چالش انتخاب ابزار و فناوری در تیم‌های BPM
APQC در مورد نحوه انتخاب ابزار و فناوری توسط تیم‌های مدیریت فرایند کسب و کار یک بررسی و نظرسنجی انجام داده است و نتایج آن را به صورت یک اینفوگرافی در اختیار عموم قرار داده است. بررسی این گزارش حاوی نکات جالب و آموزنده‌ای است که مطالعه آن به تمام تیم‌های BPM توصیه می‌شود.
اما قبل از اینکه این گزارش را بررسی کنید، کمی تامل و شاید تغییر نگرش در خصوص جایگاه ابزار و فناوری در BPM ضرورت داشته باشد.
جایگاه ابزار و فناوری در BPM
مدیریت فرایند کسب و کار یک فرایند صرفا فناور محور نیست. نقش فناوری و به طور خاص فناوری اطلاعات در مدیریت فرایند بسیار مهم است اما همه موضوع BPM، فناوری نیست. یکی از مشکلات بزرگی که ما در حوزه BPM در ایران داریم این است که توصیف ما از مدیریت فرایند کسب و کار یعنی مکانیزاسیون فرایند. از آن بدتر شاهد این هستیم که برخی از عزیزان این مکانیزاسیون را صرفا در استفاده از BPMS خلاصه می‌کنند. اجازه بدهید کمی در این خصوص صحبت کنیمو
برخی سازمان‌ها و برخی افراد وقتی سراغ مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPM می‌روند، به صورت پیشفرض این رفتار صورت از آنها سر می‌زند.
- انتخاب یک یا تعدای فرایند
- مدلسازی فرایندها
- پیاده‌سازی فرایندهای منتخب در BPMS
اگر نگوییم تمام، می‌توان گفت که قسمت اعظم مدیریت فرایند کسب و کار از دید بعضی از سازمان‌ها و فعالان BPM همین سه مرحله است.
انتظار می‌رود نگاه عمیق‌تری به BPM داشته باشیم. مدیریت فرایند کسب و کار قرار است که تسهیل کننده کسب و کار باشد. یعنی BPM قرار است به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک کند که آنها به مقصود نهایی خود اعم از ارائه خدمت، کسب سود و … برسند.
حالا مطرح کردن این پرسش خالی از لطف نیست. BPM چگونه به کسب و کار و سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف استراتژیک خود را محقق کنند؟ شاید اگر نخواهیم خیلی حاشیه برویم جواب مدنظر می‌شود یا بهینه‌سازی عملکرد فرایندها.
آیا بهینه‌سازی فرایند تنها با مکانیزاسیون آنها محقق می‌شود؟ حتما خیر. گاهی شما با تغییر ترتیب فعالیت‌های یک فرایند، آموزش اقدام‌کنندگان وظایف، تهیه یک چک‌لیست و ده‌ها کار دیگر می‌توانید یک مسئله در کسب و کار را رفع کنید.
لازم است که این را به عنوان یک اصل بپذیریم، هدف از مدیریت فرایند کسب و کار حل مسائل کسب و کار است نه مکانیزاسیون فرایند یا استفاده از یک فناوری. مکانیزاسیون فرایند یک ابزار است که شما به عنوان متخصص BPM می‌توانید و باید در جای درست و مناسب از آن استفاده کنید.
انتخاب درست ابزار در BPM
حال فرض کنید که حتما لازم است که ابزاری برای انجام رسالت مدیریت فرایند کسب و کار، یعنی حل مسئله کسب و کار انتخاب شود. انتخاب این ابزار نباید تنها بر اساس معیار‌هایی مانند، اقبال بیشتر بازار به یک ابزار صورت گیرد. یا اصرار و تاکید به انتخاب یک BPMS باشد. انتخاب ابزار هم باید در راستای حل درست مسئله کسب و کار یا سازمان باشد.
تکنولوژی و ابزار انتخابی باید در جهت هدف بکارگیری BPM باشد. باید فرایند را تسهیل کرد. اگر هدف افزایش سرعت یک فرایند است، باید ابزاری انتخاب شود که سرعت فرایند را افزایش دهد نه اینکه خودش تبدیل شود به یک چالش. اگر کسب و کار نیاز به تغییر مداوم فرایند، با توجه به شرایط بازار دارد، باید ابزاری انتخاب شود که قابلت تغییر و انطباق با شرایط را داشته باشد.
حالا که به یک همکلامی مشخص رسیدیم، وقت این است که گزارش APQC را از اینجا دریافت و مطالعه کنید.
