ارزش مدلسازی فرایند کسب و کار
اداره یک سازمان، به خصوص وقتی که شروع به بزرگ شدن می‌کند، علاوه بر داشتن یک برنامه مدیریت کافی و جامع، نیازمند داشتن یک دیدگاه شفاف از فرایندهای سازمان است. کسب و کارهای پشتاز به طور مداوم در حال بررسی استراتژی‌ها و فرایندهای خودشان هستند تا کارایی خود را بهبود دهند. انجام این اقدامات نه تنها به آنها اجازه می‌دهد سریع‌تر و با هدر رفت منابع کمتری به اهداف خود برسند، بلکه می‌توانند به افزایش اعتماد به نفس و روحیه کارمندان ارزشمندشان نیز کمک کند.
اینجاست که BPMN وارد می‌شود.
BPMN چیست؟
BPMN یک زبان گرافیکی استاندارد شده برای نمایش فرایندها و جریان‌های تجاری در قالبی دسترس‌پذیر است. مدل‌های BPMN شامل رویدادها، فعالیت‌ها، درگاه‌ها و جریان‌ها هستند که هر یک از این عناصر از طیف متنوعی از انواع تشکیل شدند.
ممکن است در ابتدای کار درک نمودارهای فرایند کسب و کار و زبان BPMN کمی چالش برانگیز باشد. به خصوص وقتی که کارمندان برای اولین بار شروع به استفاده از نرم افزارهای تخصصی BPMN می‌کنند، اما پیشرفتی که از آن در آگاهی و کارایی حاصل می‌شود، بسیار ارزشمند خواهد بود. نمودارهای BPMN حتی برای مدیرانی که دارای دیدگاه فنی کمتری هستند هم قابل درک است و شفافیت بیشتری را برای تصمیم گیری‌های مهم به آنها ارائه می‌کند. برای مثال با درک روش‌هایی که فرایندهای مختلف یک سازمان بر یکدیگر تاثیر می‌گذارند، مجریان فرایندهای بخش‌های مختلف می‌توانند به ایجاد بهبود و حتی خودکارسازی فرایندها کمک کنند. این تنها یکی از نتایج عمده پیاده سازی BPMNخواهد بود.
همچنین مدل‌های فرایند BPMN می‌تواند با توسعه‌دهندگان نرم‌افزار یا متخصصان مکانیزاسیون فرایند به اشتراک گذاشته شوند و تا آنها سیستم‌هایی براساس مشخصات بهینه BPMN پیاده‌سازی کرده و در اختیار سازمان قرار دهند.
در حقیقت دلایل متعددی وجود دارد که چراBPMN به عنوان یک استاندارد جهانی برای مدلسازی فرایند کسب‌وکار تعیین شده است. بیایید نگاهی به بعضی از بزرگ‌ترین مزایای ارائه شده آن بیندازیم!
چگونه BPMN می‌تواند برای کسب و کار مفید باشد؟
بهره‌وری
بدون شک، نداشتن درک کامل از نحوه عملکرد کسب و کارتان، باعث از دست رفتن فرصت‌ها و هدر رفتن منابع می‌شود. همچنین هنگامی که تصمیم گیرندگان مهم در کسب و کارتان، می‌توانند با ارزش‌ترین فرایندها را درک کنند، آنها قادر خواهند بود تا به طور مداوم فرایندها را بهبود ببخشند. این امر نه تنها باعث می‌شود شما به راحتی و با کمترین هزینه به سودهای عمده برسید، بلکه فضای تحقق بهبود مستمر را نیز در سازمان شما محقق می‌کند که می‌تواند در طولانی مدت به سود‌آوری بیشتری برای کسب و کار منتج شود.
برای مثال، می‌توانید از BPMN برای شناسایی شروع یا جهت سیر یک فرایند کلیدی استفاده کنید. یا درگاه‌هایی که تصمیم‌گیری‌ها را مشخص کرده و فرایند را به نقاط پایانی بالقوه هدایت می‌کنند، شناسایی نمایید. بدین ترتیب می‌توانید تغییراتی به وجود بیاورید که هدف فرایند شما-که همان ارائه یک محصول یا خدمات با کیفیت مناسب است- را برای همکاران و مشتریان ارزان‌تر و آسان‌تر محقق کند.
این سطح از شناخت را می‌توان تقریباً برای هر حوزه تجاری اعمال کرد. با این تفاوت که BPMN ارتباطات بین بخش‌ها را نیز در نظر می‌گیرد و به مجریان این امکان را می‌دهد تا ببینند که چگونه در رسیدن به یک هدف مشترک سازمانی مشارکت دارند و اینکه هر تصمیم چگونه بر کل کسب و کار تأثیر می‌گذارد.
ممکن است بگویید که دستیابی به این سطح از دیدگاه صرفاً با انتشار دستورالعمل‌هایی برای مدیران سطح بالاتر قابل دستیابی است. ولی یکی از مزایای کلیدی BPMN، زبان گرافیکی ساده و واضح آن است که درک آن بسیار ساده‌تر از متون و دستورالعمل‌ها است. به بیان صریح، BPMN در ایجاد کارایی، فوق العاده کارآمد است.
تعادل
در دنیای مدرن کسب و کار، فرار از دسترسی به فناوری اطلاعات غیرممکن است. چیزی که قبلا به عنوان ابزار ثانوی تلقی می‌شد، اکنون تقریبا در تمام جنبه‌های یک شرکت مدرن، از جمله خدمات مشتری، ارتباطات و حتی ابتدایی‌ترین فرایندهای تجاری نفوذ کرده است.
با این وجود، سازمان‌ها هنوز هم در پست‌های کلیدی خود هم مجریانی فنی و هم مجریانی غیرفنی دارند. به همین دلیل، کسب اطمینان از همسویی کامل استراتژی‌های کسب و کار با قابلیت‌های فناوری اطلاعات، اغلب می‌تواند چالش برانگیز باشد. از طرفی عدم همسوشدن با قابلیت های فناوری اطلاعات می‌تواند باعث تأخیر در دستیابی به اهداف کلیدی، سازگاری با چالش‌های جدید و غلبه بر رقبا شود.
BPMN را می‌توان به گونه‌ای قالب‌بندی کرد که برای مخاطبان با زمینه‌های فنی مختلف مناسب باشد، عناصر و فرایندهای کلیدی را به‌گونه‌ای ساده‌سازی کند که صرف نظر از دانش فنی مخاطب، قابلیت‌های آن به روشنی مشخص باشد. حتی آموزش اولیه BPMN می‌تواند برای آن دسته از تحلیل‌گران کسب و کار که کمتر به جنبه‌های تکنولوژیکی سازمان‌های مدرن عادت دارند، تجربه ارزشمندی را محقق سازد.
انطباق سریع‌تر
همانطور که تکنولوژی به تکامل خود ادامه می‌دهد، سازمان‌ها می‌بایست برای سازگاری با آن آماده باشند تا بتوانند در محیط رقابتی کسب و کار حضور فعال داشته باشند. به عنوان مثال، بسیاری از مشتریان اکنون خواستار دسترسی به خدمات از طریق اپلیکیشن‌های موبایلی هستند. همچنین رشد برون‌سپاری بین‌المللی، شرکت‌ها را ملزم به سرمایه‌گذاری بسیار بیش‌تر در استفاده از برنامه‌های دیجیتالی کرده است.
همانطور که گفته شد، شنیدن در مورد فناوری جدید برای سازمان‌ها بسیار آسان و بیش از حد هیجان انگیز است. اما هر روند جدیدی برای هر شرکتی مناسب نخواهد بود، و تلاش برای ترکیب یک ویژگی یا فرایند جدید بدون درک کامل آن اغلب منجر به هدر رفتن تلاش‌ها خواهد شد، زیرا در این شرایط سود کمی حاصل می‌شود.
با استفاده از زبان مدلسازی BPMN، شرکت‌ها به راحتی می‌توانند پیش‌بینی کنند که چگونه تغییرات می‌توانند به طور بالقوه برای حیاتی‌ترین فرایندهایشان مفید باشند. آنها همچنین می‌توانند خطرات بالقوه را ارزیابی کنند و به آنها اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند و تا حد امکان با چالش‌ها سازگار شوند.
همین طور روان بودن BPMN تضمین می‌کند که مدل‌ها می‌توانند به راحتی فناوری‌ها، چارچوب‌ها و فرایندهای آینده را پوشش دهند. به طور خلاصه، BPMN می‌تواند سازگاری کسب و کارها را تقویت کند و حدس و گمان‌های پرهزینه، را نه تنها در کوتاه مدت بلکه برای آینده قابل پیش بینی کاهش دهد.
همکاری و تعامل کارکنان
سادگی ارائه شده توسط نمودارها و نمادهای BPMN تنها مختص تصمیم گیرندگان سطح بالای یک کسب و کار نیست. BPMN می‌تواند با ایجاد زبان مشترک، همکاری بین کارمندان در بخش‌ها، شرکت‌ها یا حتی صنایع مختلف را بهبود ببخشد.
ایجاد توانایی برای درک اهداف یک شرکت و اطمینان از اینکه آنها تا حد امکان به طور موثر دنبال می‌شوند، می‌تواند برای افزایش روحیه کارکنان هم شگفت انگیز باشد. اصطلاحات و مستندات BPMN می‌تواند اعضای تیم را از کارهایی که باید انجام دهند و همچنین چگونگی و چرایی آنها را مطلع کند. همچنین می‌تواند به انتقال دانش از کارکنان باسابقه به سایر سطوح سازمان، اعم از تازه‌کارها و مدیران سطح بالا، سرعت ببخشد.
حفظ سرمایه انسانی و معرفی سازمان به پرسنل جدید
وقتی نوبت به یافتن و حفظ استعدادهای کلیدی می‌رسد، ایجاد یک تأثیر اولیه خوب بسیار مهم است. شفافیت ارائه شده توسط BPMN برای این منظور نیز عالی است، زیرا کارمندان واجد شرایط و با تجربه می‌توانند ببینند که کسب و کار شما نه تنها هدفی واضحی دارد و بلکه فرایندهایی دقیقی برای کمک به تحقق آن اهداف نیز موجود است. نمودارهای BPMN همچنین می‌توانند به تازه واردها در متمرکز شدن بر مهم‌ترین عناصر برای یادگیری نقش‌های جدید خود کمک کنند تا در سریع‌ترین زمان ممکن مولد شوند.
همان‌قدر که BPMN برای نگهداشت مجریان کلیدی فعالیت‌ها مفید است، می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا از فرایند خروج این افراد نیز جان سالم به در ببرند. در صورتی که BPMN به درستی استفاده شود، هر فرایند هر چند پیچیده و تخصصی، می‌توانند کاملا توسط سایرین مشاهده و درک شود. و این ویژگی می‌تواند فرایند جایگزینی کارمندان با تجربه و متخصص را بسیار آسان‌تر کند، زیرا تازه‌واردها باید زمان بسیار کمتری را صرف رسیدگی به کار خود کنند.
شناخت مجریان
داشتن یک برنامه محکم با یادگیری پایبندی به آن متفاوت است. خوشبختانه، وضوح و چشم‌انداز ارائه‌شده توسط BPMN، تشخیص اینکه چرا فرایندهای کلیدی تکمیل نمی‌شوند را برای مدیران آسان می‌کند و مجریان کلیدی پاسخگو را مشخص می‌کند. این نه تنها برای مدیرانی که فرایندها را در مقیاس بزرگ کنترل می‌کنند، بلکه برای کارکنان نیز مفید است. این مجریان فعالیت‌ها، قادر خواهند بود درک کنند که چگونه کار آنها بر اهداف سازمانی گسترده‌تر تأثیر می‌گذارد و آنها را تشویق می‌کند تا مشارکت‌های لازم را در راستای تحقق این اهداف انجام دهند.