نیاز کسب و کار چابک به BPM و BPMS
امروزه اکثر کسب و کارها در یک بازار به اصطلاح ناپایدار، نامشخص، پیچیده و مبهم فعالیت می‌کنند که در آن الزامات و قواعد تجارت به طور مکرر تغییر می‌کند. استاراتاپ‌های نوظهور به عنوان نمونه‌هایی از کسب و کار چابک به سرعت نوآوری‌هایی را ایجاد می‌کنند که باعث می‌شود سازمان‌های سنتی نتوانند در مقایسه با استارتاپ‌ها و یک سازمان چابک به طور مناسب پیشرفت کنند. درنتیجه این سازمان‌ها در شرایط عدم توانایی رقابت در بازار قرار می‌گیرند.
برای جلوگیری از این امر، بسیاری از سازمان‌ها به شیوه‌هایی روی آورند که خود را در دسته‌بندی کسب و کار چابک قرار دهند. این کسب و کارها به دنبال بهبود کارایی محصول و خدمات خود هستند و این امر محقق نمی‌شود مگر اینکه تمام بخش‌های کسب و کار این رویکرد را داشته باشند. در واقع چابکی یک بخش از کسب و کار، شما را نمی‌تواند به عنوان یک کسب و کار چابک معرفی کند.
هدف از رویکرد کسب و کار چابک این است که کسب و کارها بتوانند سریعتر و موثرتر با محیط متغیر سازگار شوند، با سرعت بیشتری نوآوری کنند و درنتیجه نیازهای مشتری را بهتر برآورده کنند. درواقع این چیزی است که می‌توان آن را چابکی سازمان تعریف کرد. برای دستیابی به آن باید همه سطوح سازمانی با هم هسو باشند. ارتباطات سریع در بخش‌های مختلف کسب و کار بوجود آید. ارزش‌های سازمان شفاف و همه نسبت به آن آگاه باشند. و همه در تلاش برای کشف راه مناسب برای انجام هر کاری باشند.
ویژگی‌های کسب و کار چابک
قبل از این که در مورد تاثیر BPM و BPMS در یک سازمان چابک عمیق‌تر صحبت کنیم، اجازه دهید با چند ویژگی مشترک شرکت‌های چابک، زمینه صحبت را ایجاد کنیم.
پیروی از یک هدف و چشم‌انداز مشترک
یکی از ویژگی‌های اصلی یک سازمان چابک این است که آنها بر نتایج تمرکز دارند. به همین دلیل است که در این سازمان‌ها هدف و چشم‌انداز مشترکی وجود دارد که همه باید از آن آگاه باشند و از آن پیروی کنند. در یک کسب و کار چابک همه در مورد چشم‌انداز مشترک صحبت می‌کنند و اجازه دارند در راستای تحقق آن خارج از چارچوب‌های محدود کننده نوآری کنند.
این شرایط مستلزم شفافیت اساسی در کل ساختار سازمانی و تغییر فرهنگ به محیطی است که اشتراک‌گذاری دانش را تشویق می‌کند. کسب و کار چابک با تمرکز بر بهبود همکاری بین تیم‌ها و راه‌اندازی ابزارهایی مانند نمودارها و تابلوهای تصویری که اطلاعات را منتشر می‌کنند، همه را برای حرکت در جهت چشم‌انداز مشترک تشویق می‌کنند. این امر کمک می‌کند تا همه در یک مسیر باشند و حس تعلق آنها به هدف مشترک افزایش می‌یابد.
علاوه بر این، کسب و کار چابک در پی دریافت بازخورد از طرف ذینفعان داخلی و خارجی هستند. این بازخوردها برای ایشان به عنوان ابزاری برای سنجش تحقق چشم‌انداز می‌باشد. این روش به مدیران کسب و کار اجازه می‌دهد تا به طور منظم پیشرفت اهداف استراتژیک را ارزیابی کنند.
ایجاد تیم‌های توانمند
کسب و کار چابک با توجه به چشم‌انداز و اهداف ساختار خود را ایجاد می‌کند. هدف در این ساختارها، تولید و ارائه ارزش نهایی برای مشتریان کسب و کار و البته کارکنان است. بنابراین در ساختارهای یک کسب و کار چابک امکان ارتباط سریع بین افراد در سطوح مختلف باید وجود داشته باشد.
علاوه بر این، تیم‌های مسئول هر یک از خدمات قابل ارائه به مشتری، به طور مستمر فرآیندهای کاری خود را توسعه و بهبود می‌دهند تا آنها را با ارزش‌های سازمان منطبق کنند. تیم‌ها در یک کسب و کار چابک دارای قدرت تصمیم‌گیری، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و آزمایش چیزهای جدید هستند. به این ترتیب، یک سازمان چابک فضای بیشتری برای بروز توانمندی‌های تیم‌های مختلف خود فراهم می‌کند.
چرخه‌های تصمیم‌گیری و یادگیری سریع
یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی سازمان چابک این است که کارکنان در چرخه‌های یادگیری منظم شرکت می‌کنند. در این ساز و کار یادگیری اطلاعات بین آنها به اشتراک گذاشته می‌شود. تلاش می‌کنند بر اساس این یادگیری با تغییرات مختلف سازگار شوند و به طور مداوم در پی بهبود هستند.
استارتاپ‌ها به شدت از این اصول برای توسعه محصولات نوآورانه استفاده می‌کنند. آنها با ایجاد همسویی بین همه تیم‌ها برای عرضه نهایی محصول و خدمت خود استفاده می‌کنند. ایده فقط این نیست که مطمئن شوند تیم‌ها محصول یا خدمات مناسب را توسعه می‌دهند، بلکه ایده این است که کل شرکت در مسیر درست حرکت کند. با ادغام چرخه‌های مکرر آزمایش و یادگیری، سازمان‌ها قادر به مدیریت تیم‌ها، درک بهتر پیچیدگی و درنتیجه نوآوری می‌شوند.
نقش BPM و نرم‌افزار BPMS در ایجاد یک کسب و کار چابک
برای پیشبرد چابکی، یک کسب و کار باید یک سیستم مدیریتی کامل در اختیار داشته باشد که بتواند از آنها در ایجاد همزیستی بین همه ساختارها و تسهیل جریان اطلاعات در درون آنها استفاده کند. بخش مهم دیگر شامل ایجاد توانایی در بهبود و تغییر است. هرچه یک کسب و کار در ایجاد تغییراتی که منجر به بهبود شود، تواناتر شود، در واقع چابک‌تر شده است.
اما چگونه می‌توانید همه این موارد را به هم پیوند دهید تا کسب و کار شما در برابر تغییرات مقاوم‌تر و در عین حال منعطف شود؟
یکی از راه‌های تحقق این امر، پیاده‌سازی نظام مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) در سازمان است. سازمان چابک باید همیشه به دنبال بهبود فرایندهای خود باشد. دستاورد اصلی BPM نیز بهبود فرایندها است. هر بنگاه اقتصادی باید نظام مدیریت فرایند کسب و کار متناسب با شرایط خود داشته و از آن برای تحقق چابکی استفاده کند.
استفاده از سیستم‌های مدیریت گردش کار و به طور خاص نرم‌افزار BPMS می‌تواند به کسب و کار کمک کند تا اجرای فرایند و تغییرات فرایند با سرعت بیشتری اتفاق بیفتد، داده به روش درست در اختیار افراد قرار بگیرد و ساز و کار مشارکتی در محیط کار بوجود بیاد. استفاده از یک BPMS متناسب می‌تواند شما را در بوجود آوردن یک کسب و کار چابک آماده سازد.
BPM ابزاری برای بهبود فرایند در یک سازمان چابک
هر فرایند که در یک کسب و کار چابک در حال اجرا است، مستعد این است که در شرایط بهینه‌تری اجرا شود. این بدان معنا نیست که لزوما باید افراد بهتر، بیشتر و سریعتر کارکنند. افراد قسمتی از شرایط یک فرایند هستند. روش‌های اجرایی، ترتیب اجرای کارها، لزوم و عدم لزوم اجرای فعالیت‌های یک فرایند مواردی است که می‌توان در خصوص آن صحبت کرد. تکنیک‌های مختلف در تحلیل فرایند در چرخه BPM می‌تواند به شما کمک کند تا درک درستی از نقاط قابل بهبود در هر فرایند داشته باشید.
بهبود مداوم مبتنی بر داده
توسعه یک کسب و کار چابک مستلزم بررسی و اندازه‌گیری دقیق عملکرد فرایندها می‌باشد. کسب و کار باید بر اساس اعداد و واقعیت‌ها تصمیم‌گیری نماید. تعریف و تعیین شاخص‌های کلیدی عمکرد (KPI) برای سازمان و شاخص‌ها سنجش عملکرد فراید می‌تواند سازمان را برای درک درست شرایط خود هدایت کند.
سازمان‌ها می‌توانند داده‌های مربوط به معیارهای مختلف فرایند را جمع‌آوری و به وسیله نمودارهای مختلف نمایش دهد. اینها به سازمان کمک می‌کند که بتواند تجزیه و تحلیل بهتری از کارهای جاری در سازمان داشته باشد.
BPMS ابزاری برای سازمان چابک
اتوماسیون فرایندها گامی موثر برای اجرای دقیق‌تر و سریعتر فرایندها می‌باشد. نر‌افزار BPMS علاوه بر اینکه اتوماسیون فرایند را برای یک کسب و کار چابک به ارمغان می‌آورد، این امکان را به کسب و کار می‌دهد که در زمان کوتاهی فرایندهای خود را تغییر دهد. شرایط هر کسب و کار تحت تاثیر عوامل داخلی و خارجی تغییر می‌کند و به طبع آن نیاز است که فرایندها نیز متناسب با شرایط تغییر کند. BPMS بیش از هر ابزار دیگری این امکان را به کسب و کار چابک می‌دهد که فرایندها را در سریعترین زمان ممکن متناسب با شرایط جدید تغییر دهد.
ما می‌توانیم به شما در مسیر رسیدن به یک کسب و کار چابک همراهی کنیم. خدمات ما در حوزه مشاوره BPM می‌تواند مسیر شما را امن و کوتاه کند.
