یک متخصص BPM در سال جدید چه مهارت‌هایی لازم دارد؟ بخش سوم
مانند سال گذشته BPMtips یک مصاحبه با تعدادی از متخصصان و بزرگان حوزه BPM در خصوص مهارت‌های لازم برای یک متخصص BPM در سال جدید میلادی، انجام داده است. توصیه‌ها و پیشنهادات این گروه می‌تواند برنامه مطالعاتی و آموزش سال 1401 ما باشد. چکیده این مصاحبه طولانی در چند بخش در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌گیرد.
بخش اول این گفتگو را می‌توانید از طریق این لینک مطالعه کنید.
بخش دوم این گفتگو را می‌توانید از طریق این لینک مطالعه کنید.
Adeel Javed
عادل جاوید یک متخصص اتوماسیون هوشمند، نویسنده و سخنران در این حوزه است. او به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از راهکارهای کم کد (Low-code)، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)، اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA)، تحلیل، یکپارچه‌سازی و یادگیری ماشین، فرایندهای خود را خودکار کنند.
او عاشق فناوری های جدید و نوشتن درباره آنها است. او دو کتاب با همکاری Apress منتشر کرده است: «Building Arduino Projects for the Internet of Things: Experiments with Real-World Applications» و «Robotic Process Automation using UiPath StudioX: A Citizen Developer’s Guide to Hyperautomation». او نظرات خود را در مورد روندهای مختلف فناوری در وبلاگ خود (adeeljaved.com) به اشتراک می گذارد.
مهارت‌ها، تکنیک‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی که می‌تواند به متخصصان BPM کمک کند تا در سال 2022 برای سازمان‌های خود بیشترین ارزش را محقق کنند، چیست؟
به نظر من، درک آنچه من به عنوان پشته اتوماسیون (Automation Stack) از آن یاد می کنم، بسیار مهم خواهد بود. در حالی که ارکستراسیون هنوز جزء اصلی این پشته است، ما باید فراتر از وظایف سنتی انسان محور به یکپارچی مبتی بر API فکر کنیم.
اتوماسیون رباتیک: RPA هنوز یک ضرورت است. توانایی یکپارچگی با سیستم‌های قدیمی که از API پشتیبانی نمی‌کنند، یا سیستم‌هایی که یکپارچکی با آنها سخت است (به دلیل محدودیت‌های متعدد)، برای دیجیتالی کردن فرآیندها بسیار مهم است.
پردازش هوشمند اسناد: هنوز کمی سخت و پیچیده است، اما توانایی پردازش اسناد به صورت هوشمند می‌تواند بسیاری از کارهای دستی را کاهش دهد.
بهترین اقدام بعدی: اکثر پلتفرم‌ها به انواعی از سرویس‌های هوش مصنوعی متصل می‌شوند که این سرویس‌ها می‌توانند با ارائه پیشنهاد مناسب، انجام بهتر وظایف انسان محور را بهبود دهند.
فرآیند کاوی: هنوز در اول راه است. اما الان بهترین زمان برای ورود به این حوزه می‌باشد.
Agile: چیز جدیدی نیست، اما توانایی شکستن بهتر پروژه‌های اتوماسیون فرایند به User Story هنوز یک چالش است. بنابراین تسلط بر Agile می‌تواند سودمند باشد.
کدام مهارت‌ها دیگر نیاز نیستند یا هنوز عملاً قابل استفاده نیستند؟
من معتقدم که بیشتر استانداردها (مانند BPMN، CMMN، DMN) به واقع به نحوه مطلوبی مورد پذیرش قرار نگرفتند. من این استانداردها را در این مرحله خیلی مرتبط و ضروری نمی‌بینم.
Dr. Mathias Kirchmer
دکتر کرچمر یک متخصص با تجربه و یک رهبر در زمینه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و تحول دیجیتال است. او یکی از بنیانگذاران BPM-D، یک شرکت مشاوره با تمرکز بر ارائه خدمات در حوزه بهبوده بهره‌وری و مکانیزاسیون با استفاه از BPM است.
دکتر کرچمر چندین طرح تحول و بهبود فرآیند را در صنایع مختلف در سراسر جهان هدایت کرده است. او 11 کتاب و بیش از 150 مقاله منتشر کرده است. بیش از 15 سال در در دانشگاه پنسیلوانیا و در دانشگاه Widener به عنوان هیئت علمی خدمت کرده است.
مهارت‌ها، تکنیک‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی که می‌تواند به متخصصان BPM کمک کند تا در سال 2022 برای سازمان‌های خود بیشترین ارزش را محقق کنند، چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) همچنان به ایجاد ارزش ادامه می دهد. چند روند و پیش‌بینی کلیدی برای سال 2022 وجود دارد:
دیجیتال‌سازی فرآیند مدیریت فرآیند (Process of Process Management): برای دستیابی به چابکی و اثربخشی مورد نیاز در دنیای دیجیتال، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) خود یک تحول دیجیتالی را طی می‌کند. فرایند مدیریت فرآیند از طریق مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتالی یکپارچه مانند ابزارهای اولویت‌بندی فرآیند، مدل‌سازی فرآیند و ابزارهای فرایند کاوی پیاده‌سازی می‌شود.
این ابزارها به صورت قابل توجه‌ای با پلتفرم‌های اتوماسیون فرآیند و برنامه‌های نرم‌افزاری یکپارچه می‌شوند. سازمان‌ها “ERP for BPM” مناسب خود را انتخاب و اجرا می کنند. این دیجیتالی‌سازی BPM منجر ارائه سریع ارزش در کسب و کار می‌شود و و در عین حال قابلیت مدیریت فرآیند را به صورت پایدار ایجاد می‌کند.
نوآوری از طریق مدیریت فرآیند کسب و کار: مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) فقط برای تحقق بهره‌وری استفاده نمی شود. بلکه برای دستیابی به نوآوری در فرایند نیز می‌توان از BPM استفاده کرد. استفاده از تکنیک‌هایی مانند نقشه سفر مشتری (Customer Journey Map) یا نرم‌افزارهای مبتنی بر مدل‌های مرجع و تعریف سناریوهای فرآیند مرتبط، می‌تواند باعث تحقق این نوآوری شود. نوآوری به شناسایی، طراحی و تحقق فرآیندهای جدید، پیشرفته، سریع و قابل اعتماد کمک می کند.
BPM اجازه می دهد تا تفکر طراحی (Design Thinking) به صورت عملی و عمل گرا به کار گرفته شود. علاوه بر این، BPM برای ایجاد و مدیریت یک فرآیند نوآوری مناسب در جهت افزایش تعداد پروژه‌های نوآوری با کیفیت بالا، کاهش زمان عرضه به بازار، تخمین زمان چرخه قابل اعتماد، یا شناسایی زودهنگام موانع احتمالی استفاده می‌شود.
حاکمیت برای تحول دیجیتالی: تحول دیجیتال فقط یک پروژه یا برنامه نیست بلکه یک حرکت مداوم است. نظام صحیح مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به سازماندهی این حرکت کمک می کند. BPM اولویت‌ها را بر اساس استراتژی تعریف می‌کند، مجموعه پروژه‌های تعریف شده را مدیریت می‌کند، نوآوری لازم برای تغییر فرآیندها را اجرا می‌کند و باعث تحقق ارزش این پروژه‌ها می‌شود. BPM فرایندهای لازم برای حاکمیت فرایند و هماهنگی افراد و فناوری در جهت حصول بهترین ارزش برای سازمان سازماندهی می‌کند.
Mirko Kloppenburg
میرکو کلوپنبورگ بیش از 20 سال است که برای گروه لوفت‌هانزا در سمت های مختلف مدیریت فرآیند کار می کند. در حال حاضر، سرپرست تیم Methods & Tools در Process Excellence می‌باشد و در حال ارائه خدمات مدیریت فرآیند به کل گروه Lufthansa است.
به موازات کار در Lufthansa، او NewProcessLab.com را در سال 2021 راه‌اندازی کرد. NewProcessLab.com بستری برای ایجاد یک جامعه مجازی برای به اشتراک گذاشتن تجربیات در خصوص فرایند می‌باشد.
مهارت‌ها، تکنیک‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی که می‌تواند به متخصصان BPM کمک کند تا در سال 2022 برای سازمان‌های خود بیشترین ارزش را محقق کنند، چیست؟
مهارت اصلی در BPM برای ایجاد ارزش در یک سازمان، نحوه اجرای ساختاریافته فرایند مدیریت فرایند است. منظورم روشی برای تبدیل استراتژی کسب و کار سازمان به فرآیندهای خاص و زنده کردن آنهاست. من حتی فراتر از این می‌روم. یک رویکرد متحولانه که باعث شود اهداف و فرایندهای سازمان، برای افراد الهام بخش باشد را توصیه می‌کنم.
الهام بخشیدن به افراد برای ایجاد فرآیندهای عالی یکی از اصول “New Process” است که در چرخه حیات “New Process” ادغام شده است. چرخه حیات “New Process” رویکردی برای قرار دادن افراد در مرکز مدیریت فرآیند، اعتماد به آنها، توانمندسازی آنها و در نظر گرفتن نقاط قوت و نیازهای فردی آنهاست.
به هر حال، “New Process” را می‌توان به خوبی با فرآیند کاوی ترکیب کرد، که مطمئناً این موضوع توسط بسیاری برای سال جدید توصیه می‌شود. فرآیند کاوی را می توان برای شناسایی پتانسیل‌های بهبود در فرآیند موجود و طراحی فرآیند جدید استفاده کرد.
افرادی که در اجرای فرایند نقش دارند باید برای تفسیر نتایج و مشخص شدن اقدامات بهبود، فعال شوند. آنها کارشناسان واقعی فرآیند هستند و از آنها باید برای توسعه فرایند و اجرای تغییرات پایدار در فرایند بهره برد.
من در سال 2022 یک موضوع نوظهو را انتظار دارم. در سال جدید ما بیشتر و بیشتر در مورد ابزارها و روش‌هایی که توسط اینفلوئنسرها برای فرآیندهای کسب و کار خاص یا مدیریت فرایند در یک سازمان استفاده می‌شود، خواهیم شنید. اینفلوئنسرهای فرآیند، افرادی هستند که در زمینه ایجاد محتواهایی مانند پادکست، ویودیو، بلاگ و … فعال هستند. این محتواها در خصوص فعالیت‌های آنها در سازمان‌ها مختلف و یا در مورد فرایندهای خاص است.
بهترین منابع برای یادگیری این مهارت‌ها چیست؟ (به عنوان مثال کتاب، مقاله، دوره)
اطلاعات زیادی در مورد “New Process” در NewProcessLab.com پیدا خواهید کرد. در آنجا جعبه ابزاری شامل روش‌ها و ابزارها مختلف وجود دارد که در طول چرخه حیات “New Process” کاربرد دارد.
اما البته، من نمی خواهم فقط تبلیغ خودمان را کرده باشم. فراتر از “New Process” ، من چند ماه پیش پادکست «Mining Your Business» را کشف کردم و می‌توانم مصاحبه‌های پاتریک بوگنر و یاکوب دوورژاک را به شدت توصیه کنم.
کدام مهارت‌ها دیگر نیاز نیستند یا هنوز عملاً قابل استفاده نیستند؟
از نطر من، هر چیزی که مربوط به “بالاتر، سریعتر، بیشتر” باشد منسوخ شده است. زمان آن فرا رسیده است که به جای این رویکرد، به سمت BPM انسان محور حرکت کنیم. ای کاش بتوانیم با مدیریت فرایند کسب و کاری که واقعاً مردم را تحت تأثیر قرار می دهد و برای آنها الهام بخش است، تاثیر مثبتی داشته باشیم.
تغییرات مرتبط با کووید در محیط کسب و کار، چگونه بر کار متخصصان BPM تأثیر گذاشت؟
در مورد موضوعات مربتط با کسب و کار را می‌توان بدون هیچ مشکلی از راه دور هم بحث و گقتگو کرد، اما موضوعات انسانی بین افراد در این شرایط اغلب از قلم می‌افتد. من واقعاً امیدوارم که بتوانم به زودی دوباره کارگاه‌های آموزشی را به صورت حضوری برگزار کنم. تا زمانی که شرایط این طور است، من توصیه می کنم اصول “New Process”را دنبال کنید.
Holly Lyke-Ho-Gland
او بیش از 10 سال تجربه مشاوره و تحقیق در حوزه کسب و کار دارد. یکی از اعضاء اصلی هدایت تحقیقات APQC در مورد مدیریت و بهبود فرایند، کیفیت، مدیریت پروژه، شاخص‌های فرایند و عملکرد AOQC است. هالی به طور منظم با سایر رهبران تحقیقات APQC همکاری می کند.
مهارت‌ها، تکنیک‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی که می‌تواند به متخصصان BPM کمک کند تا در سال 2022 برای سازمان‌های خود بیشترین ارزش را محقق کنند، چیست؟
مدیریت دانش به فراتر از یک مهارت برای کارشناسان BPM تبدیل شده است. طی چند سال گذشته، شاهد کاهش شکاف بین رشته‌های فرآیندی و دانشی بوده‌ایم. متخصصان مدیریت دانش با متخصصان BPM با هم همکاری می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار با دانش کسب و کار ادغام شود. این همکاری به کارکنان سازمان کمک می‌کند، تا زمان انجام کارهایشان به دانش مورد نیاز دسترسی داشته باشند. علاوه بر این تحقیقاتی که ما داشتیم نشان داد که در محیط‌های کار مجازی، همکاری و ادغام مدیریت فرایند و دانش مرتبط با فرایند حیاتی است.
بسیاری از فعالیت‌ها در BPM به افراد وابسطه است. از این رو مهارت‌های تسهیلگری و ایجاد رابطه مهم‌تر از همیشه هستند. شرایط کارکردن به صورت از راه دور برای متخصصان BPM مستلزم آن است که آنها نه تنها مهارت‌های تسهیلگری خود را دوباره تقویت کنند، بلکه مهارت‌های ارتباطی خود برای ایجاد روابط با افراد فعال در کسب و کار را تقویت و هدفمندتر نمایند.
بهترین منابع برای یادگیری این مهارت‌ها چیست؟ (به عنوان مثال کتاب، مقاله، دوره)
- APQC: Knowledge Management
- KM World
- New Edge in Knowledge: How Knowledge Management is Changing the Way We do Businessby Carla O’Dell and Cindy Hubert
- Thinking for a Living: How to Get Better Performances And Results from Knowledge Workers by Tom Davenport
کدام مهارت‌ها دیگر نیاز نیستند یا هنوز عملاً قابل استفاده نیستند؟
مهارت‌ها هرگز به طور واقعی کاربرد خود را از دست نمی‌دهند. آنها فقط تکامل می‌یابند و به عنوان پایه و پیش‌زمینه برای مهارت‌های جدید عمل می‌کنند.
تغییرات مرتبط با کووید در محیط کسب و کار، چگونه بر کار متخصصان BPM تأثیر گذاشت؟
تغییرات مرتبط با کووید دو تأثیر بزرگ بر کار افراد مشغول در حوزه BPM داشته است. اولاً شرایط موجود به پیشروی فعالیت‌های مرتبط به حوزه فرایند کمک کرده است. هر چند تیم‌های BPM هنوز کارهای زیادی برای بهبود هزینه و بهره‌وری فرایندها دارند، اما از ایشان برای مجموعه‌ای از فعالیت در حوزه استراتژی سازمان نیز استفاده می‌شود. پشتیبانی از اجرای اهداف استراتژیک، تحول سازمانی و پیاده سازی فناوری در مقیاس بزرگ قسمتی از این فعالیت‌های استراتژیک هستند.
دومین تأثیر مهم، فراگیری فناوری‌ها است. دوران شرکت‌های کوچک که در یک اتاق جلسات یا کارگاه، با استفاده از تخته سفیدها دورهم جمع شده بودند، گذشته است. امروزه متخصصان BPM در استفاده از ابزارهای تعامل و همکاری – برای جایگزینی با اتاق‌های کنفرانس – و تخته سفید‌های دیجیتال برای ترسیم فرآیندها مهارت پیدا کرده‌اند.
کووید نه تنها فناوری‌ها را ضروری‌تر کرده است، بلکه فروشندگان و تامین کنندگان فناوری را تشویق کرده است تا استفاده از آنها را آسان‌تر کنند. پلتفرم‌های همکاری، ابزارهای مصورسازی داده‌ها و اتوماسیون برترین فناوری‌های کاربردی برای کار در حوزه فرآیند هستند.