در سازمانها برای ایجاد هماهنگی و ارتقای فرهنگ سازمانی موجود در سازمان از OKR بهوفور استفاده میشود. هماهنگی سازمانی با OKR سبب بهبود عملکرد و موفقیت یک سازمان میشود. در واقع هماهنگی سازمانی با OKR سبب یکپارچهسازی افراد و بخشهای مختلف یک شرکت و یا سازمان به یکدیگر میشود. البته، به منظور استفاده از OKR برای بهبود سازمان لازم است ملاحظاتی صورت گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ملاحظات هماهنگی سازمانی تا آخر این مطلب با ما همراه باشید.
هماهنگی سازمانی با OKR
برای تعریف هماهنگی در مدیریت باید بگوییم که فرآیندی است جهت همسوسازی و ادغام فعالیتها، بخشها و منابع مختلف برای کسب اطمینان از هماهنگی کار و دستیابی به اهداف سازمان به طور کارآمد. درحالتکلی، هماهنگی در مدیریت به عنوان هماهنگ کردن بخشهای مختلف یک سازمان برای بهبود عملکرد شناخته میشود. هدف از ایجاد هماهنگی، ایجاد یک جریان روان از فعالیتها، کاهش دادن مواردی که موجب پسرفت سازمان شده و کسب اطمینان از اینکه تمام کارمندان در جهت هدف مشخص کار کنند.
اهمیت هماهنگی درون سازمانی
هماهنگی سازمانی با OKR برای بهبود عملکرد و موفقیت یک سازمان اهمیت بالایی دارد. با انجام این کار، بخشها و افراد مختلف در شرکت یا سازمان بهطور یکپارچه با یکدیگر کار میکنند. همچنین، کارهای اضافی، درگیریها، اختلافات و شکافهای ارتباط به حداقل رسیده و در نهایت موجب بهبود بهرهوری، تصمیمگیری بهتر و دستیابی به اهداف مشترک میشود. از مزایای هماهنگی سازمان با OKR را میتوان به همسو کردن تلاشها در میان تیمها و بخشهای مختلف اشاره کرد. هماهنگی مورب در سازمان با استفاده از OKR تضمین میکند که منابع مختلف سازمان بهطور مؤثر تخصیص داده شوند و هر کدام از منابع در فعالیتهای خاصی استفاده شوند. همچنین، وظایف به آرامی و به صورت صحیح انجام شود. بنابراین، زمانی برای تکرارهای غیر ضروری یا اشتباهات سپری نخواهد شد. البته، هماهنگی سازمان با OKR میتواند به بهبود ارتباطات کمک کرده و موجب تسهیل اشتراکگذاری اطلاعات و همکاریهای ضروری شود.
تقویت فرهنگ سازمانی با OKR
فرهنگ سازمانی محافظه کار به معنای باورها، مفروضات، ارزشها و راههای تعاملی است که به محیط اجتماعی و روانی منحصربهفرد سازمان کمک میکند تا در پی رسیدن به اهداف مشخص، بتوانند در مسیر درست قدم بردارند. از کارکنان موجود در سازمان انتظار میرود توان فرهنگ سازمان را درک کرده و خود را بخشی از آن بدانند. همچنین در جهت تقویت فرهنگ سازمانی با OKR، برای رسیدن به اهداف و ماموریتهای شرکت با یکدیگر همکاری کرده و به ارزشهای فرهنگی شرکت عمل کنند. در ادامه به نمادها و عناصر فرهنگ سازمانی اشاره میکنیم.
عنصر ارزشها و اهمیت آن در سازمان
هنگامیکه از ارزشهای یک سازمان صحبت میکنیم، منظورمان بالاترین اولویتها و ایدهآلهای آن سازمان است. اگر ارزشها بهطور شفاف در یک شرکت یا هدف مشخص شود، کارکنان میتوانند در تصمیمگیریها بهتر عمل کرده و طبق خواستههای سازمان پیش بروند. زمانیکه کارکنان به ارزشهای رهبری باور داشته باشند، میتوانند تا ۵ برابر در سازمان ثبات ایجاد کنند.
عنصر رهبری و مزیت آن در سازمان
رهبران از طریق رفتارها و سبکهای ارتباطی خود نقش متعددی در فرهنگسازی سازمان دارند. رهبران میتوانند با تعامل آشکار با کارکنان، نشان دادن رفتارهای اخلاقی و ارزشهای شرکت، فرهنگ سازمانی را به صورت مثبتی شکل دهند. همچنین، رهبران باید بتوانند اقدامات لازم برای تقویت فرهنگ را انجام دهند که شامل درخواست بازخورد، تبیین تصمیمات، آسیبپذیر بودن در برابر اشتباهات و برجسته کردن فعالیتهای کارکنان برتر است.
عنصر ارتباطات و اهمیت آن در سازمان
ارتباطات میتواند همسویی مناسبی را در سراسر سازمان تضمین کرده و بین کارکنان شرکت اعتماد ایجاد کند. هنگامیکه سازمان از ارتباطات معتبر و مرتبط از سوی رهبری برخوردار نباشد، سازمان در معرض مخالفان خود قرار گرفته و مخالفان بیشتری نسبت به فعالان خود خواهد داشت.
عنصر شناخت و خوبیهای آن برای سازمان
در سازمان برای ایجاد حس ارزشمندی در کارکنان، لازم است به قدردانی، به رسمیت شناختن و تقویت رفتارهای مثبت توجه شود. شناسایی به موقع کارکنان برای اطلاع از دستاوردها و ارزشها و حل مشکلات، نشان میدهد که شرکت در پی تلاش برای مشخص کردن اولویتهای سازمان است.
توسعه حرفهای و سرمایهگذاری روی کارکنان
سرمایهگذاری روی کارکنان نشاندهنده این است که توسعه آنها برای سازمان اهمیت بالایی خواهد داشت. برای سرمایهگذاری روی کارکنان میتوان از عملیاتی مانند یادگیری و رشد مستمر، برنامههای آموزشی، کمک مالی به کارکنان و ایجاد فرصتهای شغلی مناسب استفاده کرد. با در نظر گرفتن این موارد برای کارکنان خود، حس پیشرفت و هدفگذاری را به آنها القا خواهید کرد. اگر سازمان در یادگیری و توسعه آنها سرمایهگذاری کند، تا ۹۴ درصد از کارکنان تمایل زیادی برای کار کردن در یک شرکت به مدتطولانی نشان خواهند داد.
تاثیر محیط فیزیکی در ارتقای فرهنگ سازمانی
چیدمان دفتر، معماری، دسترسی، ایمنی و زیبایی محیط، بر نحوه تعامل و احساسات افراد تأثیرگذار است. فضاهایی که بر اساس همکاری و فرهنگ شرکت طراحی میشوند، حس تعلق ایجاد کرده و میتوانند بهرهوری سازمان را افزایش دهند.
در نظر گرفتن رفاه برای کارکنان
هنگامیکه سلامت جسمی، روانی، مالی و اجتماعی کارمندان در اولویت قرار گیرد، کارمندان خواهند دانست که حضور آنها برای شرکت مهم بوده و مدیران سازمان برای آنها ارزش قائل هستند. برقراری رفاه و انعطافپذیری برای کارکنان، خلاقیت و وفاداری کارمندان را افزایش میدهد.
وجود ارتباط اجتماعی در سازمان
وجود ارتباط اجتماعی میتواند بافت انسانی فرهنگ سازمانی را پیوند داده و ارتباط بین افراد را قدرتمند کند. تعاملات مثبت، رفاقت و اتحاد به کسب اعتماد بین کارکنان کمک کرده و برای پیشرفت سازمان بر اساس اهداف تعیینشده کافی است.
انواع فرهنگهای سازمانی و تأثیر آنها بر عملکرد
چهار نوع فرهنگ سازمانی وجود دارد که شامل فرهنگ قبیلهای، فرهنگ ادوکراسی، فرهنگ بازار و فرهنگ سلسله مراتبی است. هرکدام از انواع فرهنگ سازمانی به نوبه خود تأثیری بنیادین بر پیشرفت شرکت داشته و برای رسیدن به اهداف مدنظر شرکت مفید هستند. با مطالعه دقیق این موارد، قبل از ارتقاء فرهنگ سازمانی میتوانید رویکرد مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
نوع ۱؛ فرهنگ قبیلهای
فرهنگ سازمانی قبیلهای یک مدل مشارکتی است که معمولاً با ساختارهای افقی شرکت جفت میشود. شرکتها میتوانند فرهنگ قبیلهای را با درخواست بازخورد مستقیم از کارکنان پیادهسازی کنند و بر اساس پیشنهادات آنها، تغییراتی در سازمان خود ایجاد کنند. این مدل از فرهنگ سازمانی دارای نرخ بالایی از مشارکت کارکنان بوده و به دلیل داشتن محیط سازگار برای رشد سازمانها مناسب است.
نوع ۲؛ فرهنگ ادوکراسی
فرهنگ ادوکراسی بر سازگاری و نوآوری کارکنان سازمان تمرکز دارد. این فرهنگ به شرکت کمک میکند تا بتوانند کارکنان را تشویق کنند ایدههای خود را به اشتراک گذاشته و بر اساس آنها نوآوری کنند.
نوع ۳؛ فرهنگ بازار
شرکتها با فرهنگ بازار بر موفقیت مالی و دستیابی به اهداف متمرکز هستند. فرهنگ سازمانی بازاری به آنها کمک میکند تا نقشهای افراد را در شرکت تعیین کرده و راهکارهای مناسبی برای پیشرفت شرکت ارائه دهند.
نوع ۴؛ فرهنگ سلسله مراتبی
در فرهنگ سلسله مراتبی، سازمانها دارای زنجیرهای روشن از فرماندهی و مسیرهای شغلی دقیق هستند. این شرکتها تمایل به اجتناب از ریسک و تمرکز بر سازمان داخلی دارند و میتوانند فرهنگ سلسله مراتبی را با اطمینان از اینکه هر بخش دارای فرآیند و ساختار مدیریت واضح و مختصر است، پیادهسازی کنند.
هماهنگی تیمها با OKR
هماهنگی تیمها با OKR برای رسیدن به اهداف از اهمیت بالایی برخوردار است و برای ایجاد هماهنگی درون سازمانی و ارتقای فرهنگ سازمانی با استفاده از هماهنگی سازمان با OKR (اهداف و نتایج کلیدی)، میتوانیم موارد فهرست زیر را انجام دهیم:
- تعریف یک ماموریت واضح و قابل درک که بتواند چشمانداز و ماموریت سازمان را تعریف کند
- تعیین اهداف روشن و نتایج کلیدی برای ایجاد حس مشترک هدف بین کارمندان
- شناخت موفقیتها و جشن گرفتن آنها برای متعهد نگه داشتن تیمها و انجام کارها با استفاده از OKR
- کسب اطمینان از اینکه نتایج کلیدی قابل اندازهگیری باشند
- اجازه دادن به تیمها برای هماهنگ شدن با اهداف سازمانی از طریق استفاده از هماهنگی سازمان با OKR
- استفاده از چرخههای منظم OKR برای افزایش اجرای پایدار
استخدام هماهنگ کننده و نقش او در موفقیت OKR
هماهنگکننده با داشتن نقشهای تنظیم اهداف و نتایج کلیدی، هماهنگی بین تیمها و بخشهای مختلف را تسهیل کرده و از تیمها در فرآیند هماهنگی سازمان با OKR ارزیابی و پیگیری پیشرفت استفاده میکند. این فرد با رفع موانع و حل کردن مشکلات، اشتراکگذاری بهترین تجربیات و ایجاد فرهنگ مسئولیتپذیری نقشی مهم و حیاتی در موفقیت سازمان دارد. استخدام هماهنگ کننده کمک میکند تیم و سازمان تمرکز خود را بر اهداف مشخص و قابل اندازهگیری حفظ کرده و پیشرفتهای خود را در جهت رسیدن به اهداف ارزیابی کنند.
مراحل مدیریت تغییر فرهنگ سازمانی
هنگام تلاش برای تغییر فرهنگ یا ارتقای فرهنگ سازمانی با استفاده از OKR، چالشهایی ممکن است پیش بیاید. این مشکلات میتوانند منجر به اجرای ضعیف OKR یا عدم پذیرش OKR در فرهنگ سازمانی شوند. برخی از بزرگترین چالشها و فرصتهای تغییر فرهنگ با استفاده از هماهنگی سازمان با OKR عبارتاند از:
- عدم درک نتایج و ناآگاهی در مورد ارائه راهحل درست یا نادرست
- هماهنگ نشدن تیمها با نتایج کلیدی و کسب کردن بیش از ۱۰ نتیجه کلیدی
- عدم به اشتراک گذاشتن نتایج کلیدی بین تیمها
- پیادهسازی نقشه راه قبل از تنظیم OKR و ساختن مواردی که تأثیری بر موفقیت سازمان ندارند
- ناتوانی مدیران برای پیگیری پیشرفتهای سازمان و اندازهگیری نحوه پیشرفت کارکنان
مثالهایی از موفقیتهای فرهنگی در سازمانها
شرکتهایی که با در نظر گرفتن تمام جوانب احتیاط، توانستهاند به موفقیتهای فرهنگی بالایی در سازمانها دست یابند، برای افراد جذاب بوده و میتوانند کارکنان خود را ماندگار سازند. درادامه، به برخی از نمونه فرهنگهای شرکت که به موفقیتهای فرهنگی و ارتقای فرهنگ سازمانی رسیدند اشاره میکنیم:
- پاتاگونیا: یکی از نوآورترین شرکتهای جهان شناخته میشود و نرخ جابجایی کارکنان آن تنها ۴ درصد است. این امر به دلیل تغذیه فرهنگ در توسعه محصول و نحوه برخورد مدیران سازمان با کارکنان است.
- گوگل: برای کارمندان خلاق و مشارکتکنندگان ابتکار ارزش قائل است. این ارزشها هم در میان کارکنان مورد توجه قرار گرفته و بخشی از چیزی است که کل شرکت را هدایت میکند.
- پیکسار: با اینکه برای برتری تلاش میکند؛ اما فقط بر پایه اجتماع، همکاری، اعتماد و خلاقیت که با بازخورد صادقانه و جلسات طوفان فکری تقویت میشود
نقش مدیر هماهنگی در ارتقای فرهنگ سازمانی
مدیر هماهنگی در خط اول پرورش فرهنگ سازمانی مثبت قرار دارد. تصمیمات، اقدامات و نحوه تعامل آنها با تیم خود، بر محیط کار تاثیرگذار است. هنگامیکه مدیران ارزشهای اصلی سازمان را بدانند و به آنها سرمشق دهند، رفتارشان میتواند دیگران را راهنمایی کند. مدیری که دائماً ارزشها را به اشتراک گذاشته و تقویت میکند، اهمیت ارزشها را از نظر عملی به نمایش گذاشته و میتواند کارکنان را تشویق کند تا اقدامات خود را بر این اساس هماهنگ کنند. اگر مدیر در گفتار و رفتار خود از ارزشهای اصلی شرکت تجسم کند، هنگامیکه اقدامات به طور مداوم ارزشهای اعلامشده را منعکس کند، فرهنگ اصالت و اعتماد در داخل سازمان پرورش خواهد یافت. مدیریکه اهمیت کار تیمی را مورد بحث قرار داده، فعالانه با اعضای تیم خود همکاری کرده و ارزشها را در عمل به نمایش بگذارد، یک پایه فرهنگی قوی برای ارتقاء فرهنگ سازمانی ایجاد خواهد کرد.
شرح وظایف مدیر هماهنگی و تأثیر آن بر نتایج کلیدی
مدیر هماهنگی باید از وظایف مهمی برخوردار باشد که همین وظایف و نتایج کلیدی برای رسیدن به هماهنگی سازمانی با OKR </strong>و ارتقای فرهنگ سازمانی تأثیرگذار است. در لیست زیر به وظایف مدیر هماهنگی و تأثیر آن بر نتایج کلیدی اشاره میکنیم:
- هماهنگکننده باید اطمینان حاصل کند که پروژهها در مسیر درست قرار گرفته و مشکلات احتمالی را پیشبینی کند.
- هماهنگکنندهها پویایی منحصربهفرد هر تیم را درک کرده و تعاملات سازنده را در آن تیم تقویت میکنند
- با اجرای استراتژیهای رهبری مؤثر برای تیمسازی، همافزایی تیم را افزایش داده و موفقیت جمعی را برای سازمان به ارمغان خواهند آورد
- مسئول هماهنگکننده باید نقشهای مدیریت تقویم و سنجش اهمیت هر جلسه را ایفا کرده و مطمئن باشد که افراد مهم (مثل سهامداران) در بحثهای مهم شرکت کنند
- مدیر هماهنگی باید در صورت بروز موانع، راهحلها و جایگزینهایی برای کارکنان ارائه دهند
استراتژیهای مؤثر برای بهبود همکاری بین تیمها و ارتقای فرهنگ سازمانی
هنگام فکر کردن به تیمهای مؤثر، اغلب به مهارتها و شخصیتهای فردی فکر میکنیم که به موفقیت تیم کمک میکند؛ اما نحوه همکاری یک تیم به همان اندازه برای موفقیت تیم مهم است. با استفاده از فهرست زیر میتوان همکاری در تیمها را بهبود بخشید و به ارتقای فرهنگ سازمانی کمک کرد:
- تشویق کردن بازخورد و خلاقیت
- جشن گرفتن موفقیتها
- تعیین اهداف مشخص برای تیم
- ایجاد رهبری مناسب برای هدایت تیم به سوی اهداف
- تعیین نقش هر فرد در تیم
- به اشتراک گذاشتن دانش و منابع مد نظر تیم
- تقویتسازی فرهنگ مشارکتی
- سرمایهگذاری بر ابزارهای همکاری
- تقویت فرهنگ شرکت
- توجه به نقاط قوت هر فرد
- پیادهسازی مدیریت کار مؤثر
