بخش منابع انسانی و مدیریت کارکنان، یکی از بخش‌های بسیار مهم و کلیدی شرکت‌ها است. این واحد مسئولیت‌های گوناگونی همچون استخدام، آموزش نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد و … را به دوش می‌کشد. شرکت‌ها به منظور بالا بردن بهره‌وری واحد منابع انسانی و همین‌طور بهبود مدیریت کارکنان، از نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان بهره می‌برند. با این حال این نرم‌افزارها و سامانه‌ها، در عملکرد خود خلأهای بسیاری دارند که این خلأها به کمک سیستم BPMS از بین می‌روند.
برای آشنایی بیشتر با کاربرد BPMS در نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، این مقاله را از دست ندهید.
نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان چه کاربردی دارند؟
سیستم‌های منابع انسانی و مدیریت کارکنان، به منظور افزایش بهره‌وری واحد منابع انسانی و مدیریت بهتر کارکنان ساخته شده‌اند و مورد استفاده قرار می‌گیرند. سازمان‌ها به کمک نرم افزارهای منابع انسانی، می‌توانند بسیاری از فرایندهای مرتبط با مدیریت کارکنان و نیروی انسانی را الکترونیکی کرده و تسهیل بخشند.
نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان ابزارهای مختلفی دارند که هر یک از آنها در زمینه خاصی از مدیریت کارکنان و منابع انسانی کاربرد دارند. برخی از کاربردهای نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان عبارتند از:
- انتخاب و استخدام کارکنان
- آموزش کارکنان
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد
- مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان
- مدیریت روابط کاری درون سازمان
- و…
بخش منابع انسانی به کمک نرم افزارهای تخصصی این حوزه، می‌تواند وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهد و عملکرد سازمان را بهبود بخشد. اما فرایندهای گوناگونی در بخش منابع انسانی وجود دارند که برای الکترونیکی کردن و خودکارسازی آنها باید از نرم افزار BPMS استفاده کرد.
سیستم BPMS چطور به نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان کمک می‌کند؟
سیستم BPMS نرم افزاری تخصصی برای تعریف فرایندهای مختلف و خودکارسازی آنها است. سازمان‌ها با طراحی فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آنها در سیر فرایندهای تعریف‌شده در BPMS، قادر هستند فرایندهای مختلفی را به صورت خودکار درآورند.
سیستم مدیریت فرایند یا همان BPMS تنها می‌تواند فرایندهایی را طراحی و خودکارسازی کند که قابل پیش‌بینی هستند و تکرار می‌شوند، مثل دریافت و ثبت رزومه، درخواست مرخصی، درخواست اضافه‌کاری و… .
نرم افزار BPMS جایگزین نرم افزارهای منابع انساین نیست بلکه به نوعی تکمیل‌کننده این نرم افزارها به شمار می‌رود. سیستم مدیریت فرایندها کمک‌های فراوانی به نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌کند. برخی از کاربردهای استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی عبارتند از:
دریافت رزومه و بررسی آن برای استخدام
به کمک BPMS در کنار HRMs می‌توانید فرم‌های گوناگونی را برای دریافت رزومه و یا وارد کردن رزومه در سامانه‌های اتوماسیون، طراحی و استفاده کنید. با این کار، کسانی که می‌خواهند در سازمان شما مشغول به کار شوند، به سادگی می‌توانند رزومه خود را در قالب یک فرم ساختاریافته در سامانه شما به ثبت برسانند.
به این شکل، بخش منابع انسانی سازمان، می‌تواند به آسانی گزارش‌هایی از مقایسه متقاضیان تهیه و آنها را با هم مقایسه کند تا در نهایت بهترین افراد استخدام شوند.
برگزاری آزمون‌های آنلاین برای آموزش کارکنان
همان‌طور که گفتیم، یکی از مسئولیت‌های بخش منابع انسانی، آموزش نیروی کار و آماده‌سازی آن برای فعالیت در سازمان است. به همین منظور یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، این است که امکان برگزاری آزمون آنلاین با استفاده از فرم‌های الکترونیکی را فراهم می‌کند.
شرکت‌ها می‌توانند بعد از تکمیل طراحی سیر فرایندها، فرم‌های اطلاعاتی را در قالب یک آزمون آنلاین (تستی یا تشریحی) طراحی کنند و در سامانه‌های اتوماسیون قرار دهند، تا افراد و کارکنان به سادگی به آنها دسترسی داشته باشند و دانش و اطلاعات خود را محک بزنند تا در نهایت به طور کامل آموزش‌های لازم را دریافت کنند.
نظارت بر عملکرد کارکنان و ارزیابی آن
به کمک سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، شرکت‌ها می‌توانند به آسانی فرایند نظارت بر عملکرد کارکنان را تسهیل کند و همین‌طور دقت فرایندهای ارزیابی را بالا ببرند. از آنجا که اطلاعات واردشده در فرم‌های الکترونیک به طور ساختاریافته ذخیره می‌شوند، مدیران می‌توانند به سادگی و به کمک نرم افزارهای گزارش‌ساز، عملکرد هر یک از کارمندان یا واحد سازمانی را در قالب گزارش بررسی کنند.
مدیریت قراردادها و حقوق پرسنل
مدیریت قراردادها و تعیین حقوق پرسنل، یکی دیگر از مسئولیت‌های بخش منابع انسانی در هر سازمانی است. شرکت‌ها با استفاده از BPMS می‌توانند فرایندی را در سیستم منابع انسانی خود تعریف کنند که در آن، با وارد کردن مقدار زیادی اطلاعات، حقوق پرسنل به طور خودکار محاسبه شود. برای مثال به کمک BPMS می‌توان فرایندی را تعریف کرد که در آن به صورت روزانه، فهرست کسانی که در سازمان حضور و یا غیبت دارند را به دست آورد و بعد از آن در محاسبه حقوق و یا نظارت بر عملکرد کارکنان استفاده کرد.
ثبت و مدیریت درخواست‌های کارمندان
واحد منابع انسانی علاوه بر مدیریت پرسنل و نیروی انسانی شرکت، مسئولیت رسیدگی به درخواست‌های کارکنان را هم بر عهده دارد. بسیاری از درخواست‌ها همچون درخواست مرخصی، درخواست افزایش حقوق، درخواست تغییر سمت شغلی و… باید در واحد منابع انسانی ثبت، بررسی و تأیید یا رد شوند.
شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از سیستم BPMS، درخواست‌های پرسنل خود را در قالب فرم‌های اطلاعاتی ثبت کنند و در سیستم اتوماسیون به جریان بیندازند و در اختیار واحد منابع انسانی بگذارند. کارمندان هم می‌توانند به صورت لحظه‌ای وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری کنند.
تیم منابع انسانی هم می‌تواند به صورت الکترونیکی، درخواست‌های کارکنان را ارزیابی کند و بعد از تأیید یا رد درخواست کارکنان، آن را مجدد در جریان کار قرار دهد. این مسئله باعث افزایش سرعت رسیدگی به درخواست‌ها و همین‌طور افزایش شفافیت فرایندها می‌شود.
مزایای استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع
انسانی
با توجه به کاربردهای گوناگون نرم افزار BPMS، استفاده از آن در کنار نرم افزارهای منابع انسانی مزایای بسیاری را برای سازمان‌ها به دنبال دارد و اثرگذاری مثبتی بر روی فرایندهای مرتبط با واحد منابع انسانی می‌گذارد. برخی از مزایای استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی عبارتند از:
بهبود کیفیت و افزایش سرعت فرایندها
شرکت‌ها با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانند بسیاری از فرایندهای مرتبط با واحد منابع انسانی و مدیریت کاربران را به صورت الکترونیکی طراحی و تعریف کنند. همچنین از فرم‌های الکترونیکی برای ثبت درخواست‌ها و ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت ساختاریافته استفاده کنند که این موارد به بهبود کیفیت فرایندها و افزایش سرعت رسیدگی به آنها کمک می‌کند.
افزایش بهره‌وری واحد منابع انسانی
سیستم BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای گوناگون خود از جمله فرایندهای مرتبط با منابع انسانی و مدیریت کارکنان را بهینه‌سازی کنند و مراحل اضافه را از جریان کار حذف کنند. به همین منظور با بهینه‌سازی فرایندها، بهره‌وری سازمان‌ها و واحدها افزایش پیدا می‌کند.
کاهش هزینه‌های جاری
با الکترونیکی و خودکار شدن بسیاری از فرایندها و افزایش سرعت آنها، بسیاری از هزینه‌های شرکت همچون خرید کاغذ برای چاپ گزارش‌ها یا درخواست‌ها کاهش می‌یابد. از سوی دیگر افزایش سرعت فرایندها و غیرحضوری شدن ثبت درخواست‌ها و پیگیری آنها هم از عوامل تأثیرگذار در کاهش هزینه‌های جاری سازمان‌ها با استفاده از BPMS هستند.
افزایش شفافیت سیر فرایندها
به کمک سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و سامانه‌های اتوماسیون مرتبط با آن، در عملکرد خود خلأهایی دارند، که این خلأها با استفاده از BPMS از بین می‌روند. این امر یکی دیگر از مزایای استفاده از این نرم افزار در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان است.
سیستم BPMS، کلید موفقیت در مدیریت منابع انسانی
BPMN چیستبا استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، می‌توانید به سادگی طیف وسیعی از فرایندها را در سامانه‌های اتوماسیون خود تعریف کنید. انواع گوناگونی از فرم‌های الکترونیکی را طراحی و در مراحل مختلف فرایندها، استفاده کنید.
برخی از ویژگی‌ها و امکانات BPMS عبارتند از:
- طراحی و مدل‌سازی فرایندها براساس استاندارد BPMN
- محیط کاملاً گرافیکی برای طراحی فرایندها
- امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی با Drag&Drop
- امکان تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
- دسته‌بندی فرایندهای گوناگون
- امکان تعریف زیرفرایند
- تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
- امکان استفاده از چارت سازمانی و تعیین سطح دسترسی کاربران به فرایندها
- قابلیت پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی‌های پیشرفته
- قابلیت Import و Export کردن فرایندها
- امکان اتصال به سامانه گزارش‌ساز برای ساخت گزارش‌های تخصصی و کاربردی
سخن پایانی
استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، به بهبود و بهینه‌سازی فرایندها، افزایش بهره‌وری سازمان، کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت فرایندها و افزایش سرعت روند رسیدگی به درخواست‌ها می‌شود. به همین علت، استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی یک راه‌حل جامع و کامل برای بهبود فرایندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری شرکت‌ها به شمار می‌رود.
