ‌تاپ جدید می‌گیرید یا یک ماوس کاملاً جدید؟ این اصل را در نرم افزار کسب و کار خود اعمال کنید. اگر صاحب یک BPM یا ERP هستید که حسابداری، CRM و BI را مدیریت می‌کند اما به ابزارهای مدیریت زنجیره تأمین (SCM) نیاز دارید، می‌توانید فقط به دنبال فروشندگان SCM بگردید و بپرسید که آیا ویژگی‌های آنها می‌تواند با سیستم فعلی شما یکپارچه شود یا خیر.
انتخاب ناب، فرآیند انتخاب نرم افزار را ساده می‌کند
پس از بررسی عوامل هزینه، وقت آن است که درباره استراتژی انتخاب نرم افزار بحث کنیم.
روش‌شناسی نه مرحله‌ای زیر که به درستی انتخاب ناب نامیده می‌شود، نقشه راه کاملی را برای یافتن نرم افزار مناسب برای هر شرکت یا صنعتی ارائه می‌دهد. در ادامه خلاصه‌ای سریع از این تکنیک آورده شده است:
- ایجاد کنید: بدانید که چرا به یک BPM یا ERP جدید یا یک سیستم مستقل نیاز دارید. آیا در تقویت گردش کار، همکاری با سایر بخش‌ها یا ذخیره اطلاعات مشکل دارید؟
- همکاری: یک کمیته انتخاب نرم افزار متشکل از ذینفعان داخلی و خارجی، رهبران بخش، کاربران نهایی، فناوری اطلاعات و موارد دیگر برای تجزیه و تحلیل عمیق ایجاد کنید.
- تعریف: با تیم انتخاب نرم افزار خود برای تعیین الزامات و ماژول‌های ایده‌آل همکاری کنید.
- توزیع: فروشندگان را با لیست نیازهای خود مقایسه و تأمین‌کنندگان بالقوه را در لیست کوتاه جمع‌آوری کنید.
- توجیه کنید: از خود و تیم‌تان بپرسید: آیا به نرم افزار جدید، ابزارهای افزودنی یا توقف فرآیند انتخاب نرم افزار نیاز داریم؟
- اثبات: با ارائه‌دهندگان نرم افزاری که قصد خریدش را دارید، بنشینید و بخواهید ویژگی‌هایشان را از طریق دموهای استاندارد، موارد استفاده یا اثبات مفهوم (POC) نشان دهند.
- رتبه: حداقل دو تا سه برنامه بالقوه را بر اساس نمرات نسخه نمایشی و TCO دسته‌بندی کنید.
- مذاکره: با فروشنده شماره یک خود در مورد شرایط و قراردادها صحبت کنید و چانه بزنید. در صورت لزوم به دنبال مشاوره حقوقی حرفه‌ای باشید. اگر نمی‌توانید با یک فروشنده به توافق برسید، این مرحله را با سایر ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای رتبه‌بندی شده خود تکرار کنید.
- امضا: با ارائه‌دهنده خود قرارداد امضا و یک استراتژی پیاده‌سازی ایجاد کنید.
سخن پایانی
اگر به دنبال راه‌حلی هستید که بتواند عملکردهای تجاری شما را در سراسر شرکت با تمرکز زیاد بر ذخیره داده‌ها در یک پایگاه داده مشترک مدیریت کند، ERP سیستم مناسب شماست. اگر تمرکز بیشتری روی فرآیندهای خاص و بهینه‌سازی آنها با پتانسیل کامل خود دارید، نرم افزار BPM مناسب‌تر است. شما همچنین می‌توانید این راه‌حل‌ها را برای حداکثر کارایی ادغام کنید.
ما امیدواریم که مقایسه BPM در مقابل ERP و بیان تفاوت نرم افزار BPM با ERP به شما کمک کند تا بهتر تصمیم بگیرید که چه چیزی برای تجارت خود نیاز دارید.
