۱۵ مزیت BPM و سیستم‌های BPM

مهدی عامری
1401-04-27
بدون نظر

مزیت‌های BPM و سیستم‌های BPM در کسب و کار چیست؟

مزیت‌ BPM سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا عملکردهای تجاری خود را با نیازهای مشتریشان هماهنگ سازند و به مدیران کمک می‌کند تا نحوه استقرار، بهره برداری، تسطیح و نظارت منابع شرکت را تعیین کنند. در صورتی که BPM به درستی اجرا شود، توانایی افزایش کارایی و بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و به حداقل رساندن خطاها و ریسک‌ها را خواهد داشت و در یک کلام نتایج را بهینه خواهد کرد.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM در کوتاه مدت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌ها را کاهش دهند و کارایی را افزایش دهند. این می‌تواند به معنای درآمد و رشد بیش‌تر برای شرکت‌ها و هم‌چنین افزایش سرعت، سازماندهی و کارایی برای سازمان‌های دولتی باشد. همچنین BPM در بلندمدت با بهبود چابکی سازمانی به ایجاد مزیای رقابتی کمک می‌کند.

بر اساس یک نظرسنجی که در آوریل ۲۰۲۰ در خصوص ارزیابی تأثیر COVID-19 بر مشاغل انجام شد، مشخص گردید ۵۴ درصد از شرکت‌ها در حال افزایش سرمایه گذاری در یک پلتفرم اتوماسیون فرایند هستند. و اتوماسیون فرایند یکی از اجزای اصلی BPM است.

بر اساس این تحقیقات، انتظار می‌رود بازار جهانی BPM از ۸۷۶۶ میلیون دلار در سال ۲۰۲۰ به ۱۴۴۴۰ میلیون دلار تا سال ۲۰۲۵ رشد کند.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)چه مزایایی دارد؟

افزایش بهره‌وری با استفاده از BPM

BPM به تمامی بخش‌های سازمان کمک می‌کند تا چارچوب‌های محکمی برای هر فرایند خود بسازد و کلیه فریندهای مهم مستند، نظارت و بهینه ‌شوند؛ فرایندها به طور مستمر تجزیه و تحلیل می‌شوند و فعالیت‌هایی که ارزش افزوده‌ای اضافه نمی‌کنند، شناسایی و حذف می‌شوند؛ در نتیجه بهره‌وری افزایش می‌یابد.

همچنین BPM برخی مواقع اتوماسیون را پیشنهاد می‌کند، با بکارگیری اتوماسیون می‌توان عناصر ساده و تکرار شونده در فرایندها را خودکار نمود؛ و یا با استفاده از پردازش موازی و حذف مراحل اضافی، گلوگاه‌های فرایندی را حذف کرد. این بهبود به کارمندان این امکان را می‌دهد که زمان خود را صرف فعالیت‌های دیگری کنند و علاوه بر افزایش بهره‌وری، ضایعات نیز کاهش یابد.

یک مثال خوب از شرکتی که از BPM برای افزایش بهره‌وری استفاده کرد، آدیداس است. شرکت آدیداس نیاز داشت بهره‌وری خود در تکمیل سریع‌تر و موثرتر سفارشات و کاهش زمان تاخیر تحویل محصولات را افزایش دهد. با استفاده از BPM، آن‌ها توانستند زمان تاخیر از ثبت سفارش تا تحویل آن سفارش‌ها را کاهش دهند.

از سویی دیگر، جهان کسب و کار به سمت ذخیره اطلاعات و استفاده از نرم افزارها برای انجام امور پیش می‌رود. شرکت‌ها با هر بار خرید هر محصول نرم افزاری جدید، می‌بایست روش جدیدی برای انجام برخی فعالیت‌های خود تعریف نمایند. زمان صرف شده برای رسیدن به بهره‌وری برای هر یک از این پروژه‌های پذیرش نرم افزار و سیستم جدید متفاوت است. پذیرش برخی آسان است، برخی دشوار. در واقع هر بار که شرکتی نرم‌افزار جدیدی را خریداری می‌کند، می‌بایست از مسیری شامل ۴ مرحله “فعال نمودن خلاقیت”، “مواجهه با افزایش انتظارات نابجا”، “مواجهه با سرخوردگی” و “دستیابی به بهره‌وری با افزایش آگاهی” عبور کنند. اما با استفاده از یک ‌پلتفرم BPM بدون نیاز به برنامه نویسی، مسیر دستیابی به قله بهره‌وری تنها یکبار طی می‌شود. ممکن است زمان صرف شده در این مسیر کمی بیشتر باشد. اما پذیرش پرسنل نسبت به ابزار بیشتر است و پس از اتمام کار، بهره‌وری افزایش می‌یابد. همچنین به دلیل هماهنگی ساختار نرم افزار با سازمان، نیازی نیست در کوتاه مدت درصدد شناسایی راه حل دیگری برای رفع مشکلات برآیید.

ایجاد سازمان چابک

سازمان‌ها دائماً با نیاز به تغییر مواجه هستند. تغییرات ممکن است در نتیجه مقررات جدید، تقاضاهای بازار، پیشرفت‌های تکنولوژیکی و یاظهور روش‌های جدید کار به شرکت تحمیل شوند. یکی از ویژگی‌های کلیدی BPM، تسهیل در طراحی فرایندهای انعطاف پذیر است. با BPM، انعطاف پذیری ایجاد تغییرات در فرایندها را با حداقل هزینه به دست می‌آید، زیرا فرایندها را مطابق با نیازهای سازمان سفارشی شده‌اند. در نتیجه با اجرای BPM مناسب در یک سازمان، تیم‌ها نسبت به تغییرات انعطاف‌پذیرتر می شوند. تیم‌ها فرایندهای خود را به خوبی ‌‌می‌شناسند زیرا مطابق با عادات کاری خودشان تهیه شده است. هنگامی که درک کاملی از فرایندها وجود دارد، توضیح دادن چرایی و چگونگی تغییر جدید به تیم‌ها آسان‌‌تر خواهد بود.

سازمانی که در برابر تغییرات انعطاف پذیر باشد بسیار قدرتمند است. زیرا بدون صرف انرژی برای رفع تعارضات داخلی یا خارجی، می‌تواند راه خود را از برای افزایش تصاعدی دستاوردها طی کند.

علاوه بر آن، این فریندهای انعطاف‌پذیر می‌توانند تکامل یابند و تغییرات آن‌ها نیز قابل ردیابی خواهند بود. تغییرات ثبت می‌شوند و مدیران می‌توانند از این گزارش‌ها برای پیش‌بینی اثرات هر تغییر بر فرایند کلی کسب‌وکار استفاده نمایند. در نتیجه در چنین سازمان‌های زیرکی نه تنها تطابق با مباحثی مانند تحول دیجیتال سهل‌‌تر خواهد بود، بلکه مقیاس پذیری سازمان نیز افزایش پیدا خواهد کرد.

تضمین انطباق خط مشی

اغلب کارکنان فرایندهای کلی کسب و کار را دنبال نمی‌کنند، زیرا امکان برخورداری از دیدی سیستمی نسبت به سازمان خود را ندارند، در نتیجه امکان مشخص کردن جایگاه خود و چگونگی مطابقت دادن وظایف و اهدافشان با وظایف و اهداف سازمان کمی چالش برانگیز خواهد بود.

در ۲۶ ژوئیه ۲۰۰۵ مطالعه‌ای در گارتنر منتشر شد که نشان ‌‌می‌داد، صرفاً مشخص کردن زمان‌بندی و مسئولیت‌ها در پیشبرد اهداف می‌تواند منجر افزایشی ۱۲% در بهره‌وری سازمان شود، به این معنی که حتی یک تعهد اولیه به BPM می‌تواند ارزشی را در شرکت ایجاد کند.

بهره گیری از BPM یک رویکرد سریع برای ساده کردن فرایندها و اجرای چارچوبی مطابقت با تمام سیاست‌های داخلی و خارجی است. BPM مطمئن می‌شود که فرایندها به خوبی درک شده‌اند و از دستورالعمل‌های دقیق پیروی می‌کنند. در صنعت و حتی در بخش‌های مختلف یک سازمان، سیاست‌های خاصی تعریف شده‌اند که باید از آن‌ها پیروی نمود. برای مثال، تیم‌های تدارکات و منابع انسانی می‌توانند قوانین داخلی کاملاً متفاوتی داشته باشند وBPM اطمینان حاصل می‌کند که این سیاست‌ها در راستای اهداف کلی سازمان باشند و هر دو تیم قادر به پیروی از سیاست‌های مختص به خود در یک ابزار واحد باشند

کاهش مدیریت جزء نگرانه (Micro Management)

مدیریت جزء نگرانه ممکن است کار را در آن لحظه انجام دهد. اما بدون شک در دراز مدت، برای یک شرکت مخرب است. یکی از دلایل اصلی که چرا رهبران تمایل به مدیریت جزء نگرانه بر تیم‌های خود دارند، پایبندی به روش‌های شناخته شده توسط خودشان برای کاهش خطا است. BPM نیاز به مدیریت جزء نگرانه را از بین می‌برد. زیرا تمام رویه‌های عملیاتی استاندارد به وضوح توسط رهبران و کارکنانی مسلط به وظایف خود، مستند می‌شوند. هنگامی که زمان یک مرحله خاص فرا می‌رسد، کارمندان هر بار بدون اعمال دخالت شخصی و یا نیاز به بررسی جزئیات یک دستورالعمل خاص، با شفافیت می‌توانند وظیفه خود را انجام دهند. علاوه بر این، با کاهش خطاها، کنترل سازمانی بهبود یافته و مدیریت از آنچه در شرکت اتفاق می‌افتد، آگاهی بهتری خواهد داشت.

معمولاً در شرکت‌های متوسط و بزرگ که دارای بخش‌های متعدد هستند و یا چندین مکان اداری دارند، بسیار حائز اهمست است که فرآیندهایی که باید توسط همه کارکنان دنبال شود، به درستی تنظیم شوند.BPM مدیریت این فرآیندها را راحت‌‌تر می‌کند.

از سویی دیگر، هنگامی که اجرای فرآیندهای کسب و کار به صلاحدید مدیران مختلف واگذار می‌شود، سازمان به صورت تصادفی رشد می‌کنند. در صورتی که مدیران دیدی سیستماتیک بر سازمان خود نداشته باشند، این گونه تصمیم گیری‌ها می‌تواند سرعت رشد سازمان را کاهش دهد. در مقابل BPM با تمرکز بر اهداف اصلی سازمان و ایجاد ارزش افزوده، به سادگی چارچوبی مطابق با تمامی سیاست‌های داخلی و خارجی ایجاد می‌کند.

کاهش خطا

در ابزارهای ابتدایی مانند صفحات گسترده و ایمیل‌ها، خطاها تقریباً اجتناب ناپذیر هستند. هیچ راهی برای اطمینان از به روز ماندن داده‌ها وجود ندارد. همچنین راهی برای مشخص کردن اینکه چه کسی می‌تواند چه کاری انجام ‌دهد و چه کاری انجام ندهد؟ در نهایت تاریخچه ای از تغییرات اعمال شده توسط افراد نیز موجود نمی‌باشد. هنگامی که فرایندها در صفحات گسترده مدیریت می‌شوند، ردیابی خطاها عملا غیرممکن خواهد بود. زمانی که فرایندها برای هر مرحله ذینفعان مخصوصی نداشته باشند، خطاهای زیادی رخ میدهند، زیرا کارمندان تمایل دارند بدون اینکه مسئولیت امور را بر عهده بگیرند، خرابی‌ها را پشت دیوار پرتاب کنند.

با پیاده سازی درست BPMS، احتمال بروز خطا تا حد زیادی کاهش می‌یابد. ذینفعان در هر مرحله به وظایف خود آگاه بوده و از رعایت معیارهای تعریف شده اطمینان حاصل می‌کنند. اگر خطا رخ دهد، به راحتی می‌توان آن‌ها را تا منشا ردیابی کرد.

همچنین در مقیاس وسیع‌‌تر، هنگاهی که محیط کسب و کار تغییر می کند، شرکت‌ها مستعد خطاهای سازمانی هستند. این خطاها ممکن است کارایی آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهد. داشتن یک ابزار BPMS به مدیریت امکان نظارت بر استفاده از منابع در فرایندهای مختلف را می‌دهد و آن‌ها می‌توانند ناکارآمدی‌ها را به سرعت تشخیص داده و اقداماتی اصلاحی برای کاهش هزینه‌ها یا بهبود تخصیص منابع انجام دهند.

همچنین BPM باعث ایجاد فرایندهایی با طراحی، اجرا و نظارت بهتر می‌شود که می‌تواند به کاهش خطر تقلب کمک کند.

از سویی دیگر BPM با ایجاد دید کلی در فرایندهای تجاری، خطر سهل انگاری ناشی از خطای انسانی را کاهش داده و مسئولیت پذیری هر بخش در سازمان را افزایش می‌دهند.

دسترسی کنترل شده به داده‌ها

کارمندان برای انجام موثر فعالیت‌های خود، نیازمند دسترسی به داده‌ها از منابع مختلف هستند. اما این بدان معنا نیست که آن‌ها نیاز به دسترسی به هر نوع داده و اطلاعات موجود در سیستم داشته باشند. دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمی و تاخیر می‌شود.

BPM بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین بمباران اطلاعاتی و ناکافی بودن داده است. شما می‌توانید دسترسی به داده‌های مورد نیاز برای تکمیل یک کار خاص را کنترل نموده و مابقی را از دید کاربر مخفی نگاه دارید.

در BPM نقش و نیازهای اطلاعاتی افراد در فرایندها مشخص می شود. هم چنین می‌توان کاربران براساس تیم‌هایشان به گروه‌های کاربری مختلف تقسیم بندی نمود. این ویژگی به مدیران سیستم امکان می‌دهد کنترل نمایند داده‌هایی برای چه اشخاصی و در چه شرایطی، در دسترس باشند.

هم‌چنین مدلسازی فرایندها، مستندسازی مناسب گردش کار را تضمین می‌کند. ایند مستندات منبع قابل اطمینانی برای طراحی امنیت بیش‌تر اطلاعات خواهد بود.

BPM دارای ساختار سازمانی است. این ساختار سازمانی بر اهمیت اطلاعات، دارایی‌ها و حریم خصوصی داده‌ها تاکید ‌‌می‌کند و آن‌ها را در برابر سرقت یا از دست رفتن سهوی محافظت ‌‌می‌نماید. یکی از ویژگی‌های BPM کنترل دسترسی مبتنی بر نقش با هدف محافظت از داده‌ها است. حفاظت از داده‌ها برای هر شرکتی بسیار مهم است. بنابراین، مهم است که یک شرکت برای سطوح مختلف کاربران، کنترل‌های دسترسی ایجاد کند تا از داده‌های حساس محافظت کند. معیارهای کنترل دسترسی از قبیل ساختن اسناد فقط خواندنی، پنهان کردن کامل آن‌ها یا امکان ویرایش فیلدهای خاص، راهی مطمئن برای اطمینان از انطباق صحیح کاربران با فرایندهای تجاری است.

ایجاد ‌پلتفرم متمرکز در سطح شرکت

افراد در هر بخشی از سازمان که فعالیت داشته باشند، از تعدادی نرم افزار تخصصی مرتبط با تخصص خود استفاده می‌کنند. برای مثال نرم افزارهای حسابداری، مدیریت انبار و … . طبق یک نظرسنجی انجام شده، میانگین تعداد اپلیکیشن‌های استفاده شده توسط یک کارمند ۹.۳۹ است. و برای ۷۰% از افراد شرکت کننده در این نظرسنجی، صرف دسترسی به اطلاعات اهمیت داشت، نه استفاده از نوع برنامه ای خاص. همچنین ۶۷% شرکت کنندگان معتقد بودند در صورتی که اطلاعات مورد نیازشان از کلیه نرم افزارهای مورد استفاده جمع آوری و در یک پنجره قابل نمایش باشد، تمرکز آن‌ها روی کار افزایش خواهد یافت.

یک ‌پلتفرم BPM ایده آل به بازیابی و به روز رسانی داده‌ها در برنامه‌های مختلف کمک می‌کند. جدا از کارمندان، فروشندگان و مشتریان نیز از پلتفرم BPM بهره می‌برند. اطلاعات کاربران خارجی را می‌توان با فرم‌های عمومی جمع آوری کرد. شرکت‌ها ‌‌می‌توانند بدون افزودن هر فروشنده به عنوان کاربر در پلتفرم، از طریق فرم‌های عمومی و API، داده‌ها را در سیستم‌های ERP خود به صورت خودکار جمع آوری کنند. همین امر در مورد جمع آوری داده‌ها از مشتریان یا سرنخ‌ها و به‌روز‌رسانی CRM‌ها نیز صدق می‌کند.

تحقق تحول دیجیتال (Digital Tranformantion)

تحول دیجیتال (Digital Tranformantion) دیگر واژه جدیدی نیست، بلکه الزامی برا بقا در دنیای کسب و کار امروزه است. یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزارها و شیوه‌های دیجیتال است.

در صورتی که تا کنون درصدد پیوستن به تحول دیجیتال برنیامده اید، پس از تعیین اهداف سازمان خود برای ۲-۳ سال آینده، می‌توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرایندهایی استفاده کنید که به شما در دستیابی به آن اهداف کمک می‌کند. استفاده از پلتفرم‌های BPM بدون نیاز به برنامه نویسی، در تلاش‌های شما برای تحول دیجیتال بسیار مهم است. زیرا کارمندان آنچه را که برای تیمشان بهینه است تجزیه و تحلیل می‌کنند و راه‌حل‌های خود را می‌سازند و آن‌ها را پیاده سازی ‌‌می‌کنند. همین فرایند به نوبه خود به ایجاد تحول دیجیتال کمک می‌کند.

همان‌طور که هر فرایند شکل می‌گیرد، مدیران کسب و کار و تیم‌های مدیریت پروژه می‌بایست، الزامات جدیدی را شامل قوانین مالیاتی، دستورات نظارتی، تعهدات قراردادی و امنیت در نظر بگیرند و این الزامات را در قالب‌های داده و رویه به سیستم‌هایERP، CRM و سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی نیز منتقل نمایند. BPM رویکردی سیستماتیک‌‌تر برای درک منشأ هر فرایند و چگونگی ساده‌سازی آن برای پشتیبانی از الزامات یکسان اما با مراحل و داده‌ها و تلاش دستی کمتر اتخاذ می‌کند.

شناسایی نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی

فرایندها صرفاً دستوراتی اجرایی برای هماهنگی افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و تعامل با سایر سیستم‌ها و منابع هستند تا سازمان‌ها بتوانند به نتایج مناسب تجاری دست یابند. با استقرار BPM فرایندها پیوسته نظارت خواهند شد. فرایندها با گردش کار دقیق و مستندات مناسب برای هر مرحله از فرایند کسب و کار ترسیم می‌شوند و این ویژگی به سهولت درک (از طریق بصری) و افزایش شفافیت کمک ‌‌می‌کند. نرم‌افزار BPM می‌تواند فرایندهای کسب‌وکار خودکار را از ابتدا تا انتها ثبت، ردیابی و نظارت کند، زیرا اثربخشی هر مرحله به صورت مجزا در لحظه ارزیابی ‌‌می‌شود. این نظارت خودکار، دیدی سیستمی به فرایندهای تجاری خواهد داشت و بدون نیاز به پردازش‌های انسانی، عملکرد کلی سسیتم را مشخص ‌‌می‌کند. دیدگاه سیستمی مذکور به شرکت امکان می‌دهد تا بر ناکارآمدی‌های خود تمرکز کند، از اشتباهات خود درس بگیرد و برای طراحی، اجرا و نظارت بر فرایندهایی بهینه‌‌ترتلاش نماید تا خطراتی از قبیل تقلب، سرقت داده‌ها و کاهش مشتریان کاهش یابند. مشاهده عملکرد لحظه ای فرایند کسب و کار به مدیران کمک می‌کند تا درک بهتری از فعالیت کلی کسب و کار به دست آورند و آن‌ها را قادر می‌سازد یا با گردش کار سازگار شوند یا آن را برای عملکرد بهینه اصلاح کنند. هم‌چنین مدیریت را قادر می‌سازد تا به تغییرات در پروژه‌ها و فرصت‌های نوظهور به سرعت پاسخ دهد.

همچنین BPM می‌تواند به شما در مورد شکاف‌های مهارتی در کارکنان هشدار دهد. وقتی یک فرایند همیشه در یک مرحله خاص با یک فرد خاص دچار تاخیر یا توقف می شود، ممکن است برای یک کارگر غیر ماهر یا یک دستگاه غیر استاندارد یک کارت قرمز باشد.

از سویی دیگر وقتی یک مرحله خاص از یک فرایند همیشه در اجرا و بازیابی خطا سریع باشد، نشانه مهارت و عملکرد خوب کارکنان است. (توجه داشته باشید که این موضوع تنها در BPM انسان محور که پلتفرم براساس فرایندهای انسان محور ساخته شده است امکان‌پذیر است و در مورد سایر انواع BPM لزوما صدق نمی‌‌کند.)

در مجموع BPM ترکیبی از گردش کار خودکار، فرایندهای استاندارد و نظارت بر فرایند، بهره‌وری ایجاد ‌‌می‌کند و کیفیت و کمیت خروجی کارگران را افزایش می‌دهد. اعضای تیم زمان بیشتری برای شناسایی فرصت‌های بیشتر برای بهبود فرایند و اتوماسیون دارند، زیرا تنها نیاز است وظایفی که نیاز به مداخله، تجربه و تخصص انسانی دارند، مدیریت نمایند.

افزایش بهره‌وری فرایندها

دن شیمرمن، مدیر عامل طراحی فرایند کسب و کار و ارائه دهنده ‌پلتفرم مدیریت Blueprint Software Systems اعلام نمود BPM با هدف از بین بردن ضایعات، دوباره کاری و بازنگری، جریانات مستعد خطا، مشکلات انطباقی و یکپارچگی اتوماسیونی و در یک کلام “از دست دادن پول” به سازمان کمک ‌‌می‌کند. مدیران و تیم‌های کسب و کار با کمک BPM وضعیت فعلی فرایندهای تجاری خود را ارزیابی کرده و زمینه‌هایی را برای ادغام و بهینه سازی آن‌ها شناسایی ‌‌می‌کنند.

به گفته شیمرمن، یکی از مشتریانش متوجه شد که یک فرایند خودکار سالانه ۱ میلیون دلار هزینه دارد اما ارزش تجاری آن تنها ۳۰۰ هزار دلار است. بخشی از اتوماسیون به نفع اجرای دستی بازنشسته شد و بخشی از اتوماسیون جایگزین اجرای دستی شد و در نهایت ۷۰۰ هزار دلار در سال برای شرکت صرفه جویی ایجاد شد.

مدیران با بکارگیری BPM با یک مرور کلی بر عملیات‌ها در سازمان، می‌توانند آنهایی را که ناکارآمد هستند یا منسوخ شده‌اند، بهینه کنند. آن‌ها ‌‌می‌توانند به آسانی فرایندهای جدیدی ایجاد نموده یا فرایندهای موجود را بهبود دهند.

برای اینکه یک شرکت در شرایط اقتصادی ناپایدار، پایدار بماند، می‌بایست بر کاهش هزینه فرایندهای تجاری خود تمرکز کند. یکی از دلایلی که مشاغل از BPM استفاده می‌کنند، صرفه جویی در هزینه است. BPM با شناسایی و تعریف فرایندهای تجاری شروع می‌شود و پس از مدلسازی، منابع مورد نیاز، مدت زمان و هزینه انجام هر یک از وظایف مشخص و تحلیل ‌‌می‌ شود. این تحلیل به شرکت کمک می‌کنند فرایندهای مازاد را شناسایی، منابع غیر ضروری را برجسته، هزینه و معیارهای کنترل کیفیت را تعریف کند و آن‌ها را مدیریت نماید.

بهبود همکاری

بسیاری از کسب و کارها با مشکل برقراری ارتباط بین بخش‌ها یا شعب مختلف خود مواجه هستند. این مشکل بر نحوه همکاری افراد در یک سازمان نیز تأثیر می‌گذارد و باعث می‌شود افراد برای پیشبرد وظایف خود دست به ابداعاتی در فرایندها یا نحوه انجام امور بزنند که لزوما دارای ارزش افزوده و بهینگی نباشند.

با ابزارهای BPM، فرایندها می‌توانند با وضوح بیشتری ارتباط برقرار کنند. زیرا نه تنها مدل آن‌ها برای همه افراد سازمان در دسترس است. بلکه هر زمان که شخصی به دنبال مجری بخش خاصی از فرایند باشد، می‌تواند با دنبال کردن فرایند موجود در ابزار، وی را پیدا کند.

همچنین BPM شفافیتی در اهداف مشترک سازمانی ایجاد می‌کند که باعث می‌شود پرسنل ارتباطات موثرتری برقرار نموده و شاد و راضی باشند. اعضای تیم‌هایی‌ که در محیط‌های کاری با ساختارهای شفاف کار می‌کنند، بهره‌ورتر و شادتر هستند، زیرا وظایف محوله خود را زیر سؤال نمی‌برند.

ابزارهای BPM به ایجاد فرایندها و اسناد شفاف کمک می‌کند که به کارکنان امکان می‌دهد با سهولت و سرعت بیشتری علل تغییرات در سازمان‌های خود را درک کنند.

انطباق تضمین شده

بسیاری از رویه‌هایی که در سازمان‌ها انجام می‌شوند، می‌بایست با متدولوژی‌ها و هنجارهایی مانند ISO مطابقت داشته باشند. در غیر این صورت، شرکت‌ها با رتبه‌های کاهش یافته، گواهی‌های پس گرفته شده یا حتی جریمه‌های مالی مواجه خواهند شد.

ابزارهای BPM مدیریت فرایندها را آسان‌تر می‌کنند، بنابراین با این هنجارها مطابقت دارند و هم‌چنین با ایجاد معیارهای سنجش کمی، زمینه‌ای برای ممیزی داخلی و خارجی فراهم می‌کنند.

سازمان‌ها باید از مقررات صنعت پیروی کنند و BPM تضمین می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند الزامات نظارتی را به سرعت اجرا کنند، در نتیجه از تاخیر در انطباق و جریمه‌های مرتبط جلوگیری خواهد شد. در واقع با بکارگیری BPM، انطباق نیز به چرخه عمر فرایند اضافه خواهد شد.

تمرکز بر مشتری

مدیران کسب و کار می‌بایست بر مشتریان تمرکز کنند تا روندها، خواسته‌ها و ترجیحات متنوع را تشخیص دهند. برای موفقیت، یک کسب و کار لازمست از تغییر تقاضاها و ترجیحات مشتریان آگاه بود تا رضایت مشتریان فعلی تامین گردد و در بازار رقابتی، امکان کسب وفاداری از مشتریان جدید نیز فراهم شود. در نتیجه بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار می‌بایست بر برآورده سازی خواسته‌های مشتریان متمرکز شود. BPM‌های مشتری محور با برآوردن نیازهای مشتریان بهره‌وری را بهبود می‌بخشند. این نوع از BPM‌ها، در مواجهه با مشکلات، رویکردهای مبتنی بر راه حل و نوآوری را تشویق می‌کند. سپس فرایندها را مجددا مهندسی می‌کند تا انعطاف پذیرتر و تمرکز بر تجربه مشتری باشد.

با فرایندهای ناب‌‌تر و افزایش بهره‌وری، کارکنان بهتر می‌توانند بر روی مشتریان تمرکز کنند. ظرفیت افزایش یافته برای پاسخگویی سریع‌تر به پیشنهادات، ایجاد سریع‌تر راه حل‌ها و سفارشی‌سازی سریع‌تر وجود خواهد داشت. در واقع با بکارگیری BPM کارمندان می‌توانند بر فعالیت‌هایی تمرکز کنند که نتایج مناسبی را برای مشتریان و سهامداران ارائه می‌دهند.

از سویی دیگر، یکی از دلایل کلیدی که مشتریان یک محصول یا خدمات را کنار می‌گذارند، تجربه ضعیف مشتری است. حفظ مشتری ارتباط مستقیمی بر بازگشت سرمایه دارد. راه حل سنتی، استخدام افراد جدید است. و راه حل جدید، استفاده بهینه از منابع موجود و افزایش اتوماسیون در ارائه خدمات به مشتریان. راه حل دوم هزینه بسیار کمتر و پتانسیل کسب سود بیشتری در طول زمان خواهد داشت. پیاده سازی BPM یکپارچه به گره زدن خدمات مشتری، پشتیبانی و موفقیت در انجام فعالیت‌های شرکت کمک می‌کند تا در جهت تجربه مشتری بهتر کار کنند.

تکرارپذیری و انتقال پذیری

پرسنل یک شرکت ممکن است به شعبه‌های دیگری منتقل شوند، شرکت فعلی را برای استخدام در شرکت‌های دیگر ترک نمایند و یا فقط به دلیل بازنشستگی از شرکت جدا شوند. این افراد در حین تغییر دانشی را که به دست آورده‌اند با خود می‌برد و این امر شرکت را با شکاف دانشی مواجه می‌کند. BPM تضمین می‌کند مستندات و جزئیات گردش‌های کاری فرایند‌ها به دقت ثبت شوند. این اسناد بایگانی شده و در فرایند آموزش و یا انتقال دانش به کارکنان جدید مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با بکارگیری BPMS، هر وظیفه ای به روشی که برنامه ریزی و طراحی شده است اجرا خواهد شد و مشکلات شناسایی شده به همان روش پیشین حل خواهند شد و نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست.

ایجاد مزیت رقابتی

برای اینکه هر شرکت در بازار رقابتی پایدار بماند، لازمست حداقل با رقبای خود همگام باشد. در صورتی که فرایندهای کسب و کار همواره نیازمند اجرای دستی و یا ناکارآمد باشند، رسیدگی به ضایعات و دوباره کاری‌های انباشته شده، زمانی برای تمرکز بر نوآوری، تحقیق و توسعه باقی نمی‌‌گذارد. اتوماسیون فرایندهای تجاری از طریق BPM آن‌ها را قابل اعتماد و کارآمد می‌کند و زمان و منابع زیادی را برای تمرکز بر فعالیت‌هایی که باعث رشد و توسعه کسب و کار می‌شوند صرفه‌جویی خواهد کرد.