اهمیت همترازی در OKR
یکی از اصلی‌ترین شاخص‌های موفقیت یک شرکت، همترازی درون‌سازمانی (Cross-organizational Alignment) است. بر اساس آمارهای به‌دست‌آمده، شرکت‌هایی که تیم‌های خود را به‌خوبی با یکدیگر هم‌تراز یا هم‌سو می‌کنند، به موفقیت‌های چشم‌گیری دست می‌یابند. این شرکت‌ها ۳۶ درصد مشتریان کمتری را از دست می‌دهند، ۵۸ درصد سریع‌تر رشد می‌کنند و نسبت به رقبایشان تا ۷۲ درصد سود بیشتری را به دست می‌آورند. ازآنجایی‌که یکی از بهترین روش‌های هم‌سوسازی درون‌سازمانی، استفاده از سیستم «اهداف و نتایج کلیدی» (OKR) است، در این مطلب، قصد داریم تا نحوه همترازی در OKR را برایتان توضیح دهیم. همچنین، در ادامه، چگونگی و چالش‌های alignment در OKR را به‌صورت کامل شرح خواهیم داد.
همترازی در OKR چیست؟
همترازی سازمانی به هم‌سوسازی کارکنان، محصولات و فرایندها با اهداف شرکت اشاره دارد. بنابراین، alignment در OKR یکی از اصلی‌ترین اهداف سازمان‌ها است که به افزایش بهره‌وری و سودآوری می‌انجامد و موقعیت یک شرکت را در بازار رقابتی تضمین می‌کند.
انواع همترازی در OKR
به‌طور کلی، ۳ نوع همترازی در OKR مطرح هستند که در این بخش، آن‌ها را توضیح خواهیم داد.
همترازی افقی (Horizontal alignment)
این نوع از همترازی به وابستگی‌ها و ظرفیت‌های مشترک تیم‌های درون‌سازمانی اشاره دارد. بنابراین، برای دستیابی به این alignment در OKR، باید شباهت‌ها، هم‌پوشانی‌ها و سایر اَشکال وابستگی بین تیم‌ها را شناسایی کنیم. سپس، با استفاده از داده‌های به‌دست‌آمده، می‌توان ظرفیت‌های تیم‌ها را اولویت‌بندی کرد و مانع برخورد تیم‌ها با یکدیگر در گلوگاه‌های اجرایی شد.
همترازی عمودی (Vertical alignment)
این همترازی در OKR به هم‌سوسازی سطوح مختلفی سازمانی اشاره دارد. همترازی عمودی هماهنگی سلسله‌مراتبی را به‌همراه داشته و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا از اهداف سطوح بالاتر مطلع شوند. درصورتی‌که این alignment در OKR پیاده‌سازی نشده باشد، سطوح مختلف نمی‌توانند از یکدیگر پشتیبانی کنند و این مسئله شکست استراتژی سازمانی را در پی خواهد داشت.
همترازی استراتژیک (Strategic alignment)
همترازی استراتژیک به هم‌سوسازی توسعه استراتژی سازمانی و نحوه پیاده‌سازی آن اشاره دارد. اگرچه این همترازی در OKR با چالش‌های مختلفی همراه است، اما پتانسیل‌های زیادی هم برای رشد دارد. درصورتی‌که این alignment در OKR به‌خوبی پیاده‌سازی شود، بین بخش‌های مختلف سازمان، اهداف و کارکنان هماهنگی خوبی ایجاد خواهد شد.
همترازی در OKR و پیاده‌سازی در سازمان
معمولاً تیم‌های مدیریتی سازمان‌ها درباره نحوه پیاده‌سازی همترازی در OKR دچار سردرگمی می‌شوند. بااین‌حال، alignment در OKR در خلأ رخ نمی‌دهند، بلکه همه تیم‌ها باید برای دستیابی به آن تلاش کنند. ازاین‌رو، ما به همترازی از دو دریچه متفاوت نگاه می‌کنیم که این دو دریچه را در ادامه، بررسی خواهیم کرد.
همترازی صریح (Explicit Alignment)
در همترازی صریح، یک معیار قابل اندازه‌گیری را انتخاب کرده و از آن به‌عنوان هدف استفاده می‌کنیم. سپس، مجموعه‌ای از نتایج کلیدی را برای پشتیبانی از آن به کار می‌گیریم. همترازی صریح روشی سخت‌تر یا انعطاف‌ناپذیرتر است و به‌خوبی به سازمان برای عبور از موارد بحرانی کمک می‌کند.
برای مثال، اگر هدف ما دست‌يابی به ۵۰۰۰ اشتراک نرم‌افزار در ماه باشد، می‌توانیم نتایج کلیدی زیر را برای آن در نظر بگیریم:
- ۱۰۰ هزار بازدیدکننده سایت در ماه بر اساس سئوی فنی و غیرفنی
- بهبود قیف بازاریابی برای دستیابی به ۵۰۰۰ اشتراک در ماه بر اساس کل ترافیک سایت
- مقیاس‌بندی محصولات و فرایندها برای پشتیبانی از ۵۰۰۰ اشتراک در ماه
- شاخص خالص مروجان (NPS) بالای ۹۰
همترازی جهت‌دار (Directional Alignment)
در این روش همترازی در OKR، از اوکی‌آرهای سازمانی برای پیاده‌سازی اوکی‌آرهای فردی یا تیمی استفاده می‌شود. همترازی جهت‌دار انعطاف‌پذیری و سیالیت بیشتری دارد و زمانی به کار می‌رود که سازمان بخواهد از خلاقیت‌ها و تخصص‌های تیمی برای دستیابی به alignment در OKR استفاده کند.
برای مثال، اگر یک تیم توسعه کسب‌وکار بخواهد به ۱ تا ۳ کانال جذب اضافی دست یابد، می‌تواند از نتایج کلیدی زیر استفاده کند:
- آزمایش شبکه اجتماعی تیک‌تاک، استفاده از رسانه‌های پایدار، بیلبوردها و…
- همکاری با ۱۰ ارائه‌دهنده محصولات برای معرفی خدمات
چالش‌های همترازی در OKR
در حالت ایدئال، استراتژی شرکت، تیم‌ها و کارکنان باید با یکدیگر هماهنگ باشند. بااین‌حال، در اغلب موارد این هماهنگی وجود ندارد و چالش‌هایی را برای alignment در OKR ایجاد می‌کند. ازاین‌رو، چالش‌های اساسی همترازی در OKR را در ادامه بیان خواهیم کرد:
- عدم برقراری ارتباط سطوح سلسله‌مراتبی با استراتژی سازمانی
- عدم مشارکت کارکنان
- اختلاف بین اهداف تیم و سازمان
- شفاف‌نبودن وظایف کارکنان و تیم‌ها
- راکد ماندن اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمانی
- عدم نظارت بر میزان پیشرفت و اصلاح دوره‌های مختلف پیاده‌سازی
مشکلات ناشی از عدم همترازی
عدم همترازی می‌تواند مشکلاتی در سطوح مختلف سازمانی به‌همراه داشته باشد. به همین خاطر، این مشکلات را در دو نوع همترازی افقی و عمودی بررسی می‌کنیم.
مشکلات عدم همترازی افقی
اگر همترازی افقی به‌درستی انجام نشود، مشکلات زیر برای alignment در OKR پیش می‌آیند:
- تیم‌های مختلف بر روی موضوعات مشترکی کار می‌کنند که منجر به کار تکراری می‌شود.
- مشکلات ناشی از وابستگی تیم‌ها به یکدیگر شناسایی نخواهد شد.
- هم‌افزایی یا سینرژی بالقوه از بین می‌رود.
مشکلات عدم همترازی عمودی
عدم همترازی عمودی مشکلات زیر را برای سازمان به‌همراه خواهد داشت:
- شکست در دستیابی به استراتژی اصلی شرکت و اجرای آن
- هدر رفتن منابع
- احساس انزوا در تیم‌ها
- کاهش بهره‌وری سازمان
همترازی در OKR با Try BPM
دیدیم که alignment در OKR اهمیت فراوانی دارد و باید به‌شکلی دقیق در سازمان‌ها پیاده‌سازی شود. ازاین‌رو، در ادامه، به دستاوردهایی اشاره می‌کنیم که TryBPMبا همترازی در OKR برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد.
آگاه‌شدن و سازگاری ازطریق همترازی در OKR
پیاده‌سازی OKR توسط Try BPM به مشارکت بیشتر تیم‌ها در فرایند همترازی کمک می‌کند. برای مثال، برگزاری یک کارگاه همترازی در این زمینه سودمند خواهد بود. تبدیل‌شدن همترازی به یک مرحله ثابت در اوکی‌آر، به ایجاد آگاهی عمومی از موضوعات اصلی کمک می‌کند و همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد. ازاین‌طریق، دستیابی به اهداف تیمی و سازمانی ساده‌تر خواهد بود.
کارگاه همترازی بخشی جدایی‌ناپذیر از چرخه OKR است. در این کارگاه، همه مدیران و رهبران اوکی‌آر گردهم می‌آیند و پیش‌نویس‌های OKR را با یکدیگر هماهنگ می‌کنند. به‌این‌ترتیب، اطمینان حاصل می‌شود که تیم‌ها و کارمندان در راستای اهداف مشترک شرکت حرکت می‌کنند و به‌صورت افقی و عمودی با یکدیگر هم‌سو هستند.
مسئولیت‌های مشخص با همترازی در OKR
همترازی در OKR باعث شفافیت و وضوح وظایف تیم‌ها و کارکنان می‌شود. ازاین‌طریق، تیم‌ها می‌توانند میزان مشارکت تیم‌های دیگر را در اهداف مشترکشان ارزیابی کنند. به‌این‌ترتیب، تأثیرات عدم مشارکت تیم‌ها شناسایی می‌شود و می‌توان تأثیرات تغییرات را بر اهداف افراد و تیم‌ها به‌دقت بررسی کرد. همچنین، با alignment در OKR می‌توان تأثیرات عدم دستیابی به اهداف را بر سایر تیم‌ها مورد تحلیل قرار داد.
وضوح و شفافیت با همترازی در OKR
همترازی برای شفاف‌سازی و وضوح وابستگی اهداف مختلف به یکدیگر ضروری است. درصورتی‌که تیم‌ها نحوه دستیابی به اهداف خود را با یکدیگر هماهنگ کنند، ظرفیت‌های موجود را به‌وضوح درک خواهند کرد. ازاین‌رو، alignment در OKR باید به یک مرحله ثابت تبدیل شود.
به‌این‌ترتیب، Try BPM به شما کمک خواهد کرد تا اهداف تیم‌ها را شناسایی کنید و دریابید که چه تیم‌هایی در دستیابی به این اهداف مشابه، اشتراکاتی دارند. علاوه‌بر آن، اهداف مشترک نیز شناسایی خواهند شد تا از تکرار کارها جلوگیری شود. به همین منظور، اهداف و نتایج کلیدی با دقت تعیین شده و همه کارکنانی که در این اهداف دخیل باشند، به‌روز نگه داشته می‌شوند. همچنین، این افراد و تیم‌ها می‌توانند در صورت مشاهده تغییرات و مشکلات، با یکدیگر تعامل داشته باشند.
دستیابی به استراتژی کلی با همترازی در OKR
سیستم OKR به هم‌سوسازی سازمان در جهت اهداف استراتژیک خاص کمک می‌کند. با توجه به اهدافی که از سطوح سلسله‌مراتبی به دست می‌آیند، سیستم اوکی‌آر می‌تواند اهداف استراتژیک را در بین تیم‌های مختلف تقسیم کند. ازاین‌طریق، تمام تیم‌ها نقش خود را در دستیابی به اهداف سازمانی تشخیص می‌دهند و این مسئله باعث انگیزش آن‌ها می‌شود. علاوه‌بر آن، درک صحیح وظایف، از هم‌پوشانی اهداف جلوگیری می‌کند و مانع انجام کارهای تکراری می‌شود. این بینش‌های مهم به بهبود مستمر همترازی در OKR کمک می‌کنند.
همکاری بیشتر با همترازی در OKR
سیستم OKR باعث می‌شود تا شما چرخه کاری خود را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید. ازاین‌طریق، از دوره‌های پیشین درس می‌گیرید و همکاری‌های آینده را بهبود می‌بخشید. برای مثال، تشخیص می‌دهید که بیشترین همکاری‌هایتان با کدام تیم‌ها است و می‌توانید ساختارهای تیمی منسجم‌تری را تشکیل دهید. از طرفی، با alignment در OKR داده‌هایی واقعی را درباره تیم‌ها به دست می‌آورید که شامل موارد زیر هستند:
- تیم‌هایی که بیشترین همکاری را با شما دارند.
- بخش‌هایی که بیشترین همکاری متقابل را تشکیل می‌دهند. این مسئله نشان‌دهنده نیاز به سازمان‌دهی مجدد است.
- تیم‌هایی که به‌خوبی با سیستم هدف سازمان ادغام نشده‌اند.
- چه میزانی از کار با اهداف کلی سازگاری دارد.
- همترازی در سازمان تا چه حد خوب پیش رفته است.
سخن پایانی
همترازی در OKR به بهبود تمام فرایندهای سازمانی کمک کرده و از انجام کار تکراری و ناسازگاری تیم‌ها با اهداف استراتژیک جلوگیری می‌کند. به همین منظور، Try BPM به شما کمک خواهد کرد تا با پیاده‌سازی سیستم اوکی‌آر، وابستگی‌های درون‌سازمانی را به‌وضوح تجسم کنید. ازاین‌طریق، تیم‌های مختلف اهداف مشخصی می‌یابند و برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی با یکدیگر به‌خوبی همکاری می‌کنند. همچنین، alignment در OKR باعث می‌شود تا تیم‌ها ظرفیت‌های خود را شناسایی کنند و مدیران نیز بتوانند به‌طور مداوم همترازی را بهبود ببخشند.