OKR (اهداف و نتایج کلیدی) عنصری ضروری برای استراتژی هر سازمانی است. OKRها به رهبران کمک می‌کنند تا تیم‌های کاری را برای رسیدن به اهدافشان همسو کنند و در نتیجه، سازمان‌ها بتوانند سریع‌تر و کارآمدتر به رسالت و چشم‌انداز خود دست یابند. با این حال، اجرای OKRها همیشه برای تیم‌ها آسان نیست. در این مقاله، نحوه آموزش OKR به تیم‌ها و اجرای آن را بررسی می‌کنیم تا همه افراد درک کنند که چه کاری باید انجام دهند و چرا این کار ضروری است.
اطمینان از درک واضح OKRها توسط تیم
با آماده شدن برای اجرای OKRها، ضروری است که تیم شما به طور واضح درک کند که OKR چیست و چگونه کار می‌کند. شما می‌توانید با برگزاری جلسات آموزشی یا کوچینگ برای کارمندان و مدیران خود به این امر دست یابید، اگرچه این فرآیند باید در طول سال نیز به طور مستمر انجام شود تا همه افراد از روند کار مطلع باشند.
چرا شرکت‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟
شرکت‌ها معمولاً در ابتدای سال اهداف کلی سازمان را تعیین می‌کنند، اما بعد از گذشت یک ماه، همه آنها را فراموش می‌کنند. این نتیجه «مدیریت غیرفعال» است. برای مدیران، ارزیابی و نظارت بر پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان دشوار می‌شود. همچنین برای مدیران اجرایی، درک اینکه کدام تیم‌ها یا افراد در حال انجام وظایف خود هستند، عملکرد بهتری نسبت به انتظار آنها دارند یا عملکرد ضعیفی دارند، چالش‌برانگیز می‌شود. همسو کردن تیم‌ها و افراد مختلف با اهداف کل شرکت و انتقال اهداف به آنها (Cascading Goals) دشوار می‌شود و کارکنان از پایین به بالا احساس جدایی پیدا می‌کنند. ارتباط بین فعالیت‌های کارکنان و اولویت‌های سازمان همیشه برای آنها واضح نیست.
برای مقابله با این مشکل، کارکنان شروع به استفاده از اکسل، پاورپوینت، گوگل‌داکس و… برای ردیابی پیشرفت هر تیم کردند. اما این فرآیند بسیار زمان‌بر است و به هیچ‌وجه قابل اتکا نیست. مدیران اجرایی تمایل دارند از این روش اجتناب کنند، زیرا احساس می‌کنند بسیار وقت‌گیر و همچنین خسته‌کننده است. این یک روش قابل اعتماد برای پیگیری اهداف، عملکرد و میزان دستیابی به اهداف هر تیم نیست. این روش‌های ایستا مانع از دسترسی همه به اهداف یا مشاهده لحظه‌ای آنها می‌شود. برای جلوگیری از چنین سردرگمی‌ای، OKR وارد عمل می‌شود، جایی که همه این فعالیت‌ها را می‌توان با معیارها سنجید.
برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزار OKR عبارتند از:
- شفافیت ذاتی
- تطبیق اهداف با ماهیت سازمان
- ایجاد مسیر شفاف برای افراد و تیم‌ها
- تقویت مدیریت و تخصیص منابع
- تحلیل ریشه‌های عدم دستیابی به اهداف
- تشخیص عملکرد افراد
- بینش منظم در مورد اهداف و عملکرد
- داده‌ها و معیارهای لحظه‌ای
درباره کوچینگ و آموزش OKR
آموزش و کوچینگ OKR روشی عالی برای کمک به تیم شما برای رسیدن به اهدافشان است. شرکت شما نیز از این فرآیند بهره‌مند خواهد شد، زیرا OKR ابزاری مؤثر برای سنجش عملکرد و شناسایی فرصت‌های بهبود است.
آموزش و کوچینگ OKR را می‌توان به صورت داخلی انجام داد یا آن را برون‌سپاری کرد. در هر صورت، باید فردی را انتخاب کنید که خود در زمینه OKR تجربه داشته باشد تا بداند که برای اجرای مؤثر آنها به چه چیزهایی نیاز است.
ایجاد فرهنگ کار فوق‌العاده
OKR روشی برای ایجاد فرهنگ کار خارق‌العاده است. شما می‌توانید از OKR به عنوان یک معیار داخلی برای سنجش عملکرد تیم خود و اطمینان از مسیر درست آنها استفاده کنید. هنگامی که یک OKR را راه‌اندازی می‌کنید، به راحتی می‌توانید اطمینان یابید که همه افراد از وظایف و زمان انجام آنها مطلع هستند. این فرآیند به همه کمک می‌کند تا در نقش‌ها و مسئولیت‌های خود احساس راحتی بیشتری داشته باشند.
OKR به کارمندان با مسئولیت‌های مختلف در بخش‌های خود (یا حتی بخش‌های مختلف) فرصت همکاری می‌دهد، بدون اینکه دچار تداخل، به اشتراک‌گذاری بیش از حد اطلاعات یا ایجاد مانع برای یکدیگر شوند. به عنوان مثال، ممکن است برخی از اعضای تیم در یک زمان خاص از روز مشغول کار دیگری باشند. بدون OKR، ما به راحتی می‌توانیم با مشکلات ناشی از انبوه اطلاعاتی که هم‌زمان در اکوسیستم کسب و کارمان پردازش می‌کنیم، روبه‌رو شویم. این جریان‌های داده باعث می‌شوند احساس کنیم که همیشه نمی‌دانیم گام بعدی چه باید باشد یا چگونه بهترین مسیر را برای رسیدن به اهدافمان طی کنیم.
آموزش OKR شامل چه مواردی است؟
آموزش OKR ترکیبی از روش‌های مختلف آموزشی است. این آموزش می‌تواند به صورت حضوری یا آنلاین برگزار شود. جلسات آموزشی به شما کمک می‌کند تا درک کنید که OKR چیست، چگونه کار می‌کند و چگونه آن را به درستی اجرا کنید. آموزش OKR می‌تواند توسط یک مربی یا مدیری انجام شود که قبلاً با موفقیت این فرآیند را اجرا کرده است.
کوچینگ و پشتیبانی از قهرمانان و مشاوران OKR
قهرمانان OKR و مشاوران OKR کلیدهای موفقیت هستند. هر دو گروه برای رسیدن به اهداف خود نیاز به کوچینگ و پشتیبانی دارند، اما آنها دو نوع فرد کاملاً متفاوت با نیازهای بسیار متفاوتی هستند.
قهرمانان OKR کسانی هستند که نیروی محرک OKRها هستند. آنها چشم‌اندازی برای مسیر پیشرفت شرکت خود دارند و با رهبری تیم‌های خود از طریق انواع موانع (از جمله موانعی که خودشان ایجاد کرده‌اند) برای رسیدن به آن چشم‌انداز تلاش می‌کنند. اگر می‌خواهید سازمان شما در طول زمان موفق شود – و نه فقط دوام بیاورد – به افرادی مانند آنها در سازمان خود نیاز دارید!
مشاوران OKR به این قهرمانان کمک می‌کنند تا با راهنمایی آنها در تعیین نقش‌های فردی داخل سازمان برای برآورده کردن و فراتر رفتن از انتظارات، برخی از سخت‌ترین چالش‌های خود را پشت سر بگذارند.
اهمیت آموزش و کوچینگ در اجرای OKR
OKRها مؤثرترین راه برای تعیین اهداف، انتقال آنها به تیم، سنجش پیشرفت و بهبود عملکرد هستند. آنها همچنین به شما کمک می‌کنند تا در کل سازمان هم‌سویی ایجاد و فرهنگی را بنا کنید که از یادگیری و بهبود مستمر پشتیبانی می‌کند.
آموزش و کوچینگ مبتنی بر OKR را می‌توان به عنوان یک فرآیند مستمر در نظر گرفت که تیم‌ها یا افراد را قادر می‌سازد تا بیشتر در مورد OKR بیاموزند، بهتر درک کنند که چگونه OKR بر زندگی افراد تأثیر می‌گذارد و شفافیت بیشتری در مورد اتفاقاتی که در صورت عمل به تعهدات OKR می‌افتد، به دست آورند.
این آموزش و کوچینگ به کسب بینش درباره شکاف‌های دانش و علت عملکرد نادرست برخی موارد کمک می‌کند. علاوه بر این، درک آنها را از بهترین شیوه‌هایی که ممکن است بین سازمان‌ها بسته به موقعیت آنها در شبکه‌های بزرگ‌تر مانند شرکای زنجیره تأمین و… متفاوت باشد، بهبود می‌بخشد.
آموزش و کوچینگ همچنین می‌تواند به منظور کمک به راه‌اندازی OKR برای تیم‌ها و افراد استفاده شود. این امر با کمک به آنها در درک اولیه آنچه باید انجام دهند و سپس نحوه استفاده از این چارچوب به عنوان ابزاری برای بهبود مستمر در کارهای روزمره آنها صورت می‌گیرد.
به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها
شما باید بهترین شیوه‌ها را با همکاران، تیم‌ها و سازمان گسترده‌تر به اشتراک بگذارید.
بهترین شیوه‌ها را با همکاران خود در همان تیم یا پروژه به اشتراک بگذارید. این جایی است که می‌توانید از تجربیات دیگران بیاموزید و بر اساس آموخته‌های آنها پیشرفت کنید.
بهترین شیوه‌ها را با تیم‌های دیگر در سراسر سازمان (به عنوان مثال بازاریابی، فروش و پشتیبانی مشتری) به اشتراک بگذارید. این به آنها کمک می‌کند تا درک کنند که چه چیزی برای شما خوب عمل می‌کند و چگونه می‌توانند از تاکتیک‌های مشابه در پروژه‌ها یا بخش‌های خود استفاده کنند، به شرطی که هدف آنها با هدف شما همسو باشد.
چرا آموزش و کوچینگ در زمان پیاده‌سازی OKR ضروری است؟
آموزش جزء جدایی‌ناپذیر حیات هر سازمانی است. برای اطمینان از بهره‌وری مناسب کارکنان، به هر فردی، چه در سطوح بالا و چه پایین سازمان، هنگام ورود به یک سازمان برای اولین بار، آموزش مناسب باید ارائه شود. در صورت نادیده گرفتن بخش آموزش، بهره‌وری کارکنان ممکن است راکد باقی بماند.
این منطق در مورد نرم‌افزار OKR نیز صدق می‌کند. آموزش OKR بدون شک برای معرفی روش‌شناسی OKR به سازمان شما ضروری است. با این حال، قبل از شرکت در یک برنامه آموزشی، باید مطمئن شوید که از رویکرد مناسبی برای OKR پیروی می‌کنید تا سازمان شما مزایای OKR را درک کند.
آموزش OKR به کل سازمان کمک می‌کند تا OKRهایی ایجاد کنند که مرتبط و هم‌راستا با اهداف شرکت باشند و به تمرکز آنها کمک کند.
مزایای داشتن یک کوچ OKR باتجربه و گذراندن دوره آموزشی پیش از اجرای OKR
۱. صرفه‌جویی در هزینه و بهره‌وری زمان
زمان باارزش‌ترین منبع هر سازمانی است. یادگیری کارآمد برنامه OKR با صرفه‌جویی در زمان از طریق اجرای صحیح اهداف و همسو کردن آنها با ماهیت سازمان همراه است. با آموزش نرم‌افزار OKR به کل سازمان، همه افراد و تیم‌ها احساس راحتی کرده و بلافاصله شروع به همسو شدن و ارتباط با اولویت‌های استراتژیک می‌کنند. این امر در نهایت منجر به صرفه‌جویی در زمانی می‌شود که برای همراه کردن همه افراد در هنگام اجرای OKRها لازم است.
یک کوچ OKR با دانش عمیق و تجربه مرتبط می‌تواند دیدگاه‌های مختلفی از روش‌شناسی را به تیم معرفی کند. این کار در درازمدت باعث صرفه‌جویی در زمان شما برای رسیدگی به مسائل مختلف خواهد شد.
۲. کشف نقاط کور هنگام اجرای OKRها
هنگام اجرای OKR برای اولین بار، ممکن است نقاط کوری وجود داشته باشد که فردی آموزش‌ندیده یا کم‌تجربه آنها را از دست بدهد. شکاف بزرگی بین داشتن دانش نظری OKR و اجرای آن وجود دارد. مربیان آموزش‌دیده و حرفه‌ای OKR می‌توانند به شناسایی و بستن شکافی که ممکن است هنگام اجرای OKR برای اولین بار رخ دهد، کمک کنند. این امر به سازمان کمک می‌کند تا اشتباهات احتمالی را درک کند و تکرار نکند. داشتن مربیان آموزش‌دیده می‌تواند هزینه و زمان ناشی از هر عدم هم‌سویی احتمالی را کاهش دهد یا مانع از پیش رفتن اهداف شرکت در مسیر اشتباه شود.
۳. اولویت‌بندی استراتژی درست از همان ابتدا
با داشتن یک کوچ OKR خوب و کسب دانش در مورد اجرای OKR و نحوه عملکرد آن، مدیران ارشد می‌توانند چگونگی و مسیر حرکت شرکت را اولویت‌بندی و اجرا کنند و باید بر روی اهداف مهم تمرکز کنند. این امر موجب پاسخگویی هر کارمند می‌شود و به آنها برای کاری که انجام می‌دهند، پاداش داده می‌شود. این امر حس حرفه‌ای بودن را به تک‌تک افراد حاضر در شرکت القا می‌کند.
ویژگی‌های یک کوچ OKR خوب
یک کوچ OKR خوب باید شنونده‌ای ماهر باشد. آنها باید به آنچه تیم در تلاش برای دستیابی به آن است، گوش دهند و بازخورد سازنده ارائه دهند. همچنین، یک کوچ باید بداند چه زمانی پرسیدن سؤالات مناسب است تا بتواند به طور مؤثر بحث‌ها را هدایت کند.
یک کوچ OKR عالی همچنین فلسفه پیرامون OKRها را درک می‌کند. این بدان معناست که آنها می‌توانند توضیح دهند که چرا OKRها در سازمان شما ضروری هستند و چگونه به دستیابی اهداف کمک می‌کنند. علاوه بر این، یک کوچ خوب با تکیه بر تجربه خود، به بهترین شیوه‌های قابل اجرا برای پذیرش موفقیت‌آمیز OKRها توسط تیم‌ها دسترسی خواهد داشت.
توانمندسازی تیم‌ها برای مالکیت OKRها
از تیم‌ها برای بازخورد، از جمله بحث در مورد پیشرفت آنها، نترسید تا بتوانید در صورت لزوم، تنظیمات لازم را انجام داده و فرآیند OKR را اصلاح کنید.
سخن پایانی
اهمیت آموزش و کوچینگ هنگام اجرای OKRها را نمی‌توان نادیده گرفت. فرآیند پاسخگو کردن تیم نسبت به اهدافشان شامل مراحل مختلفی است، اما داشتن فردی که بداند در حال انجام چه کاری است و آنها را در این مسیر راهنمایی کند، می‌تواند این مراحل را آسان‌تر سازد.
علاوه بر این، یک مربی خوب می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا درک کنند که کار آنها چگونه در تصویر بزرگ‌تر دستیابی به اهدافشان جای می‌گیرد و این امر باعث افزایش احتمال موفقیت آنها می‌شود. همچنین درک این موضوع که مربیان باتجربه و آموزش‌دیده چه مزایایی را در زمینه اجرای نرم‌افزار OKR به ارمغان می‌آورند، آسان است. آموزش در زمینه اجرای OKR به شرکت‌ها امکان بهره‌مندی از مزایای متعدد را می‌دهد و آموزش به کارمندان و تیم‌ها امکان دسترسی آسان به نرم‌افزار OKR را فراهم می‌کند.
