هیچ کسبوکاری نمیتواند بدون فرآیندها اداره شود. این فرآیندها ممکن است از نظر پیچیدگی، مقیاس، وسعت و اهمیت متفاوت باشند، اما عناصر حیاتی در عملیات روزانه به شمار میروند. بدون فرآیندهای کامل و بهینه، کسبوکارها همیشه در معرض خطر از دست دادن سود، روبهرو شدن با ناکارآمدی و مواجهه با نتایج ناخوشایند هستند. یک راهحل در این شرایط، بهرهمندی از مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار است.
بسیاری از شرکتها اجازه میدهند فرآیندهای “نامنظم و تصادفی” اجرایی شوند، با اینکه چنین فرآیندهایی ممکن است مانع از عملیات تجاری نشوند، اما اگر برای مدت طولانی نادیده گرفته شوند، میتوانند اثرات فلجکنندهای به همراه داشته باشند. به همین دلیل است که ادغام مدیریت فرآیندهای کسبوکار در شیوههای جاری کسبوکار برای بهبود کارآیی، بهینهسازی منابع و کاهش خسارات غیرضروری حیاتی است و حتی حیاتیتر این است که این کار را به درستی انجام دهید!
چرا به مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیاز دارید؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراتر از صرفاً پیادهسازی فناوری است. این مقوله شامل افراد، سیستمها و فرآیندهاست و نیازمند درک چگونگی کارکرد آنها با یکدیگر است. اگر به درستی اجرا و با دقت مدیریت نشود، میتواند به نتایج نهچندان رضایتبخش و دستاوردهای ناچیزی منجر شود. مدیریت فرآیندهای کسب و کار زمانی بهترین عملکرد را دارد که توسط یک مشاور مجرب در این زمینه هدایت شود و از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی شود. این نرمافزار میتواند کسبوکار را تجزیه و تحلیل کند، مشکلات را شناسایی کند و تغییرات لازم را برای دستیابی به بهترین بازده پیشنهاد دهد.
نکات کلیدی در انتخاب مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار
یافتن مشاور مدیریت فرآیند (BPM) مناسب، کار سادهای نیست. شما به یک تیم متخصص فنی نیاز دارید که پیچیدگیهای این حوزه را درک کند، بداند فرآیندهای مختلف چگونه کار میکنند و بتواند از پسِ پیچیدهترین الزامات برآید. این تیم باید علاوه بر درک نحوه همافزاییِ افراد، فرآیندها و سیستمها، دیدگاهی جامع برای بهبود فرآیندهای کسب و کار در سراسر سازمان داشته باشد. با انتخاب یک مشاور BPM مناسب، میتوانید ارزش قابل توجهی به کسب و کار خود بیفزایید.
مهارتهای برتر مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟
- ارتباطات خوب
- رویکرد پیشبینانه
- درک دیدگاه کسبوکار
- مدیریت تغییر
- اندازهگیری و بهینهسازی
در ادامه به صورت دقیقتر چرایی نیاز یک کسبوکار به مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) با این مهارتها را بررسی میکنیم:
۱. اهمیت ارتباط
علاوه بر دانش و تخصص، یکی از مهمترین و اغلب فراموششدهترین جنبهها، توانایی ارتباط مؤثر و درک نیازهای کسبوکار است. بیشتر پروژههای مدیریت فرآیند کسب و کار به دلیل عدم تطابق بین شناخت آنچه که نیاز است با آنچه که در واقع ارائه میشود، با شروع اشتباهی روبهرو میشوند. بنابراین ارتباط، یک جزء اصلی در آشنایی با جزئیات کارهای کسب و کار از طریق تعامل با تیمهای مختلف است.
۲. پیشقدم بودن
بهترین شیوههای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) تنها به دنبال کردن اصول کتابی و اجرای کورکورانه آنها نیست، بلکه مستلزم تفکر انتقادی، تحلیل عمیق و رویکردی مشاورهای است. یک مشاور BPM ایدهآل باید در آموزش مشتری و اتخاذ رویکردی برای به دست آوردن بهترین نتیجه از راهحل BPM، پیشقدم باشد.
به عبارت دیگر، یک مشاور خوب به جای اینکه منتظر دریافت دستورالعمل باشد، خود را موظف به یافتن راهحلهای نوآورانه و مناسب برای سازمان شما میداند. او با شما در مورد چالشها و نیازهایتان صحبت میکند، راهحلهای مختلف را بررسی میکند و در نهایت بهترین گزینه را به شما پیشنهاد میدهد.
این رویکرد پیشفعالانه، به شما اطمینان میدهد که از راهحل BPM بهصورت حداکثر و به شکلی متناسب با نیازهای خاص کسبوکارتان استفاده خواهید کرد و در نهایت به نتایج مطلوب دست خواهید یافت.
۳. درک صحیح از کسب و کار
متخصصان فنی درگیر با عملیات، اغلب بیش از حد بر نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) تمرکز میکنند و دیدگاه کسبوکار نسبت به این راهحل را نادیده میگیرند. BPM تنها بر تکنولوژی متمرکز نیست، بلکه بر کسبوکار و افراد نیز تأکید دارد.
یک مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) موفق باید با در نظر گرفتن دیدگاه کسبوکار، به مشکل نگاه کند. این دیدگاه شامل مواردی مانند اهداف، زمینه مشکل، نقاط ضعف، معیارهای کلیدی، اهداف و چگونگی دستیابی به ارزش واقعی کسبوکار از طریق راهحل BPM میشود.
بدون در نظر گرفتن دیدگاه کسبوکار، راهحل BPM احتمالاً صرفاً بر دستیابی به نتایج تمرکز میکند، بدون اینکه مشکل واقعی را بهدرستی درک کند.
۴. مدیریت تغییر
هیچ راهحل BPM بدون اجرای تغییرات در هسته عملیات کسبوکار کامل نیست. نشانه موفقیت در پیادهسازی BPM، ایجاد روشهای کاملاً جدیدی برای کار است. این امر میتواند منجر به تغییرات اساسی در فرهنگ سازمانی، افزایش مسئولیتپذیری، شفافیت و کارآمدی شود.
با این حال، پذیرش تمام تغییرات آسان نیست. به همین دلیل، مدیریت تغییراتی که BPM به همراه میآورد، از همان ابتدا ضروری است تا از موانع غیرضروری در مسیر تحول جلوگیری شود. بنابراین، مهارت بالای مدیریت تغییر، یکی از مهمترین ویژگیهایی است که باید در یک مشاور پیادهسازی BPM به دنبال آن باشید.
۵. اندازهگیری و بهبود مستمر
BPM تنها پیادهسازی یکبار مصرف نیست، بلکه یک فرآیند مداوم است که شامل ردیابی و اندازهگیری دائمی عملکرد فرآیندها برای شناسایی نقاط قابل بهبود میشود. یک مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) ماهر، عملکرد فرآیندها را به طور مداوم بررسی میکند و با یافتن نقاط ضعف، زمینه بهینهسازی بیشتر را فراهم میسازد. به عبارت دیگر، با گذشت زمان، راهحل BPM شما باید به طور مداوم بهبود یابد و نتایج بهتری کسب کند.
با اطمینان از وجود این پنج مهارت کلیدی در یک مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمانها میتوانند از دامهای رایج ناشی از پیادهسازی ضعیف BPM، مانند عدم درک اهداف تجاری، ناتوانی در ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر، ارتباط نامناسب و سایر موارد، جلوگیری کنند.
با توجه به تحول و پویایی روزافزون عملیات کسب و کار، مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار به عنوان یک حوزه دارای اولویت برای بهبود کارایی و بهرهوری در حال ظهور است.
اهمیت مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار در موفقیت کسب و کارها
هر کسی که در بخش کسبوکار فعالیت میکند، به خوبی از اهمیت فرآیندهای کسب و کار آگاه است. این فرآیندها نقش مهمی در تعریف مسیر رشد کسبوکار شما بازی میکنند. اما آیا تا به حال نام مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را شنیدهاید؟
هر کسبوکاری شامل فرآیندهای ساده و پیچیده است. فرآیندهای ساده را میتوان به خوبی مدیریت کرد، اما فرآیندهای پیچیده نیاز به توجه ویژه متخصصان این حوزه دارند. برخی از شرکتها برای رسیدگی به فرآیندهای پیچیده خود، از افراد متخصص با دانش و مهارت بالا به نام مشاوران فرآیندهای کسب و کار کمک میگیرند.
علاوه بر کمک به مدیریت فرآیندهای دشوار، مشاوران BPM همچنین آموزش BPM را برای کارکنان شرکت ارائه میدهند.
آموزش مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
آموزش BPM دورهای است که به افراد مهارت مدیریت و بهبود فرآیندهای در حال اجرا در یک شرکت را میآموزد. این آموزش به رشد حرفهای افراد کمک کرده و مسیر شغلی آنها را با تقویت مهارتهای مدیریتی و آگاهی از دانش روز صنعت همسو میکند.
برخی بر این باورند که مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) مشابه مدیریت پروژه است و کاری ساده به نظر میرسد، اما این تصور اشتباه است.
BPM به معنای مدیریت کلی فرآیندهای کسب و کار است. افرادی که در دورههای آموزشی BPM شرکت میکنند، توانایی شناسایی، تحلیل، ارزیابی، پیادهسازی و اجرای روشهای مناسب و صحیح برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب و کار در سازمان را به دست میآورند.
محتوای دورههای آموزشی BPM شامل موارد زیر است:
- تاریخچه و مفاهیم در BPM
- متدولوژیهای مورد استفاده در BPM
- ابزارها، تکنیکها و فناوریهای مرتبط با BPM
- بررسی کلی مدلسازی، تحلیل و طراحی فرآیند
- مجموعه ابزارهای BPM و ابزارهای مدلسازی فرآیند
- خودکارسازی در BPM
- ابزارهای مورد استفاده در BPM برای خودکارسازی
- آخرین بهروزرسانیها و پیشرفتها در صنعت
- فراهم آوردن فضایی برای تعامل و کسب دیدگاههای ارزشمند
با شرکت در این دورهها، افراد میتوانند مهارتهای لازم برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسبوکار در سازمان خود را به دست آورند و در نتیجه، به افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کنند.
مشاوره فرآیندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
مشاوره فرآیندهای کسب و کار (BPM) روشی است که در آن با یک متخصص برای درک، شناسایی، تحلیل، بهینهسازی و تحول عملکرد کسبوکار خود مشورت میکنید.
هدف اصلی مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار موارد زیر است:
- حذف هزینههای غیرضروری
- بهبود بهرهوری کارکنان
- افزایش درآمد
فرآیند مشاوره بر اساس ماهیت کسبوکار شما طراحی میشود. استراتژیهای درگیر در این فرآیند به ایجاد یک شرکت پایدار کمک میکنند. برخی از استراتژیهای مهمی که متخصصان مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای ایجاد تحولات اساسی در یک کسبوکار به کار میگیرند، عبارتند از:
- تحول در بخش پذیرش و ارتباط با مشتری (فرانت آفیس)
- بازطراحی فرآیندهای کلیدی
- تنظیمات فوری (لحظهای)
با بهرهگیری از مشاوره BPM، میتوانید فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشید و در نهایت به افزایش سودآوری، چابکی و مزیت رقابتی در بازار دست پیدا کنید.
فاکتورهای کلیدی انتخاب مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)
انتخاب مشاور مناسب برای آموزش فرآیندهای کسب و کار (BPM) به کارکنان شرکت، تصمیمی حیاتی است. این فرآیند انتخاب به دلیل لزوم در نظر گرفتن موارد مختلفی که میتواند به نفع شرکت شما باشد، چالشبرانگیز است.
همانطور که هر استخدامی نیازمند تصمیمگیری قابل اعتماد است، استخدام مشاور فرآیند برای سازمان شما نیز همینطور است. قبل از استخدام یک متخصص برای آموزش BPM به کارکنان، باید چندین فاکتور را در نظر بگیرید که عبارتند از:
۱. دانش و تخصص حرفهای و گواهینامه
- اولین و مهمترین فاکتور در انتخاب مشاور مدیریت فرآیند BPM، دانش و صلاحیت حرفهای او در این حوزه است. مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار BPM باید بر مهارتهای مدیریتی لازم برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار تسلط داشته باشد.
- همچنین، تسلط کامل بر متدولوژیها، ابزارها، تکنیکها و فناوریهای مرتبط با BPM، از دیگر مهارتهای کلیدی یک مشاور BPM به حساب میآید.
- آگاهی عمیق از آخرین پیشرفتها و بهروزرسانیهای صنعت، به مشاور کمک میکند تا بهترین راهکارها را برای سازمان شما ارائه دهد.
- گواهینامههای آنلاین مدیریت فرآیندهای کسب و کار، منبعی برای کسب دانش و ارتقای مهارتهای مشاوران BPM هستند.
- انتخاب ایدهآل برای شما، یک مشاور مدیریت فرآیند باتجربه و دارای گواهینامه است.
- یک مشاور باتجربه میتواند مجموعهای ارزشمند از دانش عملی را به کارآموزان انتقال دهد و در نهایت منجر به بهبود عملکرد و پیشرفت سازمان شما شود.
۲. مهارتهای سخنوری عالی
- تا به حال به این موضوع فکر کردهاید که چرا در برخی سخنرانیها، ظرف ۱۵ دقیقه خوابتان میگیرد؟ دلیل آن میتواند مهارتهای سخنوری ضعیف ارائهدهنده باشد.
- مشاور مدیریت فرآیند که برای آموزش کارکنان استخدام میکنید، باید در طول فرآیند آموزش، تعداد زیادی از این سخنرانیها را ارائه دهد. اگر مهارتهای سخنوری او ضعیف باشد، باید منتظر یک کابوس آموزشی باشید.
- مهارتهای سخنوری تنها به توانایی خوب صحبت کردن محدود نمیشود. بلکه شامل زبان بدن مناسب، نگرش مثبت و شخصیت جذاب نیز میشود.
- فرایند طولانی و دقیق انتخاب از میان رزومههای متعدد، کاری زمانبر است، اما یافتن فردی با مهارتهای سخنوری عالی ارزش این صرف زمان را دارد.
۳. مهارتهای رهبری
- «پیشقدم بودن» ویژگیای است که در هر نقشی در یک سازمان اهمیت دارد.
- برای حفظ نظم و ترتیب جلسات آموزشی، مشاور مدیریت فرآیند باید دارای مهارتهای رهبری قوی باشد. مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار BPM یک رهبر الهامبخش برای تیم خود است و به همین ترتیب کارآموزان نیز باید از سفر حرفهای مشاور فرآیند الهام بگیرند.
- فردی با مهارتهای رهبری قوی با همه فراگیران، چه ضعیف و چه قوی، به طور یکسان برخورد میکند و تلاش بیشتری برای آموزش افراد ضعیفتر انجام میدهد.
- داشتن مهارتهای رهبری، تمایز قابل توجهی برای مشاور آموزش BPM ایجاد میکند و به همین دلیل، او باید یک رهبر توانا باشد.
۴. مهارتهای تدریس
- تدریس یک مهارت خلاقانه است و همه افراد نمیتوانند آن را به خوبی درک و اجرا کنند.
- صحبت کردن در مورد یک موضوع و آموزش آن به دیگران دو مقوله کاملاً متفاوت هستند که دومی بسیار دشوارتر است.
- در حین تدریس، سنجیدن سطح درک دانشآموزان، میزان اطلاعاتی که میتوانند در یک زمان جذب کنند و بسیاری از عوامل دیگر، بسیار مهم هستند.
- همه موارد فوق برای یک مشاور مدیریت فرآیند BPM نیز صدق میکند. بنابراین، گنجاندن یک دوره عملی در فرآیند استخدام ضروری است.
- روش آموزشی باید شامل جلسات تعاملی و عملی برای جلب مشارکت فراگیران باشد.
- ظرفیت توجه انسان تنها حدود ۴۵ دقیقه است. بنابراین، مشاور فرآیند باید از استراتژیهای هوشمندانهای برای حفظ مشارکت فراگیران در طول دوره استفاده کند.
- در نهایت، شرکت شما باید از جلسات آموزش BPM بهرهمند شود.
۵. روحیه ابتکار و عمل
- همانطور که یک محیط کسلکننده نمیتواند آتش شوق را در افراد برانگیزد، یک فرد بیانگیزه نیز هرگز نمیتواند الهامبخش یا سرگرمکننده باشد.
- یک مشاور مدیریت فرآیند باید انرژی و شور و شوق بالایی برای تکمیل فرآیند آموزشی با هیجان داشته باشد.
- مسئولیت شکلگیری فضای جلسات آموزشی بر عهده مشاور مدیریت فرآیند BPM است و یک فرد بیروح میتواند بر انرژی این دوره تأثیر منفی گذاشته و آن را برای فراگیران خستهکننده کند.
- طی فرآیند استخدام، میتوانید به راحتی با انجام مصاحبه تلفنی و حضوری، فردی با روحیه ابتکار و عمل را شناسایی کنید.
ممکن است شرکتهای مختلف بسته به ماهیت کسب و کار خود، به دنبال ویژگیهای دیگری نیز در یک مشاور مدیریت فرآیند باشند. عوامل ذکر شده در بالا، نکات کلیدی مهمی هستند که در صورت اجرای صحیح، میتوانند شرکت شما را در مسیر موفقیت به طور قابل توجهی پیش ببرند.
چرا استخدام مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) برای شرکت شما مفید است؟
مشاوره آموزشی BPM روشی عالی برای ادغام تکنیکهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در سازمان شما است. این حوزه نوظهور در دنیای تجارت، به سرعت در حال رشد و تقاضا برای آن بالاست. بنابراین، مشاوره آموزشی BPM، بهترین راه برای یادگیری و پیادهسازی تکنیکهای BPM در کسب و کار شما است.
برخی از مزایای استخدام مشاور آموزشی BPM
- ادغام تکنیکهای BPM در سازمان: مشاور با طراحی و اجرای برنامههای آموزشی، به سازمان شما در فراگیری و بهکارگیری مؤثر تکنیکهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار کمک میکند.
- سهولت در مدیریت فرآیندهای کسب و کار: با پیادهسازی صحیح BPM، مدیریت فرآیندها در سازمان شما آسانتر شده و بهرهوری و کارایی سازمان افزایش مییابد.
- ارائه دانش بهروز صنعت: مشاوران BPM از آخرین دانش و بهروزرسانیهای صنعت مطلع بوده و این دانش ارزشمند را به کارکنان شما منتقل میکنند.
- آشنایی با آخرین فناوریها و نوآوریها: شما از طریق این دورهها با جدیدترین فناوریها و نوآوریها در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار آشنا میشوید.
- تقویت اعتماد و وفاداری کارکنان: با فراهم کردن فرصت رشد حرفهای برای کارکنان از طریق آموزش BPM، اعتماد و وفاداری آنها به شرکت افزایش مییابد.
- یادگیری اتوماسیون در BPM و ابزارهای مرتبط: دورههای آموزشی BPM، مفاهیم و ابزارهای اتوماسیون در این حوزه را به کارکنان شما آموزش میدهند.
- صرفهجویی در زمان، منابع و هزینه: با بهرهگیری از مشاوره BPM، نیازی به استخدام دائمی متخصص BPM ندارید و در زمان، منابع و هزینههای شرکت صرفهجویی میشود.
- همکاری با متخصصان باتجربه: با استخدام مشاور مدیریت فرآیند BPM، از تجربه و دانش وسیع آنها بهرهمند میشوید و این همکاری میتواند در صورت نیاز به استخدام دائمی متخصص، زمینهساز تصمیمگیری آگاهانهتر شود.
- عامل اصلی رشد و موفقیت سازمان: پیادهسازی صحیح BPM میتواند دلیل اصلی رشد و موفقیت سازمان شما باشد.
- افزایش درآمد: با اجرای مؤثر فرآیندهای کسب و کار، درآمد سازمان شما افزایش خواهد یافت.
- تمایز از رقبا: با ادغام فناوریهای جدید و بهرهگیری از دانش بهروز، از رقبا پیشی خواهید گرفت.
معایب کار با مشاوران فرآیند کسب و کار
تصمیم برای کار با یک مشاور فرآیند اغلب به نیازها و اهداف خاص یک تجارت بستگی دارد. کار با مشاوران فرآیند مطمئناً در برخی موارد میتواند مفید باشد، اما درک محدودیتهای آنها مهم است. از هزینههای بالا و زمانبندی سخت گرفته تا دشواری در سازگاری، این مشکلات بالقوه را در ذهن داشته باشید:
- هزینه: استخدام مشاور میتواند گران باشد و ممکن است با بودجه شرکت شما تناسب نداشته باشد.
- مقاومت در برابر تغییر: کارکنان ممکن است در برابر تغییرات توصیهشده توسط مشاور مقاومت کنند که منجر به کندی اجرا و یا حتی عدم اجرای آن شود.
- وابستگی به مشاوران: سازمانها ممکن است بیش از حد به مشاور وابسته شوند و زمانی که مشاور دیگر درگیر نباشد، برای حفظ پیشرفتها تلاش کنند.
- عدم سفارشیسازی: مشاور ممکن است فرهنگ و فرآیندهای منحصربهفرد سازمان را به طور کامل درک نکند، که منجر به توصیههایی می شود که برای شرکت مناسب نیستند.
- تعهد زمانی: کار با یک مشاور میتواند زمانبر باشد و ممکن است سازمان شما را ملزم کند که منابع قابل توجهی را به پروژه اختصاص دهد.
سخن پایانی
کسبوکارها زمانی موفق عمل میکنند که شما رویکردهای جدید را امتحان کرده یا روشهای قدیمی را به شیوهای متفاوت اجرا کنید. راز موفقیت در کسبوکار، انجام کارهای جدید به جای انتظار برای وقوع معجزه است. جهان با سرعتی ۵ برابری در حال پیشرفت است و شما نمیتوانید از این سرعت عقب بمانید. شاید نتوانید به سرعت ۵ برابری برسید، اما هدفگذاری برای رسیدن به آن و دستیابی به سرعت ۴ برابری ایرادی ندارد.
امروزه تقاضای زیادی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) وجود دارد. بنابراین، گزینه ایدهآل استخدام یک مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار برای آموزش کارکنان شماست. با این روش، میتوانید از مهارتهای توسعهیافته کارکنان خود بهرهمند شوید و در زمان و هزینه استخدام صرفهجویی کنید.
با رویکرد آموزش کارکنان، ارتباط قویتری با آنها برقرار میکنید و بهترین فرصت توسعه را برای حرفه آنها فراهم میآورید.
در کل، استخدام یک مشاور آموزشی BPM میتواند به طور قابل توجهی به رشد، بهرهوری و موفقیت سازمان شما کمک کند.