سیر تکامل BPM و مشکلات BPM سنتی

تکامل مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) در طول سال ها دستخوش تحولات قابل توجهی شده است که منعکس کننده نیازهای در حال تغییر سازمان‌ها و پیشرفت های فناوری است. درک این تکامل زمینه ارزشمندی را برای انتقال از BPM سنتی به BPM مبتنی بر داده (Data Driven BPM) فراهم می کند.

1. مراحل اولیه: فرایندهای دستی و مبتنی بر کاغذ

در مراحل اولیه، فرایندهای تجاری اغلب دستی بودند و به شدت به اسناد مبتنی بر کاغذ وابسته بودند. سازمان ها از رویه‌های از پیش تعریف شده پیروی می‌کردند و هر بهینه‌سازی در درجه اول از طریق تلاش دستی و تجربه به دست می‌آمد.

2. معرفی سیستم های مدیریت گردش کار (WfMS)

با پیشرفت تکنولوژی، معرفی سیستم‌های مدیریت گردش کار (WfMS) یک گام مهم را مشخص کرد. این سیستم‌ها فرایندها را خودکار و ساده کردند و اتکا به مداخله دستی را کاهش دادند. با این حال، آنها اغلب در ساختارهای از پیش تعریف شده پیروی می‌کردند و فاقد چابکی مورد نیاز برای محیط های تجاری پویا بودند.

3. افزایش مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR)

دهه ۱۹۹۰ شاهد ظهور مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) بود، جنبشی که از طراحی مجدد اساسی و بهینه‌سازی فرایندهای تجاری حمایت می کرد. هدف BPR جدا شدن از جریان های کاری سنتی و سفت و سخت و ترویج رویکردی انعطاف پذیرتر و کارآمدتر بود.

4. ظهور مجموعه نرم‌افزاری  BPM

دهه ۲۰۰۰ شاهد ظهور مجموعه‌های نرم‌افزاری جامع BPM بود که مدل‌سازی فرایند، اتوماسیون و نظارت بر فرایند را گرد هم می‌آورد. این ابزارها به سازمان‌ها اجازه می‌داد تا فرایندهای خود را ترسیم، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی کنند و به افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب و کار کمک کنند.

5. یکپارچگی قوانین تجاری و مدیریت تصمیم‌گیری

اخیراً، BPM  برای یکیپارچگی قوانین تجاری و مدیریت تصمیم‌گیری تکامل یافته است. این تغییر بر اهمیت تصمیم‌گیری هوشمند در فرایندها تأکید می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به سرعت به شرایط در حال تغییر واکنش نشان دهند.

6. روندهای فعلی BPM: مدیریت فرایندها مبتنی بر داده (Data Driven BPM)

در حال حاضر، تاکید بر BPM مبتنی بر داده است. سازمان‌ها قدرت اعجاب انگیز و تغییر دهنده داده‌ها را در تصمیم‌گیری، بهینه‌سازی فرایندها در زمان اجرا، و دستیابی به سطحی از چابکی و سازگاری که قبلاً بی‌نظیر بود، تشخیص داده‌اند و یا بزودی تشخیص می‌دهند. در نهایت آنها ناگزیر از حرکت به سمت Data Driven BPM خواهند بود.

تعریف BPM سنتی و ویژگی‌های کلیدی آن

مدیریت فرایندهای کسب و کار سنتی (BPM) رویکردی برای مدیریت و بهینه‌سازی فرایندهای تجاری است که از یک مدل ساختاریافته و از پیش تعریف شده پیروی می‌کند. این شامل طراحی سیستماتیک، اجرا، نظارت و بهبود گردش کار بر اساس قوانین و رویه‌های تجاری از پیش تعیین شده است. در یک چارچوب سنتی BPM، فرایندها معمولاً از قبل ترسیم می‌شوند و انحراف از مسیر تعیین شده ممکن است محدود باشد. هدف این رویکرد افزایش کارایی، کنترل و ثبات در فرایندهای سازمانی است.

ویژگی های کلیدی BPM سنتی:

1. گردش کار از پیش تعریف شده:

BPM سنتی بر گردش کار به وضوح تعریف شده و از پیش تعیین شده متکی است. فرایندها از قبل ترسیم شده‌اند و هر مرحله و نقطه تصمیم گیری را به شیوه ای ساختاریافته شرح می‌دهند.

2. اجرای متوالی:

فرایندها در BPM سنتی به روشی متوالی و به دنبال یک مسیر خطی اجرا می‌شوند. هر مرحله به مرحله بعدی مرتبط است و انحراف از این توالی از پیش تعیین شده اغلب محدود است.

3. تاکید بر کنترل و انطباق:

کنترل و انطباق اصل اساسی BPM سنتی هستند. تمرکز بر حصول اطمینان از پایبندی فرایندها به قوانین و مقررات تعیین شده، ارتقای ثبات و کاهش خطر جز جدا نشدنی این رویکرد است.

4. روش‌های ساختاریافته و مستند:

رویه‌ها در BPM سنتی با تأکید بر استانداردسازی به خوبی مستند شده‌اند. این مستندات به عنوان مرجعی برای کارکنان عمل می‌کند و برای حفظ ثبات در سراسر سازمان ضروری هستند.

5. سازگاری محدود با تغییر:

سیستم‌های BPM سنتی ممکن است با چالش‌هایی روبرو شوند که به سرعت با تغییرات در محیط کسب و کار سازگار شوند. ساختار سفت و سخت ممکن است مانع از توانایی سازمان برای واکنش سریع به شرایط در حال تحول بازار شود.

6. مالکیت فرایند و کنترل متمرکز:

مالکیت فرایندها اغلب در چارچوب های سنتی BPM متمرکز است. یک نهاد یا بخش تعیین شده مسئول نظارت و مدیریت اجرای فرایندها و کنترل فرایندها است. ارتقاء عملکرد فرایند معمولا از بالا به پایین است.

7. معیارهای عملکرد و گزارش:

BPM سنتی به اندازه گیری و گزارش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اهمیت می دهد. شاخص‌ها برای ارزیابی کارایی و اثربخشی فرایندها استفاده می‌شوند و سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.

8. اتوماسیون گردش کار:

در حالی که اتوماسیون یک جزء کلیدی BPM است، اغلب بر خودکارسازی وظایف معمول و تکراری در جریان‌های کاری از پیش تعریف‌شده تمرکز می‌کند. اتوماسیون در BPM سنتی عموماً مبتنی بر قوانین است و ممکن است فاقد سازگاری با فناوری‌های پیشرفته‌تر اتوماسیون باشد.

درک این ویژگی‌های کلیدی، مبنایی را برای شناخت نقاط قوت و محدودیت‌های BPM سنتی فراهم می‌کند و زمینه را برای کشف رویکردهای مدرن‌تر و مبتنی بر داده‌ها فراهم می‌کند.

چالش های پیش روی شرکت ها در استفاده از BPM سنتی

در حالی که رویکردهای سنتی مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) در ارائه ساختار و نظم به فرایندهای سازمانی مؤثر بوده‌اند، اما با مجموعه‌ای از چالش‌ها همراه هستند که می‌توانند مانع انطباق و پاسخگویی شوند. شناخت این چالش‌ها برای سازمان‌هایی که به دنبال تغییر به روش‌های مدرن‌تر و مبتنی بر داده‌ BPM هستند، حیاتی است.

انعطاف ناپذیری:

BPM سنتی اغلب بر گردش‌های کاری از پیش تعریف‌شده تکیه می‌کند که ممکن است سخت و مقاوم در برابر تغییر باشند. این فقدان انعطاف‌پذیری می‌تواند سازمان‌ها را از انطباق سریع با الزامات تجاری در حال تحول و پویایی بازار باز دارد.

BPM سنتی بر اساس فرایندهای از پیش تعریف شده و ساختار یافته‌ای ساخته شده است که از یک توالی خطی از مراحل پیروی می کنند. این سختی در مواجهه با سناریوهایی که از مسیر تعیین شده منحرف می‌شوند، می‌تواند برای بسیاری از کسب و کارهاا محدود کننده باشد.

در یک چشم انداز تجاری که به سرعت در حال تحول است، توانایی انطباق سریع بسیار مهم است. سیستم‌های BPM سنتی ممکن است برای سازگاری با تغییرات در فرایندها مشکل داشته باشند که منجر به تاخیر در اجرا و عدم تطابق احتمالی با نیازهای فعلی کسب‌وکار می‌شود.

در چشم اندازهای تجاری که به سرعت در حال تغییر هستند، سیستم‌های BPM سنتی ممکن است برای سازگاری مؤثر با تغییرات پویا تلاش کنند اما ماهیت از پیش تعریف شده فرایندها، تغییر سریع جریان کار را در پاسخ به شرایط در حال تحول بازار یا رویدادهای غیرمنتظره را چالش برانگیز می کند.

ناکارآمدی در مدیریت حجم زیاد داده:

با رشد تصاعدی داده‌ها در عصر دیجیتال امروزی، BPM سنتی ممکن است در مدیریت کارآمد حجم زیادی از داده با چالش‌هایی مواجه شود. این محدودیت می‌تواند سازمان‌ها را از استخراج بینش‌های ارزشمند و تصمیم گیری‌های مبتنی بر داده‌ها باز دارد.

کندی در پاسخ به رویدادهای در لحظه:

فرایندهای BPM سنتی اغلب به گونه‌ای طراحی می‌شوند که دنباله‌ای از مراحل از پیش تعریف‌شده را دنبال می‌کنند، که پاسخگویی در زمان واقعی به رویدادهای غیرمنتظره یا تغییرات بازار را به چالش می‌کشد. این عدم چابکی می‌تواند بر توانایی سازمان برای استفاده از فرصت‌ها یا کاهش سریع خطرات تأثیر بگذارد.

تصمیم گیری در زمان واقعی در بسیاری از صنایع بسیار مهم است. BPM سنتی که برای فرایندهای متوالی و از پیش تعیین شده طراحی شده است، ممکن است فاقد چابکی مورد نیاز برای پاسخگویی سریع به رویدادها یا فرصت‌ها باشد.

پیاده‌سازی پیچیده:

پیاده‌سازی و اصلاح فرایندها در سیستم های BPM سنتی می‌تواند پیچیده و زمان بر باشد. ماهیت پیچیده این پیاده‌سازی ها ممکن است منجر به مقاومت کارکنان شود و مانع پذیرش کلی فرایندهای جدید شود.

محدودیت در تصمیم گیری مبتنی بر داده:

BPM سنتی اغلب تاکید کمتری بر استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری دارد. در عصری که بینش‌ مبتنی بر داده‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است، تکیه صرف بر فرایندهای از پیش تعریف‌شده و تحلیل‌های کیفی آنها، ممکن است منجر به از دست رفتن فرصت‌ها برای بهینه‌سازی و نوآوری شود.

چالش با فرایندهای بدون ساختار:

برخی از فرایندهای کسب و کار ذاتاً ساختاری ندارند یا به دلیل ماهیت خود نیاز به انعطاف دارند. BPM سنتی، با تأکید بر گردش‌های کاری از پیش تعریف‌شده، ممکن است هنگام اعمال بر فرایندهایی که به طور منظم در یک ساختار از پیش تعیین‌شده قرار نمی‌گیرند، با مشکلاتی مواجه شود.

مشکل در یکپارچه‌سازی منابع داده خارجی:

فرایندهای کسب و کار مدرن اغلب نیاز به یکپارچگی با منابع داده مختلف در داخل و خارج از سازمان، مانند روند بازار، بازخورد مشتری، یا تجزیه و تحلیل رقبا دارند. سیستم‌های BPM سنتی ممکن است برای ترکیب و تجزیه و تحلیل یکپارچه داده‌ها از این منابع مختلف داده‌ایی مشکل داشته باشند.

مقاومت در برابر تغییرات فرهنگی:

تغییر از BPM سنتی به رویکرد داده محور، ممکن است با مقاومت کارمندانی مواجه شود که به فرایندهای تثبیت شده عادت کرده‌اند. در گذر از BPM سنتی به Data Driven BPM  غلبه بر اینرسی سازمانی و پرورش فرهنگی که تغییرات را در بر می گیرد به یک چالش حیاتی تبدیل می‌شود. این چالش نقش مدیریت تغییرات را بسیار پررنگ می‌کند.

مشکل در انطباق با بازخورد مشتری:

ترجیحات و انتظارات مشتری به سرعت در حال تغییر است. BPM سنتی که بر فرایندهای از پیش تعیین شده متکی است، ممکن است سازگاری سریع با بازخوردهای متغیر مشتری یا روندهای بازار را چالش برانگیز بداند که به طور بالقوه منجر به نارضایتی مشتری می‌شود.

چرخه های پیاده سازی طولانی:

اجرای تغییرات یا معرفی فرایندهای جدید در سیستم‌های BPM سنتی اغلب شامل چرخه های طولانی است. ماهیت زمان بر این پیاده‌سازی‌ها می تواند مانعی برای انطباق سریع با نیازهای نوظهور کسب و کار باشد.

وابستگی به مداخلات انسانی:

BPM سنتی ممکن است برای نقاط تصمیم گیری یا استثناها به مداخلات انسانی تکیه کند. این وابستگی به مشارکت انسان می‌تواند فرایندها را کند کند و توانایی خودکارسازی و انطباق در زمان اجرا را محدود کند.

شناخت این چالش‌ها نیاز به رویکردی سازگارتر در قالب BPM مبتنی بر داده را برجسته می کند. پذیرش روش‌های داده‌محور به سازمان‌ها اجازه می‌دهد بر این محدودیت‌ها غلبه کنند و یک استراتژی مدیریت فرایند کسب‌وکار پاسخگوتر و پویاتر را تقویت کنند.