16 اشتباه رایج در پیاده سازی سیستم OKR
سیستم OKR از دو بخش «اهداف» و «نتایج کلیدی» تشکیل شده است. در واقع، اهداف همان مواردی هستند که سازمان به‌دنبال آن‌ها است و به‌عنوان اولویت اصلی و چشم‌انداز خود در نظر می‌گیرد. نتایج کلیدی نیز بر چگونگی ظاهر‌شدن نتایج مورد نظر در طول اجرای فرایندها تمرکز دارند. به‌این‌ترتیب، پیاده سازی OKR روشی عالی برای دستیابی به اهداف بلندپروازانه‌ی یک شرکت، سازمان یا کسبوکار است و توسط بزرگ‌ترین شرکت‌های دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد. بااین‌حال، نحوه‌ی نوشتن و برنامه‌ریزی برای سیستم OKR اهمیت بسیار زیادی دارد. در این زمینه، اشتباهاتی وجود دارند که به‌طور معمول توسط سازمان‌ها صورت می‌گیرند و مدل OKR را با چالش مواجه می‌کنند. به‌خاطر همین، در این مقاله، به‌سراغ اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR رفته‌ایم. با شناخت این اشتباهات، می‌توانید از آن‌ها پرهیز کنید و سیستم OKR را به‌خوبی در سازمان خود به اجرا درآورید
اشتباهات رایج در پیاده سازی سیستم OKR
اگر برای اولین‌بار با سیستم OKR کار می‌کند، ممکن است که ناخواسته اشتباهاتی را مرتکب شوید. با اینکه در ظاهر، سیستم او کی آر ساده به نظر می‌رسد؛ اما نکات ظریف زیادی وجود دارند که هنگام پیاده سازی OKR باید به آن‌ها توجه داشته باشید. ازاین‌رو، در این بخش، 17 اشتباه رایج در پیاده سازی OKR را برای شما توضیح می‌دهیم تا در هنگام اجرای مدل OKR، از آن‌ها اجتناب کنید.
اشتباه اول؛ اشتباه گرفتن اجزای OKR
یکی از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، درک نکردن نحوه کار اجزای این سیستم است. اگر اجزای مدل OKR را به‌خوبی نشناسید و تفاوت‌های آن‌ها را به‌وضوح درک نکنید، نمی‌توانید به‌طور مؤثری این سیستم را پیاده‌سازی کنید. در اینجا، باید یادآوری کنیم که او کی آر از اجزای کلیدی زیر تشکیل شده است:
- اهداف (objective)
- نتایج کلیدی (key results)
برای غلبه بر این مشکل، ابتدا باید این دو جزء را به‌صورت جداگانه درک کنید. اهداف باید الهام‌بخش و کیفی باشند و بتوانند آنچه را که می‌خواهید به دست آورید، به‌وضوح توضیح دهند. از سوی دیگر، نتایج کلیدی باید کمّی باشند و امکان اندازه‌گیری میزان پیشرفت شما را فراهم کنند. معمولاً برای هر هدف باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی در نظر گرفته شوند. همچنین، به این نکته توجه داشته باشید که «وظایف» فعالیت‌هایی روزانه هستند که برای دستیابی به نتایج کلیدی انجام می‌شوند.
اشتباه دوم؛ ننوشتن اهداف کششی
سیستم OKR چارچوبی را برای شما مشخص می‌کند تا بتوانید به‌سوی یک هدف مشخص حرکت کنید. در واقع، هدف از ایجاد چنین چارچوبی، هماهنگ‌سازی استراتژی و اجرا است تا بتوانید فرایندهای صحیح بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. پس، اگر اهداف خود را مانند خواسته‌های معمول کسب‌و‌کارها در نظر می‌گیرید، یعنی شما ارزش سیستم OKR را درک نکرده‌اید. به‌این‌ترتیب، یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، عدم تعیین اهداف کششی (stretch goals) است. اهداف کششی باید جاه‌طلبانه باشند و رسیدن به آن‌ها دشوار به نظر برسد.
برای غلبه بر این مشکل، باید اهدافی کششی را برای مدل OKR خود در نظر بگیرید. برای مثال، اگر قصد راه‌اندازی یک نرم‌افزار را دارید، باید هدف کششی شما تبدیل شدن نرم‌افزارتان به برترین نمونه در عرض یک ماه باشد. اگرچه این هدف دشوار به نظر می‌رسد؛ اما می‌تواند باعث پویایی فرایندهای اجرایی شما شود.
اشتباه سوم؛ بها دادن بیشازحد به توانایی‌های خود
تعیین اهداف کششی و بلندپروازنه ممکن است که یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR را ایجاد کند. اگر اهداف و نتایج کلیدی شما غیرواقعی در نظر گرفته شوند، احتمال دارد که پیامدهای زیر را به‌همراه داشته باشند:
- کارکنان، از ابتدا، هدف را دست‌نیافتنی شناسایی کرده و هیچ فعالیتی را برای رسیدن به آن‌ها انجام نمی‌دهند.
- اگر به‌طور مداوم به اهداف خود دست پیدا نکنید، سرخوردگی عمومی در سازمان ایجاد می‌شود.
- غیرواقعی بودن اهداف باعث می‌شود که کارکنان دروغ بگویند، پنهان‌کاری کنند و یا اینکه مسئولیت‌ها را مدام به گردن هم بیندازند.
برای حل این مشکل، باید اهداف کششی‌ای را تعیین کنید که واقع‌بینانه باشند، محدودیت‌های تیم‌ها را کنار بزنند و برآمده از اطلاعات تاریخی فرایندهای گذشته باشند. پس، اهداف شما باید به‌طور هم‌زمان چالش‌برانگیز و دست‌یافتنی تعیین شوند.
اشتباه چهارم؛ تعیین اهداف زیاد در سیستم OKR
یکی دیگر از مزایای پیاده سازی OKR این است که اولویت‌های سازمانی خود را به‌درستی انجام دهید. بخشی از این فرایند، تعیین همین اولویت‌ها است؛ یعنی باید بدانید که چه اهدافی برای شما مهم‌تر هستند تا بتوانید روی آن‌ها تمرکز کنید. بنابراین، شما باید اهدافی را انتخاب کنید که بیشترین تأثیر را بر موفقیت کسبوکار شما می‌گذارند.
درصورتی‌که اهداف بیش‌از‌حدی را انتخاب کنید، سیستم او کی آر علیه شما عمل خواهد کرد و ازاین‌طریق، یکی از پُرهزینه‌ترین اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR رقم خواهد خورد. به‌این‌ترتیب، به‌جای اینکه پیشرفت زودهنگامی داشته باشید، منابع شما بین تعداد زیادی از اهداف تقسیم می‌شوند و در هیچ‌کدام از آن‌ها موفق نخواهید شد.
برای غلبه بر این مشکل، باید برای شناسایی مهم‌ترین اهداف، وقت و انرژی صرف کرده و تیم‌های خود را بر اساس اهداف اصلی هماهنگ کنید. برای رسیدن به این هدف، به نکات زیر توجه داشته باشید:
- مطمئن شوید که OKRها با چشم‌انداز و اهداف سازمانی شما همسویی دارند.
- اطمینان حاصل کنید که تیم‌های شرکت بر اساس اهداف هماهنگ شده‌اند.
- اهداف و نتایج کلیدی را به‌طور مداوم بررسی کنید تا همچنان با اهداف سازمانی‌تان در یک راستا باشند.
اشتباه پنجم؛ اشتباه گرفتن OKR با KPI
یکی از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، اشتباه گرفتن OKR با KPI است. «شاخص کلیدی عملکرد» (KPI) و «اهداف و نتایج کلیدی» (OKR) با یکدیگر مرتبط هستند؛ اما اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند. در واقع، در بسیاری از مواقع، شاخص‌های کلیدی عملکرد، برای انتخاب OKRهای بعدی مفید هستند؛ برای مثال، می‌توانید نتایج KPI به‌دست‌آمده از بررسی‌های قبلی را بهبود بخشیده و به‌عنوان یکی از اهداف در پیاده سازی OKR در نظر بگیرید.
برای غلبه بر این مشکل، تفاوت OKR و KPI را به‌درستی درک کنید. بدانید که KPIها عملکردهای جاری را اندازه‌گیری می‌کنند؛ درحالی‌که OKRها اهدافی آینده‌نگر هستند. بااینکه می‌توانید برخی از KPIها را برای پیاده سازی او کی آر به کار بگیرید؛ اما همه‌ی آن‌ها به‌درد سیستم OKR نمی‌خورند.
اشتباه ششم؛ دست‌کم گرفتن پذیرش OKR
سیستم OKR، مانند هر فرایندی، باید به‌درستی پیاده‌سازی و اجرا شود. اگرچه با تعیین اهداف کششی، احتمال دست‌نیافتن به این اهداف وجود دارد؛ اما نباید دلیل موفق‌نشدن شما، عدم پذیرش OKR در سازمان باشد. در واقع، باید همه‌ی کارکنان، خودشان را با فرایندهای مربوط به OKR سازگار کنند.
برای غلبه بر این مشکل، داشتن یک فرد حرفه‌ای در این زمینه مفید به نظر می‌رسد. چنین فردی می‌تواند تیم‌ها را با یکدیگر سازگار کرده و بین کارکنان هماهنگی برقرار کند. در این زمینه، استفاده از مشاوران پیاده سازی OKR هم فواید بسیار زیادی دارد. برای این منظور، شما می‌توانید از مشاوره ما کمک بگیرید تا به‌شکلی کارآمد سیستم OKR را در سازمانتان پیاده‌سازی کنید. ما تجربه‌ی گسترده‌ای در زمینه‌ی پیاده سازی سیستم OKR داریم و به‌صورتی دقیق، این سیستم را در سازمان شما ایجاد، اجرا و مدیریت می‌کنیم.
اشتباه هفتم؛ مدیریت ضعیف سیستم OKR
برای پیاده سازی OKR به‌شکلی اثربخش، باید سطح بالایی از مدیریت و اجرا در سازمان برقرار شود. درصورتی‌که در زمینه‌ی مدیریت دقت کافی را به خرج ندهید، ممکن است که با چالش «تنظیم کردن و فراموش کردن» مواجه شوید؛ یعنی پس از تنظیم او کی آر، آن را به حال خودش رها کنید. بااین‌حال، خود سیستم OKR، می‌تواند نحوه عملکرد مدیریتی شما را نیز بهبود ببخشد.
برای غلبه بر این اشتباه رایج در پیاده سازی OKR، باید سیستم نظارت بر پیشرفت هفتگی داشته باشید، در تیم‌ها هماهنگی ایجاد عادت کنید و فرایندها را به‌طور مداوم زیر نظر بگیرید. البته رسیدگی دستی به تمام این موارد کار بسیار دشواری است و احتمال دارد که با خطای انسانی همراه شود. در نتیجه، بهترین روش برای مدیریت دقیق این فرایندها، استفاده از نرم افزار OKR است. به همین منظور، نرم افزار OKR ایونکس یکی از بهترین ابزارهایی است که مدیریت، برنامه‌ریزی و پیاده سازی OKR را تسهیل می‌کند. این نرم‌افزار با اتوماسیون فرایندهای مربوط به سیستم او کی آر و بازخوردگیری مداوم، به شما کمک می‌کند که نتایج کلیدی را به‌خوبی زیر نظر بگیرید تا به‌شکلی موثر به‌سوی اهداف خود حرکت کنید.
اشتباه هشتم؛ تنظیم OKR بدون در نظر گرفتن تیم‌ها
یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، نادیده‌گرفتن تیم‌های سازمان است. اگرچه شما به‌عنوان رهبر سازمان بیشترین درک استراتژیک را از اهداف خود دارید؛ اما ممکن است که از تمام جزئیات فرایندهای روزانه مطلع نباشید. علاوه‌بر آن، به‌کارگیری کارکنان در هنگام تعیین اهداف و نتایج کلیدی، درجه‌ی بالایی از حس مسئولیت‌پذیری و همکاری را در آن‌ها ایجاد می‌کند؛ بنابراین، با نادیده‌گرفتن تیم‌ها، شما این فرصت طلایی را از دست خواهید داد.
برای غلبه بر این مشکل، تیم‌های خود را در مراحل مختلف پیاده سازی OKR درگیر کنید. همچنین، بین تیم‌ها ارتباطات دوطرفه ایجاد کرده و آن‌ها را در فرایند برنامه‌ریزی مشارکت دهید. ازاین‌طریق، نه‌تنها با چالش‌های روزمره آشنا می‌شوید، بلکه مسئولیت‌پذیری و درگیری کارکنان با مدل OKR بیشتر خواهد شد.
اشتباه نهم؛ ناهماهنگی بین بخش‌های سازمان
سیستم OKR باید بتواند کل سازمان شما را در راستای حیاتی‌ترین اهدافتان هماهنگ کند. امروزه، مفهوم کسبوکار پویا و مدرن به ما می‌گوید که بخش‌های منزوی و منفرد نمی‌توانند به موفقیت لازم دست پیدا کنند. برای مثال، برای فروش موتورسیکلت، تیم بازاریابی نمی‌تواند به‌تنهایی موفق شود؛ بلکه برای ایجاد قراردادهایی دقیق، به تیم حقوقی نیاز دارد. در نتیجه، اگر تیم‌ها ماهیتی رقابتی داشته باشند، دستیابی به اهداف امکان‌پذیر نمی‌شود.
به‌این‌ترتیب، ناهماهنگی بین بخش‌های سازمان هم یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR است که برای غلبه بر آن، باید به درجه‌ی بالایی از هماهنگی در جهت اهداف کلیدی یکسان دست پیدا کنید.
اشتباه دهم؛ تنظیم گام اشتباه
منظور از گام، بازه‌ی زمانی‌ای است که شما برای رسیدن به اهداف خود در نظر می‌گیرید. یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، تمرکز بر گام‌های یک‌ساله است. درنظرگرفتن چنین گام بلندی، تأثیر کمتری نسبت به گام‌های سه‌ماهه دارد، زیرا:
- محیط کسبوکار شما مدام درحال تغییر است؛ درنتیجه، احتمال دارد که هدف امروز شما، چند ماه دیگر کاملاً بی‌ربط و بی‌فایده باشد.
- انتخاب گام‌های کوتاه‌تر باعث می‌شود که کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
- گاهی انتخاب گام‌های چند هفته‌ای هم خوب است؛ اما لزوماً به کار همه‌ی مشاغل نمی‌آید.
برای غلبه بر این مشکل، کافی است که یک گام سه‌ماهه را در نظر بگیرید و نتایج آن را ببینید.
اشتباه یازدهم؛ گره‌زدن سیستم OKR با پاداش و غرامت
بااینکه OKRها روشی خوب برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت هستند؛ اما گره‌زدن آن‌ها با پاداش و یا غرامت، یکی از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR است. در واقع، مدل OKR زمانی به‌خوبی عمل می‌کند که با اهداف کششی همراه باشد تا کارکنان را به انجام کارهایی بیش از توانایی معمول خود وادار کند؛ در نتیجه، احتمال دست‌نیافتن به چنین اهدافی وجود دارد. اگر پاداش و یا جریمه‌ی کارکنان را به اهداف OKR وابسته کنید، آن‌ها به اهداف دست‌یافتنی‌تر تمایل پیدا می‌کنند تا ازاین‌طریق، پاداش بیشتری بگیرند و یا اینکه جریمه نشوند.
برای رفع این مشکل، می‌توانید گام‌های سه‌ماهه را برای پیاده سازی OKR در نظر بگیرید. ازاین‌طریق، اهداف دست‌یافتنی‌تر می‌شوند و کارکنان می‌توانند برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنند.
اشتباه دوازدهم؛ واگذاری OKR به HR
یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، واگذاری مدیریت این سیستم به HR است. ازآنجایی‌که OKRها می‌توانند بخشی از فرایند مدیریت عملکرد باشند، برخی از سازمان‌ها، به‌اشتباه، مدیریت او کی آر با به مدیریت منابع انسانی خود می‌سپارند. در واقع، پیاده سازی OKR علاوه‌بر مدیریت عملکرد، به استراتژی و اجرا نیز نیاز دارد؛ بنابراین، واگذاری آن به یک بخش، کار خطایی است.
برای غلبه بر این مشکل، مدل OKR را در تمام سطوح سازمانی خود پیاده‌سازی کنید. در نتیجه، از مدیران ارشد گرفته تا کارکنان تیم‌های مختلف باید درگیر این فرایند شوند. بدون انجام این کار، درک درستی از توانایی‌های بالقوه‌ی شرکت نخواهید داشت و نمی‌توانید اهداف مهم را نیز شناسایی کنید.
اشتباه سیزدهم؛ عدم برقراری تعادل بین انعطاف و تعهد
برای گرفتن بهترین نتیجه از سیستم OKR، باید به‌طور هم‌زمان منعطف و متعهد باشید. فرض کنید که شما در یک بازار تجاری پویا رقابت می‌کنید که مدام درحال تغییر است. درصورتی‌که نتوانید خود را با تغییرات سازگار کنید، ممکن است که سهم خود را از بازار از دست بدهید. از طرفی، ایجاد تغییرات مداوم نیز تمرکز شما را از بین می‌برد و نمی‌توانید به اهداف بلندپروازانه‌ی خود دست پیدا کنید.
برای حل این مشکل، باید بین انعطاف‌پذیری و تعهد تعادل برقرار کنید. زمانی که برای اولین‌بار به پیاده سازی OKR اقدام کرده‌اید، از تغییرات و کاستی‌های موجود درس گرفته و آن‌ها را در دوره‌های بعدی به کار بگیرید.
اشتباه چهاردهم؛ داشتن انتظارات غیرواقعی از سیستم OKR
اگرچه سیستم او کی آر باعث ایجاد همسویی می‌شود و شکاف بین اهداف و فرایندها را پُر می‌کند؛ اما نمی‌تواند مشکلات اساسی کسبوکار شما را از میان بردارد. داشتن استراتژی نادرست، کمبود پرسنل کلیدی و نداشتن نوآوری برخی از اختلالاتی هستند که برای سازمان شما مشکل‌زا می‌شوند و با پیاده سازی OKR رفع نخواهند شد.
برای به حداکثر رساندن کارایی او کی آر، این روش را در کنار سایر استراتژی‌های مدیریتی استفاده کنید. در واقع، اتخاذ یک رویکرد صحیح تجاری، در کنار درنظرگرفتن اهداف بلندپروازانه، به شما کمک می‌کند که موانع را کنار بزنید و نتایج مثبتی را کسب کنید.
اشتباه پازندهم؛ پیچیدگی بیشازحد در OKRها
یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR، پیچیده‌کردن بیشازحد آن‌ها است. در حالت کلی، اجرای مدل OKR کار ساده‌ای نیست و شما نباید آگاهانه بر این پیچیدگی بیفزایید. برخی از سازمان‌ها پیاده سازی OKR را به تأییدیه‌ها، جلسات و تجزیه‌و‌تحلیل بیشازحد وابسته می‌کنند. این رفتار کمال‌گرایانه قطعاً نحوه‌ی اجرای شما را با مشکل مواجه خواهد کرد.
برای حل این مشکل، بپذیرید که پیاده سازی OKR به زمان و دریافت بازخورد نیاز دارد و از همان ابتدا کامل نخواهد بود. برای شروع، فرایندهای OKR را سرراست نگه دارید و با آموزش و پیگیری، کارکنان را با خود همراه کنید.
اشتباه شانزدهم؛ سهل‌انگاری در پذیرش
این اشتباه رایج در پیاده سازی OKR، در نقطه‌ی مقابل کمال‌گرایی قرار دارد. زمانی که شما همه‌چیز را خیلی ساده در نظر می‌گیرید، دچار سهل‌انگاری خواهید شد. ازاین‌طریق، مدام به‌دنبال نتایج رضایت‌بخش خواهید رفت و از اهداف بلندپروازانه فاصله خواهید گرفت.
برای غلبه بر این مشکل، مطمئن شوید که با ماهیت سیستم او کی آر آشنا هستید و می‌دانید که با چه هدفی برنامه‌ریزی می‌شود. سپس، این مدل را در یک نمونه‌ی آماری کوچک‌تر پیاده‌سازی کنید تا پیش از اجرای کامل، با مشکلات و سهل‌انگاری‌های احتمالی آشنا شوید. علاوه‌بر آن، مشاوران TryBPM نیز می‌توانند شما را در این زمینه، به‌خوبی راهنمایی کنند.
سخن پایانی
اگرچه پیاده سازی OKR ساده به نظر می‌رسد؛ اما نکات مهمی در این زمینه وجود دارند که باید به آن‌ها توجه داشته باشید. مشاوران TryBPM در بررسی سازمان‌های مختلف، با برخی از مهم‌ترین اشتباهات رایج در پیاده‌سازی OKR مواجه شده‌اند که اغلب مدیران آن‌ها را تکرار می‌کنند. به‌خاطر همین، در این مقاله، این اشتباهات را برایتان توضیح دادیم تا از آن‌ها پرهیز کنید. در ضمن، برای رسیدن به بهترین نتایج، می‌توانید از خدمات مشاوره OKR تیم TryBPM کمک بگیرید تا از اجرای دقیق و اصولی این سیستم در سازمان خود مطمئن شوید.