مشاور BPM کیست؟ یک مشاور فرایند کسب و کار چه کمکی به شما می‌کند؟ مشاور مدیریت فرایند کسب و کار چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
مستندسازی و بهبود نحوه انجام کاری که انجام می‌دهید، نقطه شروع یک نظام BPM است و شاید بیراه نباشد بگویم که شروع گسترش یک کسب‌وکار در حال رشد است. اما اگر ندانید چگونه فرایندهای خود را مستند کنید و بهبود دهید و یا وقت نداشته باشید، این کار را انجام دهید، چه اتفاقی می‌افتد؟ خب، شما می‌توانید یک مشاور مدیریت فرایند کسب و کار برای کمک استخدام کنید. مشاورBPM به سازمان شما نحوه مستندسازی و بهینه‌سازی فرایندها را آموزش دهید و یا اینکار را برای شما انجام دهد. یک مشاور فرایند کسب و کار این امکان را می‌دهد که در سازمان هزینه تجربه شما کاهش یابد.
فقط برای شفاف شدن موضوع تاکید می‌کنم، مستندسازی فرایندهای کسب و کار زمان، انرژی و هزینه زیادی لازم دارد. بنابراین اگر مشخص نباشد از این مستندات چه استفاده‌ای خواهید برد طبیعتا تهیه این مستندات بی‌فایده خواهد بود اما با فرض اینکه هدف از مستندسازی فرایندها مشخص باشد، صرف زمان و انرژی برای آنها توجیه دارد. تحلیل و بهینه‌سازی فرایندها، واگذاری وظایف به افراد تیم و آموزش تیم‌های کاری ابتدایی‌ترین اثرات آنها هستند که استفاده از یک مشاوره BPM را توجیه می‌کند.
مشاور BPM کیست؟
مشاور BPM وارد کسب و کار شما می‌شود و به شما کمک می‌کند فرایندها، خط مشی‌‌ها و رویههای خود را مستند، تحلیل و بهینه نمایید. به این معنا که آنها با ترسیم نقش‌‌ها، مسئولیتها و گردش کار با ساختار کسب و کار شما آشنا می‌شوند. سپس، این دانش را از تیم‌های کسب و کار شما دریافت و خود یا با کمک تیمی که در سازمان شما توسعه داده است، مستند می‌کند.
همچنین، مشاور BPM شما توصیه‌هایی نیز برای بهینه‌سازی فرایندها خواهد داشت. تحلیل و بهینه‌سازی فرایندها کسب و کار و کمک به استقرار فرایند بهینه شده از دیگر مواردی است که شما از مشاور فرایند کسب و کار می‌توانید انتظار داشته باشید.
همچنین با کمک یک مشاور BPM می‌توانید:
- با اطلاعات واقعی از وضعیت فرایندهای سازمان خود مطلع باشید؛
- با رفع مشکلات و شکافهای موجود، نحوه عملکرد کسب و کار خود را بهبود بخشید؛
- با حذف فرایندهای اضافی، سیستم خود را یکپارچه کنید؛
به بیان ساده، یک مشاور فرایند کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند تا کسب و کار خود را به نحو مطلوب‌تری انجام دهید.
مشاور مدیریت فرایند کسب و کار چه می‌کند؟
یک مشاورمدیریت فرایند کسب و کار، مشاوره خود را از کجا شروع می‌کند؟
مرحله 1: آشنایی در خصوص نحوه عملکرد کسب و کار مجموعه است.
اولین قدم این است که با زیر و بم کسب و کار شما آشنا شود. برای انجام این کار، مشاور BPM شما وارد کسب و کار شما می‌شود و با کارمندان شما صحبت می‌کنند. البته امیدوارم شما نگران نباشید که آنها برای جاسوسی آماده باشند! بلکه آنها در مورد اینکه کسب و کار شما چه کاری انجام می‌دهد و تیم شما چگونه آن را انجام می‌دهد، سؤالاتی می‌پرسند. اصولا آنها می‌خواهند بدانند:
- چه کسی مسئول چه چیزی است؟
- نحوه انجام هر کار چگونه است؟
- چه زمانی تصمیمات بزرگ گرفته می‌شود؟
سپس، آنها از این اطلاعات برای ترسیم تمام نقش‌های کلیدی، مسئولیتها و گردش‌های کاری شما استفاده می‌کنند. البته اگر فرصت کافی به مشاور داده شود و قرار شما با او یک قرار کاری بلندمدت باشد، توصیه می‌شود که ابتدا او یک معماری فرایند استخراج کند. معماری فرایند می‌تواند حتی برای شما واضح کند که شما در حال انجام چه کاری هستید. بعد او شروع به استخراج جزئیات هر فرایند می‌کند. اینجاست که هر آنچه در سازمان شما اجرا می‌شود، خوب و بد، برای شما عیان می‌شود.
مرحله 2: شناسایی ناکارآمدی‌‌ها و ناهماهنگی‌‌ها
وقتی به عنوان مجری در داخل یک شرکت کاری را انجام می‌دهید، اغلب بیش از حد به مشکلات و فرصت‌ها نزدیک هستید، که بتوانید آنها را تشخیص دهید. همینطور، احتمالا هر موقع هم خواستید از انجام کاری که می‌کنید سر دربیاورید، به شیوه ایده آل کسب و کارتان را مستند کردید و نه به شیوه ای که واقعا کار می‌کنید. بنابراین، یک مشاور فرایند کسب و کار به مانند یک جفت چشم جدید عمل می‌کند. آنها فرایندهای واقعی در حال اجرا را مستند می‌کنند. به این ترتیب، تصویر دقیقی از عملیات فعلی شرکت شامل تمامی مشکلات و فرصتهای موجود به دست می‌آید.
مرحله 3: بهینه‌سازی فرایندها و سیستم‌‌ها
هنگا‌می‌که با کمک مشاور BPM مشکلات و فرصتهای عملیاتی شرکت را مشاهده کردید، شما و تیمتان از نزدیک با مشاور فرایند کسب و کار برای رفع هرگونه ناکارآمدی و ناهماهنگی همکاری خواهید کرد و در این فرایند، کسب و کار خود را با اطمینان بیشتر و مقرون به صرفه‌تر اجرا خواهید نمود. تحقق این امر ممکن است به معنای استفاده از ابزارهای جدید برای خودکار کردن برخی از کارها، حذف مراحل غیرضروری، یا پر کردن شکاف‌‌هایی باشد که در آن پرسنل شما، روش‌های خاص خود را برای انجام کارها ابداع می‌کنند.
به این ترتیب، ابتدا می‌توانید هر گونه مشکل عملیاتی را که شرکت شما با آن مواجه است (مانند مراحل اضافی) حل کنید. سپس، فرصتهای موجود را شناسایی کنید.
مرحله 4: ایجاد رویههای استاندارد عملیاتی سازگار و با قابلیت پیگیری
همانطور که در راه درست برای اداره کسب و کار خود قرار می‌گیرید، مشاور BPM شما اسناد موجود شما را به روز می‌کند تا روش جدید انجام کارها را مشخص نماید. یا، اگر هنوز هیچ چیز مستند نشده است، رویههای استاندار عملیاتی واضح و آسان برای فرایندهای جدید ایجاد می‌کنند. بنابراین، دستورالعمل‌های دقیقی برای هر کاری که کسب‌وکارتان انجام می‌دهد دریافت می‌کنید و می‌توانید از این دستورالعمل‌‌ها برای آموزش تیم خود در راستای انجام صحیح کارها استفاده کنید. این موضوع به این معنا است که شما تمام حدس و گمان‌ها از نحوه پیشروی کسب‌وکارتان را حذف می‌کنید. زیرا تنها یک راه برای انجام هر کار وجود دارد، و آن روش جدید است.
البته این نکته به معنای عدم انعطاف نیست، مشاور مدیریت فرایند کسب و کار شما باید بتواند برای فرایندهایی که لازم است انعطاف لازم را درنظر می‌گیرد اما میزان انحراف از فرایند مطلوب را بررسی کرده و بر اساس تواتر و دلایل آنها به شما مشاوره می‌دهد.
نمی‌توانید کارهای مشاور فرایند کسب و کار را خودتان انجام دهید؟
پاسخ‌ها کوتاه هستند. حتما. شاید. باید. ضرورتی ندارد.
یکی از عوامل تاثیرگذار در پاسخ به این پرسش تیم شما است. پاسخ واقعاً بستگی به این دارد که چه کسی در تیم خود داشته باشید. شما به کسی نیاز دارید که فوق العاده توانایی سازمان‌دهی داشته باشد، عاشق سیستم باشد و تجربه اجرای تغییر را داشته باشد.
بنابراین، اگر آن شخص را در تیم خود دارید و آنها زمان برای انجام کارهای مشاور BPM را دارند، می‌توانید از آنها استفاده کنید. شرکت‌های زیادی این کار را انجام داده‌‌اند و به همان اندازه استخدام مشاور مدیریت فرایند کسب و کار به موفقیت دست یافتند. اگر افراد مستعد در سازمان شما وجود دارد اما کمبود دانش و تجربه شما را نگران کرده است بهتر است از مشاور بخواهید که فعالیت خود را بر توانمندسازی این تیم متمرکز کند.
اگر کسب و کار شما جزء سازمانهای متوسط و بزرگ هستند می‌توان گفت که وجود این تیم برای شما ضروری است. شما از مشاوره مدیریت فرایند کسب و کار خود بخواهید تا خدمات مشاوره BPM خود را بر اساس تشکیل، آموزش و هدایت تیم BPM سازمان خود کند.
حتی اگر برای یکسری مسائل فوری و حیاتی نیاز دارید که مشاور BPM خودش کارهایی انجام بدهد، اگر سازمان شما پتانسیل داشتم یک تیم BPM است حتما از او بخواهید که در اجرای کارها از افراد توانمند تیم شما استفاده کند.
اگر سازمان شما نیازمند یک نظام BPM و تیم مناسب است اما افرادی علاقه‌مند و مستعد ندارید، یکی از خدماتی که مشاور مدیریت فرایند کسب و کار به شما می‌تواند ارائه کند، کمک به جذب این افراد در سازمان است. مشاور BPM با توجه به شناختی که از نیامندی‌های شما و برنامه‌های شما پیدا کرده است افراد متناسب و توانمندی را جذب و در صورت نیاز آموزش و برای اجرای نظام BPM در سازمان شما آماده می‌کند.
اما هر کسب و کار کوچکی چنین افرادی با تفکر عملیاتی را ندارد و اگر تیم کوچکی دارید، ممکن است چنین شخصی را داشته باشید، اما آنها زمان لازم برای انجام همه این کارها را نداشته باشند. بنابراین، اگر می‌خواهید وادارشان کنید که پس از اتمام کارشان، روی اقدامات BPM از جمله مستندسازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرایندها کارهایی انجام دهند، احتمالاً هرگز این اتفاق نخواهد افتاد.
چه زمانی باید مشاور BPM استخدام کنید؟
- زمانی که یک کسب و کار تازه شروع شده است، هدف این است که تا حد امکان مشتریان بیش‌تری به دست آورید. به این معنی که شما در درجه اول بر بازاریابی و فروش متمرکز هستید.
- زمانی که به نقطه‌ای رسیده‌اید که نمی‌توانید رشد بیش‌تری داشته باشید و پاسخگوی تقاضاهای در حال افزایش باشید، مگر اینکه درباره نحوه عملکرد کسب و کار خود تجدید نظر کنید.
- اگر شروع به رسیدن به سقف کرده‌اید و می‌دانید که افزایش مشتریان می‌تواند کسب و کار را با شکست مواجه کند، وقت آن است که روی فرایندهای خود سرمایه‌گذاری کنید. شاید شما فردی در داخل شرکت خود داشته باشید که بتواند این کار را انجام دهد. یا باید یک مشاور مدیریت فرایند کسب و کار برای کمک به شما ملحق شود.
اما زمانی که یک مشاور فرایند کسب و کار را استخدام می‌کنید، لازم نیست که این وضعیت همیشه به همین صورت بماند. ممکن است فقط تا زمانی که تیم شما رشد کند و شخصی یا تیمی مهارت‌‌ها و زمان لازم برای تصدی این نقش را بدست آورد به مشاور BPM نیاز داشته باشید.
یک مشاور مدیریت فرایند کسب و کار مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟
هنگامی که به این نتیجه می‌رسید که نیاز به یک مشاور فرایند کسب و کار هستید، جستجو می‌تواند ترسناک باشد. تعداد زیادی با عنوان مشاور BPM وجود دارند. اما شما مشاور مدیریت فرایند کسب و کار خود را تنها براساس اینترنت یا توصیه افراد در شبکه اطرافیان پیدا نخواهید کرد. بلکه باید مطمئن شوید، کسی استخدام می‌کنید کسب و کار شما را به نسخه‌ای بهتر تبدیل می‌کند.
در اینجا چند راهنمای سریع وجود دارد که به شما کمک می‌کند تمام مشاور فرایند کسب و کار مورد نظر خود را ارزیابی کرده و مشاور BPM مناسب را انتخاب کنید:
- او می بایست در چندین صنعت تجربه داشته باشد
پیدا کردن یک مشاور فرایند کسب و کار که تنها در صنعت خاص شما متخصص باشد وسوسه انگیز است. اما، به زبان ساده، اینها معمولاً مشاورانی نیستند که بهترین نتایج را برای شما به ارمغان بیاورند زیرا آشنایی با صنعت شما نتایج بهتری را تضمین نمی‌کند زیرا این ریسک وجود دارد آنها هم مثل شما فکر کنند بنابراین حضور ایشان لزوما به پیشرفت منتج نخواهد شد. بالعکس، مشاور فرایند کسب و کار با تجربه در صنایع مختلف به شما این فرصت را می‌دهد که شما با پیشنهادهای تحولی جدید روبرو شوید.
بدون دانش سازمانی، این مشاور فرایند کسب و کار بر دانش فرایند و توانایی خود برای پرسیدن سؤالات درست تکیه می‌کنند. بنابراین، آنها دیدگاهی بی طرفانه ارائه می‌دهند. در نتیجه، بینش بهتری نسبت به مشکلات و فرصت‌هایی که شرکت با آن مواجه است به دست می‌آورد.
- سوالات خوبی می‌پرسند
از آنجایی که یک مشاور مدیریت فرایند کسب و کار از خارج از مجموعه به سازمان شما پیوسته است، می‌خواهد در مورد کسب و کار شما بیاموزد. بنابراین باید بتواند سؤالات درستی بپرسد. زیرا بدون اینکه بخشی از شرکت شما باشند، آنها نمی‌دانند چگونه کاری را که شما انجام می‌دهید، انجام دهند.
یک مشاور فرایند کسب و کار خوب سوالاتی را می‌پرسد که شاید هرگز فکر نمی‌کردید از شما پرسیده شوند. بنابراین، مشاور BPM در تلاش است تا شکافهای دانش خود را پر کند و در این فرایند، آنها به طور طبیعی اشکالات رویه‌ها و فرایندها را با استفاده از همین پرسش‌ها شناسایی می‌کنند.
اگر چه این موضوع هنوز در ذهن شما یک موضوع با اهمیت نیست اما تجربه باعث می‌شود که یک مشاور BPM به جای اینکه از پیش به شما نرم‌افزار BPMS یا یک ابزار مکانیزاسیون پیشنهاد کند، با پرسش‌های درست شما را به پاسخ درست برساند. و البته کاملا مشخص است که پرسش اشتباه جواب اشتباه را هم به همراه خواهد داشت.
- آنها با ابزارهای حوزه فناوری اطلاعات آشناه هستند
آشنایی مناسب یک مشاوره BPM با ابزارهای فناوری اطلاعات اعم از BPMS، ERP و فناوری‌های روز و موجود در بازار باعث می‌شود که در صورت نیاز به استفاده از این ابزارها، مشاور فرایند کسب و کار به شما راهنمایی درست و متناسبی داشته باشد.
حتی اگر او نتواند و نخواهد از پیش یک نرم‌افزار و پیمانکار فناوری اطلاعات خاص را به شما معرفی کند، این توانایی را باید داشته باشد که یک نرم‌افزار و پیمانکار را مورد ارزیابی قراردهد و توانایی آنها را با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دهد.
- آنها تیم شما را به مشارکت دعوت می‌کند
یک مشاور BPM، با درک درست اهمیت مالک فرایند تیم شما را در هر مرحله درگیر می‌کند. بنابراین مشاور مدیریت فرایند کسب و کار با کمک تیم شما فرایندها را می‌کنند. این کار به نوبه خود، به آنها احساس مالکیت واقعی بر فرایندها می‌دهد. در این حالت تیم شما به احتمال زیاد از روش جدید انجام کارها حمایت می‌کند و اگر دیدند که شخصی شروع به سهل انگاری در این فرایند کرده است، خودشان از آن شخص توضیح می‌خواهند.
این مشارکت تیم شما کلیدی برای دستیابی به بازدهی حداکثری سرمایه‌گذاری شرکت برای بهبود است. مشاوری که فقط به تیم مدیریت مجموعه زمان صرف کند و مالکان فرایند را نادیده بگیرد، احتمالا شما را به بهبود پایداری نمی‌رساند.
شما برای استخدام مشاور فرایند کسب و کار آماده هستید؟
قبل از اینکه یک مشاور BPM را استخدام کنید، به این سوال پاسخ دهید: چقدر حاضرید سرمایه‌گذاری کنید؟
این یک سوال کلیشه‌ای است. اما وقتی صحبت از استخدام یک مشاور فرایند کسب و کار می‌شود، آنچه را که برای آن پرداخت می‌کنید، دریافت خواهید کرد. بنابراین، در حالی که ممکن است بتوانید این کار را خودتان به صورت رایگان انجام دهید یا فردی خارج از شرکت را با هزینه ارزان استخدام کنید، به این معنی نیست که این کار به درستی انجام خواهد شد. در بهترین حالت، با این رویکردها شما در درازمدت متحمل هزینه بیش‌تری خواهید شد.
در عوض، از خود بپرسید: ارزش انجام این عملیات برای من چقدر است؟ و مهم‌تر از آن، بازگشت سرمایه من چگونه خواهد بود؟ از آنجا که آنچه شما مایل به انجام آن هستید باید نشان دهنده ارزش واقعی کار برای شما و کسب و کارتان باشد. با انتخاب مشاور مدیریت فرایند کسب و کار خوب، این عملیات در یک مرتبه درست انجام می‌شود و در دراز مدت باعث صرفه جویی در هزینه شما خواهد شد.
اگر مطمئن نیستید که چگونه به هر یک از این سؤالات پاسخ دهید، از تیم، سرمایه گذاران، اعضای هیئت مدیره یا مشاوری که در نظر دارید استخدام کنید بپرسید!
مشاور فرایند BPM به شما چه کمکی می‌کند؟
به صورت کلی و با پرهیز از جزئیات عملیاتی، یک مشاور فرایند کسب و کار خوب می‌تواند به شما کمک کند:
- کسب و کار خود را از منظری تازه تحلیل کنید.
- بهترین شیوههای موجود خود را ثبت کنید.
- به ناهماهنگی‌‌ها و ناکارآمدی‌‌ها اشاره کنید
- بزرگترین فرصتهای خود را برای رشد شناسایی کنید.
- به اعمال بهترین شیوه‌‌ها از تجربیات آنها در شرکت‌‌ها و صنایع مختلف کمک کنید.
- به شما کمک می‌کند تا کسب و کار خود را مستند، تحلیل و بهینه کنید.
به‌علاوه، با کمک یک مشاور BPM خبره، می‌توانید از وضعیتی که هرکس کارها را به روش خودش انجام می‌دهد به وضعیتی که همه کارها با شیوههای استاندارد انجام می‌شوند، برسید.
