مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM (Business Process Maturity Model)
عموما سازمان‌ها به صورت سالیانه خط مشی خود جهت ارتقا سطح بلوغ فرایند کسب و کار خود را مشخص می‌کنند. برای این منظور، از یک BPMM (Business Process Maturity Model) استفاده می‌شود. در BPMM شایستگی‌هایی که سازمان در اجراهای فرآیندهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) تحت شرایط مختلف دارد را مورد تحلیل قرار می‌دهد. به این ترتیب، بهترین شیوه‌های اجرایی شده توسط یک سازمان برای مدیریت فرآیندهای خود و هم‌چنین نقاط ضعف مشخص می‌شود. سازمان براساس این دانش حاصل شده نقشه راه را برای تقویت خود در طول اجرای طرح‌های بهبود فرآیند کسب و کار تسهیل می‌کند.
Pedro Robledo در سال ۲۰۱۴، در مدل بلوغ فرآیند کسب و کار خود ، ۷ رکن اساسی و البته پویا را برای انجام یک تحلیل جامع از هر سازمان پیشنهاد نمود. هر یک از ۷ رکن مذکور، به نوبه خود به پنج «سطح بلو» تقسیم می‌شوند. بنابراین سازمان تنها در شرایطی می‌تواند همه اقدامات را در یک سطح نهادینه نماید که سطوح پایین آن به آن سطح از بلوغ رسیده باشند.
بیایید به سؤالات اولیه‌ای که باید در هر رکن اساسی پرسیده شود، نگاه کنیم:
رکن اول بلوغ فرایند کسب و کار، استراتژی
تجزیه و تحلیل میزان همسویی فرآیندها با استراتژی کسب و کار، اعمال مدیریت به هنگام پیش بینی، کنشی و واکنشی در کسب و کار به منظور تحقق تعالی عملیاتی
- آیا تاثیر فرایندها برای کمک به اهداف استراتژیک ارزیابی می‌شوند؟
- آیا معیارها (/KPIهایی) برای عملکرد فرآیندها و منابع درگیر، مرتبط با اهداف تجاری وجود دارد؟
- آیا داشبوردی عملیاتی از فرآیندهای هماهنگ شده در BPM وجود دارد که کارایی اجرایی کسب و کار را نشان دهد؟
- آیا داشبوردهایی برای مدیریت تاکتیکی و استراتژیک فرآیندهای سازمان وجود دارد؟
- آیا مدیریت به صورت پیش‌بینی شده، فعال و واکنشی در زمان اجرای کسب و کار اعمال می‌شود؟
رکن دوم بلوغ فرایند کسب و کار، فرایندها
تجزیه و تحلیل سطح شناسایی از طریق مدلسازی و اتوماسیون فرایندهای کسب و کار سازمان.
پیشنهاد می‌شود، این تجزیه و تحلیل با سطح بلوغ هر فرایند مطابق با مدل بلوغ PEMM مایکل همر تکمیل گردد تا موانع موجود در هر فرایند شناسایی شده و توانمندسازهای دارای پتانسیل بهبود، مشخص شوند.
- آیا نمونه آزمایشی فرایند در BPMS با موفقیت انجام می‌شود؟
- آیا نقشه فرایند تعریف شده و مستند مرتبط در سازمان وجود دارد؟
- آیا نقشه راه بهبود فرایند تعریف شده‌ای، براساس استراتژی BPM وجود دارد؟
- چند درصد از فرایندها به صورت BPMN شناسایی شده‌اند؟
- چند درصد از فرایندها فوق مکانیزه و یا خودکار هستند؟
رکن سوم روش‌ها
در اجرای BPM و بهبود مستمر مراحل مختلفی طی می‌شود که برای اجرای هر مرحله روش‌های استاندارد و تکرارپذیری شناخته شده است.
روش‌شناسی معماری کسب وکار، مدلسازی فرایند، فرایند تحلیل، هماهنگ‌سازی فرایند، اتوماسیون فرایند، مدلسازی قوانین، اتوماسیون قوانین، ادغام با فناوری‌ها، نظارت بر فرایند، فرایندکاوی، شبیه‌سازی فرایند، و بهبود مستمر (Lean, SixSigma, TOC) همه دارای روش‌های استاندارد و پویا براساس هدف و فرایند در حال بررسی هستند. در این مسیر توجه به انطباق روش‌شناسی BPM، همسویی فرایندها با استراتژی کسب و کار و پذیرش روش‌شناسی رسمی اولویت بالایی دارند.
- آیا متامدلی تعریف شده است و آیا BPMN (Business Process Model & Notation) برای مدل سازی فرایندهای تجاری و DMN ((Decision Model & Notation برای مدل سازی تصمیمات و قوانین تجاری استفاده می‌شود؟
- آیا از یک روش معماری سازمانی برای برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل فرایندهای نیازمند بهبود و تأثیرات آن استفاده می‌شود؟
- از چه متدولوژی‌هایی برای اجرای فرایندها در فناوری‌های BPMS و RPA استفاده می‌شود؟
- آیا برای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار از فرایندکاوی استفاده می‌شود؟
- از چه روش‌های برای بهینه سازی و بهبود فرایند استفاده می‌شود؟
رکن چهارم بلوغ فرایند کسب و کار، تکنولوژی
تجزیه و تحلیل کاربرد فناوری‌های BPM برای نقش‌های مختلف که در مدیریت فرایند کسب و کار در طول چرخه حیات BPM شرکت می‌کنند
- آیا ابزار BPA برای مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایند و قوانین کسب و کار استفاده می‌شود؟
- آیا از ابزار Enterprise Architecture استفاده می‌شود؟
- چه فناوری‌هایی برای هماهنگ‌سازی و اتوماسیون وظایف و فرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرند؟
- چه فناوری‌هایی برای یکپارچه‌سازی فرایندها با سیستم‌های هوشمند، برنامه‌ها و داده‌ها استفاده می‌شود؟
- چه فناوری‌هایی برای نظارت بر فرایندها استفاده می‌شود؟
رکن پنجم، افراد
تجزیه و تحلیل سطح دانش و مهارت نقش‌های مختلف که در طرح‌های BPM شرکت می‌کنند، در کنار بررسی ماتریسی بودن یا نبودن سازمان و تجزیه و تحلیل تیم یا مرکز تعالی BPM برای شناسایی سطح پیاده‌سازی نقش‌ها، مسئولیت‌ها، رفتارها، رهبری و مشارکت مدیریت
- هر یک از نقش‌های تیم BPM و رهبران فرایند چه قابلیت‌های تحولی، عملیاتی و فنی در BPM دارند؟
- مدیریت چگونه در ابتکارات BPM دخالت دارد؟
- آیا نقش‌ها و مسئولیت‌های فرایندی تعریف شده است؟
- آیا مدیریت با آگاهی از سهم فرایندها در استراتژی کسب و کار، مدیریت فرایند را انجام می‌دهد؟
- آیا منابع انسانی، منابع را براساس بهره‌وری و مهارت آن‌ها در فرایندهای مربوطه مدیریت می‌کند؟
رکن ششم بلوغ فرایند کسب و کار، نظارت
تجزیه و تحلیل مدیریت تیم BPM یا مرکز تعالی BPM براساس متامدل استفاده شده، استفاده از استانداردها و راهنماها برای بکارگیری مناسب شیوه‌های مدیریت فرایند کسب و کار و تحلیل آن‌ها
- آیا مدیریت به اجرای BPM متعهد است؟
- آیا مرکز تعالی BPM تعریف شده است؟
- از چه متامدل، استانداردها و دستورالعمل‌های BPM استفاده می‌شود؟
- کنترل و مدیریت ابتکارات BPM و اجرای آن‌ها با فناوری‌های BPM چگونه انجام می‌شود؟
- آیا داشبوردهایی تعریف شده‌اند که امکان تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده، فعال و واکنشی عملیات، میزان دستیابی به اهداف کسب‌وکار و همسویی با سایر مدیریت‌های تجاری را فراهم نمایند؟ (کیفیت، EFQM، شایستگی‌ها، ISO، امنیت، ریسک‌ها، محیط زیست و غیره)
رکن هفتم بلوغ فرایند کسب و کار، فرهنگ
تجزیه و تحلیل برای تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان درBPM، راهنمایی مدیران اجرایی در جهت گیری فرایندها برای انجام اقداماتی مشخص در راستای بهبود فرهنگ کسب و کار
این تحلیل را می‌توان با تحلیل بلوغ شرکت طبق مدل بلوغ PEMM مایکل همر تکمیل نمود تا ظرفیت تحول سازمان نماید. این مهم تاثیر به سزایی بر بلوغ فرایندهای سازمان خواهد داشت.
- چگونه از تلاش‌های نوآوری فرایند حمایت می‌شود؟
- مزایای اجرای BPM چگونه در شرکت تعریف، اندازه گیری و پاداش می‌شود؟
- اولویت‌ها و تصمیمات چگونه برای اطمینان از بازگشت سرمایه برای ابتکارات بهبود فرایند هدایت می‌شوند؟
- زمینه فرایندگرایی چقدر سالم است؟
- تغییر و تحولات ناشی از بهبود عملیاتی چگونه مدیریت می‌شود؟
از طریق پاسخ‌های ارائه شده به این ۳۵ سوال می‌توان به تشخیص اولیه بلوغ فرایندی سازمان پرداخت. این ارزیابی، نقاط قوت و ضعف شرکت را مشخص می‌کند و در نهایت امکان انجام اقدامات ملموس برای ساخت و بهبود جهت گیری توسط فرایندهای سازمان را فراهم خواهد شد.
