پنج مزیت کلیدی OKR یا FACTS چیست؟
مدل «اهداف و نتایج کلیدی» (Objective and Key Results) یا همان سیستم OKR روشی قدرتمند است که اهداف هر شرکت یا سازمانی را بیان می‌کند. در واقع، مدل OKR می‌تواند مأموریت و چشم‌انداز را نشان دهد، مشارکت کارکنان را بهبود ببخشد و اولویت‌های اصلی هر سازمانی را آشکار کند. ازاین‌رو، سیستم او کی آر به‌طور گسترده توسط سرشناس‌ترین شرکت‌های دنیا، مانند گوگل و آمازون، مورد استفاده قرار می‌گیرد در این مطلب می‌خواهیم پنج مزیت کلیدی OKR یا FACTS را معرفی کنیم.
کارشناسان پنج مزیت کلیدی OKR را تحت‌عنوان‌های تمرکز (focus)، همسویی (alignment)، تعهد (commitment)، ردیابی (tracking) و کشش (stretching) شناسایی کرده‌اند که به‌اختصار، به آن‌ها F.A.C.T.S نیز می‌گویند. مزایای OKR که با عنوان «پنج ابرقدرت» (the five superpowers) نیز شناخته می‌شوند، نشان‌دهنده‌ی کارایی این مدل مدیریتی هستند. به‌خاطر همین، در این مقاله از TryBPM، به‌سراغ این موارد رفته‌ایم تا ببینیم که FACTS چیست و چه جنبه‌ای از سیستم OKR را به ما نشان می‌دهد
پنج مزیت کلیدی OKR کدامند؟
گفتیم که FACTS چیست؛ اما برای اینکه با تک‌تک این مفاهیم آشنا شوید، باید آن‌ها را با دقت بررسی کنیم. ازاین‌طریق، با سیستم OKR بهتر آشنا می‌شوید و می‌توانید آن را به‌شکلی مؤثر در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
تمرکز (focus)
در بین پنج مزیت کلیدی OKR، تمرکز اولین گزینه است. در ابتدا، برای پیاده سازی سیستم OKR، از تعیین جهت برای کل شرکت شروع می‌کنیم و از کارکنان و تیم‌ها می‌خواهیم که OKRها را در راستای اهداف شرکت و نتایج کلیدی مورد نظر بنویسند. معمولاً توصیه می‌شود که برای سیستم او کی آر، ۲ تا ۴ هدف در نظر گرفته شده و برای هر هدف ۳ تا ۵ نتیجه‌ی کلیدی تعیین شود. ازاین‌رو، هرچیزی که جزء اهداف فعلی شرکت نیست، باید به دورهای بعدی پیاده‌سازی OKR موکول شود.
این محدودکردن اهداف و نتایج کلیدی، برای «تمرکز» (Focus) بر روی موارد ضروری‌تر، اهمیت زیادی دارد. تمرکز بر موارد محدود، باعث بروز نوآوری‌‌هایی می‌شود که می‌توانند در مدت کوتاهی، تفاوت‌های آشکاری را در فرایندهای شرکت ایجاد کنند. بنابراین، مدیران باید به‌طور جدی روی اهداف و نتایج کلیدی معدود تمرکز کرده و ازاین‌طریق، مسیر هموار و مشخصی را برای کارکنان خود ترسیم کنند.
همسویی (alignment)
دومین F.A.C.T.S همسویی است. در واقع، همسویی هدف و مزیت اصلی پیاده‌سازی سیستم OKR محسوب می‌شود؛ چون‌که فعالیت‌های فردی و تیمی را در مسیر رسیدن به اهداف استراتژیک سازمانی یکپارچه می‌کند. برای رسیدن به این هدف، پس از اینکه مدیر ارشد او کی آر، اهداف و نتایج کلیدی را تنظیم کرد، از او خواسته می‌شود که این موارد را با تیم‌های مختلف کاری در میان بگذارد تا در این تیم‌ها، «همسویی» ایجاد کند.
با این روش، همه‌ی تیم‌ها با وظایف خود آشنا می‌شوند تا همگی در کنار هم، به‌سوی اهداف سازمانی حرکت کنند. بااین‌حال، باید توجه داشت که همه‌ی تیم‌ها دارای OKRهای یکسانی نیستند؛ بلکه هرکدام از آن‌ها باید بر اساس مسئولیت‌ها و حیطه‌ی کاری خود با مدل OKR هماهنگ شوند. به‌طور کلی، می‌توان نتیجه گرفت که سیستم او کی آر به ما نشان می‌دهد که همه‌ی تیم‌ها و کارکنان اهداف فعلی را درک کرده‌اند و می‌دانند که چه مواردی برای شرکت اهمیت دارند.
تعهد (commitment)
در بین پنج مزیت کلیدی OKR، مورد سوم تعهد است. تعهدات نشان‌دهنده‌ی این مطلب هستند که همه‌ی تیم‌ها نسبت به اهداف و نتایج کلیدی توافق دارند؛ در نتیجه، تمام منابع و نیروهای شرکت، در مسیر پیشبرد این اهداف قرار گرفته‌اند. البته باید به این نکته توجه داشت که «تعهد» را نمی‌توان به تیم‌های مختلف تخصیص داد؛ چراکه این مسئله به نحوه عملکرد و شفافیت خود تیم‌ها نیز بستگی دارد. به همین خاطر، پیگیری مداوم برای سنجش میزان تعهد تیم‌ها، اهمیت زیادی خواهد داشت.
ردیابی (tracking)
چهارمین مورد از مزایای OKR یا FACTS، ردیابی است. در سیستم OKR، همیشه یک هدف، باید شامل تعداد محدودی نتایج کلیدی باشد که بتوان نتایج آن را به‌طور ملموس و واضحی اندازه‌گیری کرد. به‌این‌ترتیب، مدیران می‌توانند میزان موفقیت یک تیم را اندازه گرفته، خطاهای احتمالی را پیدا کرده و از این اطلاعات برای بهبود عملکردها استفاده کنند. علاوه‌بر اینکه این داده‌ها به مدیران کمک خواهند کرد که آموزش‌های لازم را برای کارکنان خود در نظر بگیرند.
نه‌تنها داشتن نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری در سیستم او کی آر اهمیت زیادی دارد، بلکه باید نتایج حاصل از «ردیابی» میزان پیشرفت را با کل سازمان به اشتراک گذاشت. این مسئله به تیم‌ها کمک می‌کند که شفاف‌تر و تأثیرگذارتر عمل کنند و درصدد بهبود عملکردهای خود باشند. همچنین، چنین رویکردی باعث سالم‌سازی روابط بین تیم‌ها خواهد شد.
ردیابی عملکردهای تیم‌ها نیز به‌صورت دستی امکان‌پذیر نیست؛ بنابراین، مدیران به ابزاری نیاز دارند که نتایج کلیدی را اندازه‌گیری کنند و این اطلاعات را به همه‌ی تیم‌ها نمایش دهند.
کشش (stretching)
آخرین مورد در پنج مزیت کلیدی OKR، کشش است. یکی از بنیان‌گذاران سیستم OKR در این زمینه می‌گوید: «ترجیح می‌دهم هدف من مریخ باشد و به ماه برسم. اینگونه حداقل مهتاب را خواهم داشت.»
سیستم OKR به تیم‌ها و افراد کمک می‌کند که فراتر از چارچوب ذهنی خود فکر کنند. برای رسیدن به این منظور، اهداف باید «کششی» و «بلندپروازانه» باشند. البته این اهداف کششی باید قابل اندازه‌گیری بوده و دست‌نیافتنی نباشند. ضمن اینکه مدیران باید انتخاب کنند که درحال‌حاضر کدام اهداف کششی برای آن‌ها اهمیت بیشتری دارند.
البته باید توجه داشته باشید که همسوسازی کارکنان با چنین اهدافی نیاز به آموزش مداوم و توانمندسازی آن‌ها دارد. ایجاد چنین تفکری در سازمان، به شما کمک می‌کند که پتانسیل بالقوه‌ی تیم‌ها را آشکار کرده و به نتایجی فراتر از رویکردهای معمول سازمانی دست یابید.
سخن پایانی
سیستم OKR مدلی بسیار کارآمد است که بر اساس اهداف و نتایج کلیدی شکل می‌گیرد. سیستم او کی آر به‌طور گسترده توسط شرکت‌های بزرگ دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد و پتانسیل‌های تیم‌های کاری را آزاد می‌کند. کارشناسان پنج مزیت کلیدی OKR را با عنوان FACTS معرفی کرده‌اند که مدیران باید پیش از پیاده‌سازی مدل OKR با آن آشنا باشند. به همین خاطر، در این مقاله، به‌سراغ مزایای OKR رفتیم و F.A.C.T.S را به‌طور کامل برای شما شرح دادیم.
