OKR چیست و چه نقشی در موفقیت سازمان‌ها دارد؟

OKR مخفف Objectives و Key Results است. OKR یک چارچوب مدیریت هدف است که برای اجرای استراتژی طراحی شده و روشی قدرتمند برای تدوین و انتقال اهداف است. روش OKR نقش برجسته‌ای در موفقیت برندهای جهانی مانند گوگل و اینتل ایفا کرده است و اکنون توسط سازمان‌ها در هر اندازه‌ای در سراسر جهان استفاده می‌شود. حتماً در مورد آنها شنیده‌اید و احتمالاً به دنبال یادگیری این هستید که آیا OKR برای کسب‌وکار شما مفید است یا خیر؟ در این راهنما می‌آموزید که OKR چیست و در صورت استفاده، چگونه می‌تواند به رشد و موفقیت کسب‌وکار شما کمک کند.

OKR چیست؟

OKR (اهداف و نتایج کلیدی) دو چیز است:

1. یک چارچوب مدیریت هدف که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا استراتژی خود را پیاده‌سازی و اجرا کنند.
2. و روشی قدرتمند برای تدوین اهداف، که سازمان‌ها، تیم‌ها و افراد را قادر می‌سازد تا اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری مبتنی بر نتیجه را تعیین کنند که همکاری را تشویق می‌کند.

استفاده از چارچوب OKR تمرکز بیشتر روی نتایج مهم، افزایش شفافیت و همسویی بهتر (استراتژیک) را تضمین می‌کند. OKR با همسو کردن کارمندان و کاری که آنها برای دستیابی به یک هدف مشترک انجام می‌دهند، به این مهم دست می‌یابد.

یک OKR از یک هدف تشکیل شده است که به شما مسیر را نشان می‌دهد و می‌گوید به کدام سمت‌وسو باید بروید. چندین نتیجه کلیدی، که نتایج قابل اندازه‌گیری هستند که باید برای رسیدن به هدف خود به دست آورید. ابتکارات شما در این مسیر، همه پروژه‌ها و وظایفی هستند که به شما در دستیابی به نتایج کلیدی خود کمک می‌کنند.

این چارچوب شامل تعدادی از بهترین شیوه‌ها می‌شود که به کارکنان کمک می‌کند تا نتایج تلاش‌های خود را اولویت‌بندی، همسو و اندازه‌گیری کنند.

چرا از OKR استفاده کنیم؟

استفاده و تسلط بر فریم‌ورک OKR می‌تواند شیوه عملکرد شما، تیم‌ها و کسب‌وکارتان را متحول کند. در زیر برخی از مزایای کلیدی کار با OKR آورده شده است:

• همسویی و شفافیت استراتژیک

OKR استراتژی را در اولویت قرار می‌دهد. انجام این کار شما را وادار می‌کند تا استراتژی شرکت خود را به گونه‌ای که همه بفهمند شناسایی کرده و عمیقاً با آنها ارتباط برقرار کنید. به این شکل، مدیران و کارکنان، همه زمینه‌های لازم را برای همسو کردن تلاش‌های خود (از جمله OKR) با تصویر بزرگ‌تر را خواهند داشت. این امر تضمین می‌کند که کل سازمان شما در یک جهت حرکت می‌کند.

• وضوح و اجرای متمرکز

OKR با اولویت دادن به کارهایی که بیشترین تأثیر تجاری را دارند، فقط روی مهم‌ترین چیزها تمرکز می‌کند. تیم‌ها و افراد دقیقاً می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود، بنابراین می‌توانند وظایف را اولویت‌بندی کنند و منابع را به طور مؤثر تخصیص دهند. پس از تعیین اولویت‌ها، OKRها نتایج واضح و قابل اندازه‌گیری را ارائه می‌کنند و اطمینان می‌دهند که افراد، تیم‌ها و شرکت‌ها بر روی مهم‌ترین چیز متمرکز می‌مانند.

• پیشرفت مداوم

OKRها تنظیم و فراموش نشده‌اند. در عوض، چارچوب OKR یادگیری مداوم را تقویت می‌کند. OKR با تشویق به بررسی‌های منظم در مورد پیشرفت، سازمان‌ها را وامی‌دارد که به طور مداوم اهداف خود را با ارزیابی مجدد دوره و اصلاح به‌موقع در مواقع ضروری تنظیم کنند و بهبود ‌بخشند تا مسیر رسیدن به اهداف هموارتر شود.

روند بستن OKRها در پایان یک بازه زمانی نیز تیم‌ها را مجبور به تأمل و تفکر می‌کند. آنها را قادر می‌سازد قبل از تمرکز بر چیز جدید، آموخته‌ها را جمع‌آوری کرده و به اشتراک بگذارند. این امر به آنها کمک می‌کند تا درباره اینکه در آینده روی چه چیزی تمرکز کنند، تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند.

• تعهد شغلی

افراد زمانی به نتایج قابل توجهی دست می‌یابند که با هدفی درگیر هستند. OKR این هدف را با انتقال تصویر بزرگ‌تر به روشی واضح و ملموس فراهم می‌کند. زمانی که کارمندان بتوانند مشارکت و تأثیر خود در توسعه شرکت را به وضوح ببینند و بتوانند به طور مؤثر در کارهای مهم همکاری کنند، به احتمال زیاد در کار خود مشارکت و انگیزه بیشتری خواهند داشت. این یک وضعیت برد-برد است.

به طور کلی، بزرگ‌ترین تأثیر استفاده از OKR یک تغییر فرهنگی از خروجی به نتایج است. در نتیجه، OKR تمرکز، مسئولیت‌پذیری، شفافیت و همسویی را در یک سازمان ایجاد می‌کند. نتیجه همه اینها افزایش عملکرد و مشارکت کارکنان است.

تفاوت بین KPI و OKR چیست؟

اکنون که می‌دانید OKR چیست و به چه معنا هستند، احتمالاً از خود می‌پرسید: تفاوت بین اهداف و نتایج کلیدی (OKR) و شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) چیست؟

آنها دو نوع هدف متفاوت با اهداف متفاوت هستند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به تفاوت آنها بیندازیم:

• KPIها به شما کمک می‌کنند چراغ‌ها را روشن نگه دارید. آنها نوعی ابزار اندازه‌گیری عملکرد هستند که موفقیت، خروجی، کمیت یا کیفیت یک فرآیند یا فعالیت در حال انجام را ارزیابی می‌کنند. این فرآیندها یا فعالیت‌ها معمولاً از قبل در تیم‌ها و سازمان شما وجود دارد.
• از سوی دیگر OKRها حلقه گمشده بین جاه‌طلبی و واقعیت را فراهم می‌کنند. آنها به شما کمک می‌کنند وضعیت موجود را بشکنید و شما را به قلمروی جدید و اغلب ناشناخته می‌برند. اگر رویای بزرگی دارید – مثل چیزی که دوست دارید سازمان یا تیم‌های شما در آینده به آن دست یابند – به OKRهایی نیاز دارید که شما را به آنجا برساند.

صرف نظر از انواع مختلف اهداف، OKRها و KPIها همکاری خوبی با یکدیگر دارند! ارزش زیادی در ترکیب این دو با هم وجود دارد. آنها همه ابزارها را برای مدیریت سلامت کل سازمان در اختیار شما قرار می‍دهند.

بیایید تصور کنیم که سازمان شما دوباره یک ماشین است و شما در حال رانندگی به سمت مقصد خود هستید. KPI شما همان چیزی است که روی داشبورد ماشین خود پیدا خواهید کرد، مانند دماسنج سوخت و موتور. اینها مواردی هستند که باید دائماً مراقب آنها باشید تا مطمئن شوید موتور شما بیش از حد گرم نمی‌شود و بنزین شما تمام نمی‌شود. از سوی دیگر، OKRهای شما مانند نقشه راه شما هستند که شما را به سمت مقصدتان راهنمایی می‌کند. اینها همه اهداف موقتی هستند که هر از گاهی تغییر خواهند کرد. بنابراین، هنگامی که از نقطه عطفی عبور کردید (به سمت مقصد خود)، پس از آن روی نقطه بعدی تمرکز خواهید کرد.

شروع کار با OKR

قبل از آغار به بهره‌مندی از OKR مهم است که درک روشنی از چالش‌هایی که می خواهید حل کنید و مزایایی که انتظار دارید به دست آورید، داشته باشید. برای اکثر سازمان‌ها، OKR چالش پیاده‌سازی و اجرای استراتژی را به گونه‌ای حل می‌کند که برای همه کارکنان واضح، شفاف و قابل اندازه‌گیری باشد.

برای اینکه برنامه OKR شما موفق باشد، چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

1. استراتژی شرکت خود را تعریف کنید

تعریف و درک استراتژی سازمان شما (هدف نهایی و ستون‌های استراتژیک) اولین گام برای موفقیت با OKR است. هدف شرکت را روشن و نحوه موفق شدن در این مسیر را تعیین می‌کند. این امر در درازمدت، به تیم‌ها و افراد کمک می‌کند تا کارهایی که بیشترین اهمیت را برای استراتژی شرکت دارند، اولویت‌بندی کرده و هماهنگ کنند تا اطمینان حاصل شود که بیشترین تأثیر تجاری را دارند.

2. تعهد رهبری را دریافت کنید

تغییر معمولاً از بالا شروع می‌شود. رهبری ارشد به عنوان یک الگو برای بقیه سازمان عمل می‌کند. اگر آنها ثبات و تعهد به OKR نداشته باشند، بقیه سازمان احتمالاً از آن پیروی نخواهند کرد. بنابراین، مهم است که اطمینان حاصل کنید که رهبری شما با OKR هماهنگ است و از آن به طور مداوم استفاده می‌کند.

3. رویکرد خود را تعریف کنید

اینکه چگونه OKR را در سراسر سازمان خود راه‌اندازی کنید، بستگی زیادی به ویژگی‌ها، فرهنگ و تجربه قبلی سازمان شما با OKR دارد. قبل از شروع، خوب است خود را با رویکردهای مختلف آشنا کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که کدام‌یک برای سازمان شما بهترین است.

• همه به یکباره: این شامل ارائه OKR به همه افراد در سازمان شما در یک حرکت است.
• از بالا به پایین: تیم رهبری شما برنامه OKR را قبل از معرفی به بقیه سازمان به صورت آزمایشی اجرا می‌کند.
• دپارتمان به دپارتمان: مشابه رویکرد از بالا به پایین، یک بخش منفرد OKR را قبل از اینکه در سایر بخش‌ها و تیم‌ها پخش شود، به صورت آزمایشی اجرا می‌کند.

4. یک سفیر تعیین کنید

اجرا و مدیریت یک برنامه OKR باید توسط یک یا چند نفر در سازمان هدایت شود. این شخص معمولاً “سفیر” نامیده می‌شود. نقش سفیر این است که اطمینان حاصل کند همه کسانی که از OKR استفاده می‌کنند، به درستی آموزش دیده‌اند، درگیر هستند و در صورت نیاز از کمک و راهنمایی مستمر برخوردارند.

5. برنامه OKR خود را طراحی کنید

یک برنامه OKR که به خوبی طراحی شده است، وضوح آنچه که انتظار می‌رود و زمانی که انتظار دارید اتفاق بیفتد را ارائه می‌دهد. این به معنای تعریف اهداف و بازه‌های زمانی و همچنین دفعات بررسی و ارزیابی پیشرفت است.

به طور معمول OKR سالانه در سطح شرکت و به صورت فصلی در سطح تیم تنظیم می‌شود. برای اطمینان از اینکه از پیشرفت OKR خود مطلع می‌شوید، بهتر است ارزیابی هفتگی انجام دهید.

6. به تیم‌های خود آموزش دهید

OKR نه تنها یک روش جدید کار است، بلکه یک زبان جدید نیز به شمار می‌رود. برای اطمینان از اینکه همه به یک زبان صحبت می‌کنند، کل سازمان باید در مورد چارچوب آموزش ببیند.

چنین آموزشی می‌تواند از طریق آموزش آنلاین ارائه شود، زیرا مقیاس‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر است، اما برخی از سازمان‌ها نیز کارگاه‌های آموزشی را انتخاب می‌کنند. هر دو روش به خوبی کار می‌کنند.

چگونه OKRهای عالی بنویسیم؟

خوب نوشتن OKR می‌تواند باعث موفقیت یا شکست یک OKR شود. یک OKR به خوبی نوشته شده، تیم‌ها و افراد را به سمت یک نتیجه دلخواه الهام می‌بخشد و هدایت می‌کند. با این حال، یک OKR ضعیف می‌تواند باعث بی‌انگیزگی و عدم جهت‌گیری شود و وقت و تلاش تیم‌ها را از بین ببرد.

در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام نوشتن OKR خود در نظر داشته باشید.

تعیین اهداف

اولاً، خوب است توجه داشته باشید که 3 نوع اصلی هدف وجود دارد: طراحی یا ساختن، بهبود و نوآوری. یک هدف می‌تواند به شما کمک کند چیزی بسازید که قبلاً وجود نداشته است (بسازید)، چیزی (یعنی یک فرآیند یا محصول) را بهتر بسازید (بهبود دهید)، یا حتی ممکن است مجبور شوید چیزی را که قبلاً وجود دارد به طور کامل بازنگری کنید (نوآوری).

هنگام ایجاد هدف خود، نتیجه را در ذهن داشته باشید و از آن اطمینان حاصل کنید:

• جهت‌دار و الهام‌بخش است: از زبانی استفاده کنید که نه تنها بر هدفی که می‌خواهید به آن دست یابید تمرکز کند، بلکه تیم‌های شما را برای کار روی آن و رسیدن به آن ترغیب و درگیر کند.
• بلندپروازانه و در عین حال واقع‌بینانه است: OKRها شما را به فراتر از وضعیت موجود سوق می‌دهند. اهدافتان باید شما را تشویق کنند که از منطقه امن خود خارج شوید و در عین حال واقع‌بین باشید.
• قابل درک است: برای اطمینان از اینکه افراد مسیری که در آن پا می‌گذارند را درک می‌کنند، مطمئن شوید که عنوان هدف شما واضح و مختصر است. از اصطلاحات فنی استفاده نکنید. شما همیشه می‌توانید توضیحات بیشتری را ارائه دهید.
• معیاری را شامل نمی‌شود: اهداف، موضوع را تعیین می‌کنند و نتیجه اولویت‌بندی‌شده‌ای را که می‌خواهید به دست آورید، به شما منتقل می‌کنند. اندازه‌گیری را به نتایج کلیدی خود بسپارید.
• تراز است: اهداف همواره می‌توانند اهداف متعدد دیگری را نیز دنبال کنند. آنها می‌توانند مستقیماً از استراتژی شما، OKR دیگر یا بهبود KPI پشتیبانی کنند. این امکان وجود دارد که همسویی وجود نداشته باشد. شخصی‌سازی اهداف می‌توانند در این دسته قرار گیرند.
• محدود به زمان است: برای اطمینان از اینکه در حال یادگیری و فشار برای رسیدن به نتیجه دلخواه خود هستید، تعیین ضرب‌الاجل برای اهداف خود بسیار مهم است.

تنظیم نتایج کلیدی

هنگامی که هدف خود را تنظیم کردید، گام بعدی، ایجاد نتایج کلیدی است که چگونگی دستیابی به هدف را برایتان تعریف می‌کند و به شما می‌گوید که به هدف خود نزدیک هستید یا خیر.

نتایج کلیدی شما باید این‌گونه باشد:

• تمرکز بر نتیجه: نتایج کلیدی نتایجی هستند که می‌خواهید تا پایان بازه زمانی به دست آورید. به یاد داشته باشید نتایج کلیدی تعیین می‌کنند که آیا به هدف خود دست یافته‌اید یا خیر.
• قابل اندازه‌گیری: نتایج کلیدی باید معیاری واضح و قابل اندازه‌گیری داشته باشند.
• مرتبط: نتایج کلیدی شما خاص و مرتبط با هدفی است که می‌خواهید به آن برسید. نتایج باید روشن کنند که دستیابی به هدف به چه معناست.
• جاه‌طلب و در عین حال واقع‌بینانه: هنگام تنظیم نتایج کلیدی برای کمک به شکستن وضعیت موجود، از تحت فشار قرار دادن محدودیت‌های خود نترسید، اما مراقب باشید که در دایره نفوذ شما قرار گیرد.
• متعادل: بهترین کار این است که بیش از 5 نتیجه کلیدی برای هر هدف تعیین نکنید. در حالی که داشتن نتایج کلیدی بسیار کم، ممکن است تصویر کامل را ارائه نکند، داشتن تعداد زیاد نتایج منجر به از دست دادن تمرکز می‌شود.

تنظیم ابتکار عمل‌ها

با قرار دادن Objective و Key Results، شما تصویر کاملی دارید. اکنون همه چیز در مورد تعریف ابتکار عمل‌ها است – وظایف، پروژه‌ها، وظایف – که به شما کمک می‌کند تا نتایج کلیدی را تعیین کنید. اگر ابتکار عمل‌های شما تأثیر مطلوبی بر نتایج کلیدی مربوطه نداشته باشد، شاید به این معنی باشد که باید در کاری که انجام می‌دهید، تجدیدنظر کنید.

ابتکار عمل‌های شما باید این‌گونه باشد:

• خاص: دامنه باید به وضوح تعریف شود و کار مورد انتظار را به اطلاع برساند. توصیه می‌شود از افعال بدون ابهام مانند ایجاد، نوشتن، راه‌اندازی، بازدید، انتشار و… استفاده کنید.
• تحت کنترل شما: باید کنترل کاملی بر ابتکارات خود داشته باشید. یعنی تکمیل آنها باید در اختیار شما باشد.

اشتباهات رایج OKR که باید از آنها اجتناب کرد

OKR عضله‌ای است که نیاز به تمرین دارد و طراحی OKR هم نیاز به تمرین دارد. برای اطمینان از اینکه موفقیت OKR خود را به حداکثر می‌رسانید، در اینجا برخی از رایج‌ترین اشتباهاتی که باید مراقب آنها باشید، آورده شده است:

• عدم همسویی با استراتژی شرکت

استراتژی، اولویت‌ها و جهت‌گیری‌های سازمان را روشن می‌کند. با همسو کردن OKRها با استراتژی شرکت، مطمئن خواهید شد که تیم شما در زمینه‌هایی که بیشترین اهمیت را دارد کار می‌کند.

• اشتباه گرفتن OKR با KPI

OKR و KPI انواع مختلفی از اهداف هستند. KPIها به شما کمک می‌کنند فرآیندها و عملکرد مداوم را مدیریت کنید. در حالی که OKRها برای کمک به شما در دستیابی به اهداف بزرگ و تحول‌آفرین استفاده می‌شوند. مهم است که تمایز بین آنها را درک و اهداف خود را بر اساس آن مدیریت کنید.

• اولویت‌بندی چیزهای خوب

تنظیم OKR بیش از ظرفیت، برای منعکس کردن تمام کارهایی که می‌خواهید انجام دهید باعث عدم تمرکز می‌شود. OKR در مورد تمرکز است، بنابراین اگر مهم و فوری نیست، اکنون ارزش توجه شما را ندارد. منابع محدود هستند. درگیر شدن با چند هدف با اولویت و تمرکز بر آنها ارزش بیشتری دارد.

• تمرکز بر خروجی‌ها

OKR شما را تشویق می‌کند که از یک خروجی (چه کاری باید انجام دهم؟) به یک نتیجه (به چه چیزی می‌خواهم برسم؟) تغییر دهید. با انجام این کار، نتیجه را ایجاد می‌کنید. در عین حال که تصویر بزرگ‌تر را در ذهن دارید، به عقب برمی‌گردید تا به بهترین شکل ممکن به آن برسید.

• دلایل دیگر

شما می‌توانید دلایل دیگر را از طریق این لینک مطالعه کنید

سخن پایانی

حالا می‌توانید بگویید که OKR چیست. OKRها یک سیستم هدف‌گذاری قدرتمند هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تمرکزی یکپارچه به اهداف خود برسند. با تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری و ایجاد فرهنگ مالکیت فردی و مسئولیت مشترک، OKRها به تیم‌ها کمک می‌کنند با انگیزه، در مسیر حرکت و همیشه همسو با سازمان باشند.