مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و اتوماسیون گردش کار دو اصطلاحی هستند که بدون شک هنگام افزایش بهره‌وری در سازمان خود با آنها مواجه خواهید شد. هر چند هدف نرم افزار BPM و نرم افزار گردش کار بهبود کارایی است، اما این دو دقیقاً یکسان نیستند. درک تفاوت‌های آنها به شما کمک می‌کند راه‌حلی پیدا کنید که نیازهای شما را برآورده کند.
در این مقاله، تفاوت‌های بین نرم افزار BPMS و نرم افزار گردش کار را پوشش خواهیم داد. ما همچنین بررسی خواهیم کرد که کدام‌یک برای شما مناسب است.
نرم افزار BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
بیایید با تعریف «فرآیند» شروع کنیم. فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که شما برای دستیابی به یک هدف سازمانی انجام می‌دهید. یکی از جنبه‌های کلیدی یک فرآیند تکرارپذیری آن است.
فرآیند تدارکات را به عنوان مثال در نظر بگیرید. برای تهیه کالاها و خدماتی که شرکت شما برای فعالیت به آن نیاز دارد، ممکن است مراحل زیر را دنبال کنید:
- نیازهای داخلی را شناسایی کنید
- تأمین‌کننده را ارزیابی و انتخاب کنید
- هنگام عقد قرارداد با فروشندگان منتخب مذاکره کنید
- درخواست خرید داخلی را تأیید کنید
- سفارش خرید را چاپ کنید
- فاکتور دریافت کنید
تدارکات، تنها یکی از فرآیندهایی است که ممکن است شرکت شما داشته باشد. این احتمال وجود دارد که شرکت شما برای کارمندان، تأیید اسناد و موارد دیگر به ده‌ها فرآیند متکی باشد.
با این حال، اگر به طور منظم آنها را اصلاح نکنید، این فرآیندها می‌توانند در طول زمان ناکارآمد شوند. بنابراین، چگونه از رکود فرآیندهای خود جلوگیری می‌کنید؟ چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که آنها همچنان با اهداف تجاری شما هماهنگ هستند؟
اینجاست که مدیریت فرآیند کسب و کار وارد می‌شود.
BPM مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای موجود است. از ابزارها و روش‌های مختلفی برای حمایت از تلاش‌های مستمر برای بهبود و سنجش عملکرد استفاده می‌کند.
BPM یک رشته سازمانی است که شامل شش عنصر برای بهبود کارایی عملیاتی و اطمینان از همسویی فرآیندها با اهداف سازمانی است.
عناصر مؤثر در روند مدیریت فرآیند
این عناصر اصلی عبارتند از:
همسویی استراتژیک: ابتکارات BPM باید همیشه با اهداف شرکت شما همسو باشد و از آنها حمایت کند.
مدیریت: مدیریت ساختار بیشتری برای فرآیندهای شما فراهم می‌کند. این مستلزم ایجاد نقش‌ها و مسئولیت‌های واضح برای تیم شما است.
روش‌ها: روش‌ها به متدولوژی‌هایی که برای بهبود فرآیند استفاده می‌کنید، اشاره دارد. یک مثال DMAIC است که مخفف عبارت Define, Measure, Analyze, Improve, and Control است.
فناوری: BPM اغلب به فناوری برای ساده‌سازی فرآیندها متکی است. به عنوان مثال، نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای تجاری به شما امکان می‌دهد فرآیندهای خود را خودکار کنید و کارهای تکراری را کاهش دهید.
نیروی انسانی: برای موفقیت تلاش‌های شما در حوزه BPM، به حمایت کل تیم خود نیاز دارید. هر آن چیزی که مانع از پیشرفت روند فرآیندها شود، می‌تواند باعث ایجاد اصطکاک در شرکت شود.
فرهنگ: شرکت‌ها باید فرهنگی داشته باشند که از بهبود مستمر حمایت کرده و آن را بپذیرد تا نتایج ثابتی ایجاد کند.
به طور خلاصه، BPM روندی برای کارآمدتر کردن فرآیندهای تجاری است و نرم افزار BPM این فرآیند را بسیار ساده‌تر می‌کند.
۷۵ درصد از سازمان‌ها معتقدند که فرآیندها و فناوری‌های BPM به آنها در دستیابی به اهدافشان کمک کرده است.
مزایای BPM
آنچه در زیر می‌آید لیستی از مزایای BPM است.
- امکان کنترل فرآیندهای پیچیده را فراهم می‌کند
- به کاهش اتلاف زمان و منابع کمک می‌کند
- درک کاملی از فرآیندهای تجاری ارائه می‌دهد
- به فرآیندها چابکی بیشتری می‌بخشد
- عملیات کارآمدتری را ارائه می‌دهد
- به دستیابی به اهداف بلندپروازانه‌تر کمک می‌کند
- به ساده کردن عملیات پیچیده کمک می‌کند
- شما را به سمت تحول دیجیتال هدایت می‌کند
- به بهبود مستمر و اصلاح مداوم کمک می‌کند
حال، بیایید ببینیم که نرم افزار گردش کار چیست.
نرم افزار گردش کار چیست؟
گردش کار مجموعه‌ای از مراحل است که طبق مجموعه‌ای از قوانین، رویه‌ای برای دستیابی به یک نتیجه خاص انجام می‌دهید.
در ادامه نمونه‌ای از گردش کار برای سفارشات خرید آورده شده است:
گردش کار به شما کمک می‌کند تا نحوه انجام کار را استاندارد و اطمینان حاصل کنید که تمام افراد مجموعه‌ای از مراحل را دنبال می‌کنند. با این حال، گردش کار همیشه کارآمد نیست.
۹۴ درصد از کارمندان می‌گویند که وظایف تکراری و وقت‌گیر را در نقش خود انجام می‌دهند. علاوه بر این، کارمند دانش به‌طور میانگین ۶۰٪ از زمان خود را صرف کارهای غیرارزشمندی مانند جستجوی اسناد و پیگیری تأییدیه‌ها می‌کند.
اینجاست که نرم افزار گردش کار وارد می‌شود.
نرم افزار گردش کار از نرم‌افزاری با منطق مبتنی بر قانون برای خودکارسازی یک سری وظایف با حداقل یا بدون دخالت انسانی استفاده می‌کند. می‌تواند به شرکت شما در افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و افزایش کارایی کمک کند.
مراحل گردش کار (مثال)
به عنوان مثال، مراحل یک گردش کار تأیید فاکتور را در نظر بگیرید:
- فاکتور را دریافت کنید
- محتویات فاکتور را بررسی کنید
- استثناها را بررسی کنید
- فاکتور را تأیید کنید
- پرداخت را انجام کنید
- فاکتور را ثبت کنید
اگرچه این مراحل ممکن است ساده به نظر برسند، اما انجام دستی آنها می‌تواند زمان چرخه را افزایش دهد و پرداخت‌ها را به تأخیر بیاندازد. همچنین در این شرایط ریسک رخ دادن خطا وجود دارد. یک کارمند ممکن است اشتباه محاسباتی داشته باشد یا دریافت تأییدیه‌های مناسب را فراموش کند.
نرم افزار گردش کار به شما امکان می‌دهد گردش کار خودکار ایجاد کنید و کارهای تکراری را کاهش دهید. به عنوان مثال، می‌توانید گردش کار خود را برای خودکارسازی مسیریابی اسناد تنظیم و حتی قوانین تجاری را برای کاهش خطاهای رایج پیاده‌سازی کنید.
به جای اتلاف ساعت‌ها وقت و زمان برای پیگیری امضاها یا پر کردن فرم‌های مشابه، کارمندان می‌توانند به جای آن بر کار سازنده‌تر تمرکز کنند. ۷۵ درصد از رهبران فنی گزارش می‌دهند که با استفاده از نرم افزار گردش کار، معادل چهار ساعت در هفته صرفه‌جویی کرده‌اند.
به عنوان مثال، کالج مرکزی وایومینگ (CWC) فرآیندی مبتنی بر کاغذ برای مدیریت سفارشات خرید خود داشت. از این رو، کارکنان این سازمان ساعت‌ها وقت خود را صرف کارهای روزمره مانند پیگیری تأییدیه‌ها و پر کردن فرم‌های دستی می‌کردند. تأیید سفارش خرید ممکن است روزها یا حتی هفته‌ها طول بکشد.
با استفاده از نرم افزار گردش کار، کالج مرکزی وایومینگ توانست یک گردش کار تأیید سفارش خرید خودکار ایجاد کند. در نتیجه، کارکنان CWC می‌توانند زمان بیشتری را برای دانشجویان خود و زمان کمتری را برای کارهای اداری اختصاص دهند.
مزایای نرم افزار گردش کار
مزایای اصلی گردش کار عبارتند از:
- یک استراتژی شفاف‌تر، که ردیابی پیشرفت را آسان‌تر می‌کند
- استانداردسازی بالاتر در فرآیندها
- بهره‌وری بیشتر
- خطاهای کمتر
- پیشرفت کار روان‌تر
- مدیریت چابک‌تر
- ارتباطات داخلی ساده شده
- کاهش هزینه‌ها
- یک تجربه مشتری بهینه
اکنون که BPM و اتوماسیون گردش کار را توضیح دادیم، بیایید به تفاوت‌های این دو نگاه کنیم.
نرم افزار BPM در مقابل نرم افزار گردش کار: تفاوت چیست؟
گردش کار اغلب بخشی از یک فرآیند بسیار بزرگ‌تر است. به عنوان مثال، سفارشات خرید بخشی از فرآیند تدارکات برای ارزیابی و خرید کالا هستند.
با نرم افزار گردش کار، مراحل را در یک گردش کار خودکار می‌کنید. این امر به کاهش وظایف وقت‌گیر و افزایش مقیاس‌پذیری گردش کار شما کمک می‌کند.
در مقابل، BPM به تصویر بزرگ‌تر نگاه می‌کند. این فرآیند شامل اتخاذ یک رویکرد و روش شناختی‌تر برای مدیریت، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها در کل سازمان شما است.
بیایید از یک قیاس برای نشان دادن بیشتر تفاوت بین BPM و نرم افزار گردش کار استفاده کنیم.
تصور کنید که در حال اداره یک رستوران هستید. برای سفارش مواد تشکیل‌دهنده، تنظیم نمایشگر، آماده کردن غذاها و تحویل غذا به مشتریان خود، گردش کار فردی خواهید داشت.
با این حال، مشتریان شما شاکی هستند؛ زیرا باید مدت زیادی منتظر بمانند. اگر این روند را ادامه دهید، رستوران شما برای مدت طولانی فعال نخواهد بود.
چگونه می‌توانید گردش کار آماده‌سازی غذا را بهبود ببخشید؟ (مثال)
به جای اینکه کارکنان سفارشات را روی کاغذ بنویسند، می‌توانید آنها را به تبلت مجهز کنید و سفارشات را به سیستمی که در آشپزخانه وجود دارد، ارسال کنید. همچنین می‌توانید مواد اولیه را از قبل آماده کنید، تجهیزات خود را ارتقا دهید و کارکنان بیشتری را استخدام کنید. این اقدامات می‌تواند به شما در افزایش سرعت خدمات کمک کند.
مطمئناً، هر صاحب رستورانی به شما خواهد گفت که راه‌اندازی یک رستوران تنها تهیه وعده‌های غذایی نیست. همچنین فعالیت‌های روزمره‌ای برای هر کسب و کار وجود دارد. سفارش موجودی، برنامه‌ریزی شیفت، رعایت مقررات ایمنی، ثبت و غیره.
اگر نرم افزار گردش کار، شامل خودکارسازی و سرعت بخشیدن به گردش‌های کاری فردی مانند آماده‌سازی غذا باشد، BPM نیز تماماً در مورد مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهایی است که رستوران را فعال نگه می‌دارد. هر دو به یک اندازه در ادامه کار یک رستوران مهم هستند.
BPM یا گردش کار: کدام‌یک برای شما مناسب است؟
اگر به دنبال خودکار کردن یک گردش کار واحد هستید، شرکت شما می‌تواند از نرم افزار گردش کار برای کاهش وظایف تکراری و افزایش بهره‌وری استفاده کند.
به عنوان مثال، اگر بخش حساب‌های پرداختنی شما در مواجهه با فاکتورها مشکل دارد، یک گردش کار خودکار می‌تواند به ساده‌سازی تأییدیه‌ها و کاهش هزینه‌های پردازش کمک کند.
با این حال، هنگامی که شرکت شما شروع به مقیاس‌پذیری و افزودن فرآیندهای جدید می‌کند، می‌خواهید راه‌حل قوی‌تری را انتخاب کنید. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار تمامی قابلیت‌های یک پلتفرم اتوماسیون گردش کار و موارد دیگر را در اختیار شما قرار می‌دهد.
نرم افزار گردش کار شامل ویژگی‌های زیر است:
- سازنده گردش کار بصری
- جایگذاری فرم‌ساز
- مدیریت گردش کار
- مسیریابی پویا
- پشتیبانی از امضای الکترونیکی
- انعطاف‌پذیری درون تیمی
- چرخه قوانین کسب و کار
- اعلان‌ها و یادآوری‌ها
- یکپارچه‌سازی سیستم کسب و کار
- احراز هویت و ویژگی‌های امنیتی
- مسیرهای ممیزی
- تهیه PDF
- داشبوردها
با ویژگی‌های گزارش داخلی، می‌توانید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را در تمام فرآیندهای خود اندازه‌گیری کنید.
ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها را شناسایی کرده و راه‌هایی برای کارآمدتر کردن فرآیندهای خود بیابید.
همین امروز با نرم افزار BPM شروع کنید
به طور خلاصه، هدف BPM و نرم افزار گردش کار بهبود کارایی، کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری است. شرکت‌ها از آنها برای ساده کردن عملیات خود و کاهش هزینه‌ها استفاده می‌کنند.
تفاوت در رویکرد آنها نهفته است. BPM بر تصویر بزرگ‌تر مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای شما تمرکز دارد، در حالی که نرم افزار گردش کار در مورد بهبود یک گردش کار واحد است.
اگر مطمئن نیستید که کدام‌یک برای شرکت شما مناسب است، نرم افزار BPM همیشه یک راهکار مطمئن است. شما می‌توانید فرآیندهای خود را در مقیاس کوچک‌تر بهینه کنید و با دیدن نتایج، تلاش خود را بیشتر کنید.
خبر خوب این است که برای شروع به تیمی از توسعه‌دهندگان یا بودجه زیادی نیاز ندارید.
